Что такое адаптивная структура проекта? (с этапами и советами)

25 ноября 2021 г.

Условия ведения бизнеса могут быстро меняться во многих отраслях, и выбор правильного метода управления проектами может помочь организациям эффективно реагировать на эти изменения. Адаптивная структура проекта — это стиль управления проектами, который способствует гибкости и помогает компаниям добиваться лучших результатов для клиентов. Если вам интересен этот подход, понимание того, как он работает, может помочь вам успешно применять его для создания динамичной и актуальной работы. В этой статье мы определяем адаптивную структуру проекта, обсуждаем, почему это важно, описываем этапы этого метода и делимся некоторыми полезными советами по его правильному использованию.

Что такое адаптивная структура проекта?

Адаптивная структура проекта — это подход к управлению проектами, при котором члены команды устанавливают гибкие планы и корректируют элементы проекта с учетом меняющихся обстоятельств. Многие компоненты могут повлиять на текущий проект, например, изменения на конкретном рынке, бизнес-целях или предпочтениях клиентов. Адаптивная структура проекта направлена ​​на минимизацию изменений за счет установления предварительных рекомендаций и составления планов непосредственно перед началом определенного этапа, а не планирования на недели или месяцы вперед.

Компании могут использовать этот подход для проектов с четкими целями, но не определенными методами их достижения. Адаптивная структура проекта также может быть подходящим выбором для проектов, в которых участвуют заинтересованные стороны, потому что команда может интегрировать их вклад в каждую фазу проекта. Эта структура также может быть полезна для проектов в быстро меняющихся отраслях, таких как технологии или финансы, поскольку она помогает снизить риски спекуляций.

Почему важна адаптивная структура проекта?

Полезно понимать структуру адаптивных проектов, поскольку она может повысить ценность вашего бизнеса и упростить рабочие процессы. Вот несколько причин, по которым может быть важно внедрить адаптивную структуру проекта:

Экономит время

Поощряя гибкость в рамках проекта, вы можете обеспечить более эффективный рабочий процесс. В адаптивной структуре проекта члены команды обычно откладывают принятие решений до начала определенного этапа. Это позволяет членам группы удовлетворять обновленные потребности своего проекта и может свести к минимуму количество необходимых изменений. В адаптивной структуре проекта вы обязуетесь выполнять только те задачи, которые повышают ценность проекта, поэтому члены команды могут сосредоточиться на наиболее важной работе.

Удовлетворенность клиентов

Адаптивное управление проектами адаптирует проект к конкретным меняющимся потребностям клиента. Этот гибкий подход позволяет постоянно интегрировать обратную связь с клиентами на протяжении всего процесса и направлен на предоставление наиболее ценного продукта, независимо от предыдущих ожиданий. Это может привести к более удовлетворенным клиентам, коммуникативным отношениям с клиентами и улучшению конечного продукта.

Способствует росту

Адаптивная структура проекта также позволяет команде постоянно учиться, выполняя задачи. Этот подход учитывает новые открытия или изменения и позволяет членам команды внедрять их немедленно, а не ждать, пока следующий проект реализует новые стратегии. Постоянно пробуя новые подходы, команда может быстрее развивать свои навыки, практиковаться в решении проблем в режиме реального времени и открывать новые сильные стороны.

Реагирует на меняющиеся рыночные условия

Этот подход помогает командам максимизировать ценность своего продукта и оставаться конкурентоспособными, реагируя на текущие условия бизнеса. При использовании адаптивной структуры проекта команда обычно отслеживает рыночную активность, анализирует тенденции и интерпретирует обновленные данные для разработки оптимизированного продукта. Это может помочь вам запустить обновленный продукт, отвечающий текущим потребностям бизнеса и эффективно конкурирующий с конкурентами.

Снижает затраты

С адаптивной структурой проекта вы также можете более эффективно планировать бюджет, потому что вы тратите деньги только на решения, которые работают. Этот метод побуждает вас устранять малоценные или неэффективные задачи на раннем этапе, что дает вам свободу использовать эти ресурсы для более полезных методов. Гибкий характер платформы также экономит ваши деньги при внесении больших изменений, потому что результаты могут с большей вероятностью соответствовать самым последним спецификациям клиента.

Каковы этапы адаптивной структуры проекта?

Этапы адаптивной структуры проекта включают в себя:

1. Объем проекта

На этом этапе члены команды сотрудничают с заинтересованными сторонами, чтобы определить ожидания от проекта. Вместе эти две группы определяют ожидания от конечного продукта и договариваются о не подлежащих обсуждению целях. На этом этапе может быть полезно стремиться к четкому и подробному общению, потому что согласование заинтересованных сторон в начале проекта может помочь вам понять его границы и процесс, прежде чем вы сможете обеспечить гибкость. На этом этапе вы можете стремиться к следующему:

• Установите условия удовлетворения (CoS), которые представляют собой набор согласованных целей, которые нравятся заинтересованным сторонам.

• Напишите обзорное заявление о проекте (POS), письменный документ с подробным описанием CoS.

• Определите требования проекта и расставьте их по важности, хотя это может измениться.

• Создайте структуру распределения работ (WBS), базовую структуру для этапов и задач проекта, которые обычно располагаются в хронологическом порядке.

• Определите Треугольник масштаба, инструмент для понимания того, насколько могут измениться время, стоимость и объем проекта.

2. Циклический план

Затем вы можете разделить проект на более мелкие циклы, также известные как итерации, и приступить к разработке действенного плана. На этом этапе вы можете определить итерации проекта, сгруппировать связанные задачи, назначить задачи членам команды и установить сроки для компонентов проекта. Может оказаться полезным обращаться к WBS при определении и назначении задач.

3. Циклическая сборка

На этапе построения цикла команда выполняет свои планы. По мере того, как члены команды выполняют задачи и заканчивают циклы, они могут соответствующим образом корректировать планы. Например, если конкурент запускает аналогичный продукт во время сборки цикла, заинтересованные стороны могут запросить изменение, чтобы выделить ваш продукт. Вы можете скорректировать планы, чтобы тратить больше времени на разработку функций, чтобы обеспечить более продвинутый продукт, чем конкурент.

4. Контрольно-пропускной пункт клиента

После того, как команда заканчивает разработку своего проекта, клиент обычно оценивает его. Этот этап особенно важен при использовании адаптивной структуры проекта, поскольку окончательные элементы проекта могут отличаться от первоначальных планов. Клиенты обычно рассматривают продукт и определяют, соответствует ли результат их потребностям и стандартам качества. Затем команда реализует обратную связь клиента и представляет пересмотренный продукт. Этот процесс повторяется до достижения установленной максимальной суммы бюджета или удовлетворения клиента.

5. Окончательный обзор

Когда проект завершен, менеджер проекта, команда, клиент и заинтересованные стороны обычно обдумывают конечный продукт и процесс. Вы можете оценить качество результата и измерить, насколько успешно вы придерживаетесь CoS. Также может быть полезно отметить любые важные уроки, которые могут направлять будущие процессы адаптивной структуры проекта.

Советы по эффективному использованию адаптивной структуры проекта

Вот несколько советов, которые могут помочь вам эффективно внедрить адаптивную структуру проекта:

Общайтесь открыто

Постоянная связь имеет решающее значение для обеспечения успеха проекта при использовании адаптивной структуры проекта, поскольку условия постоянно меняются. Постоянная обратная связь от всех сторон является важной особенностью адаптивной структуры проекта, поэтому, как правило, крайне важно обеспечить информирование заинтересованных сторон в течение каждого цикла, чтобы они могли поделиться ценным вкладом. Может быть полезно вести учет всех проблем и решений, возникающих в ходе процесса, и рассмотреть возможность использования программного обеспечения для управления проектами, которое предлагает обновления в режиме реального времени, которые видны всем членам команды.

Анализировать риски

Чтобы убедиться, что ваша команда принимает решения на основе данных, рассмотрите возможность проведения количественного анализа для измерения риска. Такие инструменты, как моделирование и сценарии проекта, помогут вам оценить варианты и выбрать наилучший план действий. Адаптивная структура проекта направлена ​​на устранение оценок и предоставление клиенту более надежного результата, поэтому полезно поощрять команду к выявлению и тщательной оценке потенциальных рисков.

Сосредоточьтесь на том, что необходимо

Также может быть полезно часто переоценивать свои приоритеты при использовании этой структуры. По мере изменения условий некоторые задачи могут стать ненужными, и адаптивная структура проекта обычно наиболее эффективна, когда члены команды выполняют только те задачи, которые приносят пользу. Вы можете сократить расходы и устранить потери, постоянно оценивая свою WBS и назначая только те задачи, которые вносят значительный вклад в результат проекта.