Часто задаваемые вопросы о совещании и дизайне (с советами)

3 августа 2021 г.

Большинство предприятий используют встречи, чтобы поделиться важной информацией и получить информацию от многих членов команды. Обеспечение того, чтобы встречи достигали своих целей, может позволить бизнесу достичь своих целей и обеспечить лучший опыт для своих сотрудников.

Планирование и фасилитация совещаний могут упростить ваши собрания и помочь вашей компании достичь этих результатов. В этой статье мы ответим на некоторые распространенные вопросы о фасилитации встреч, в том числе о том, что это такое, каковы его преимущества, какие задачи он требует и как вы можете использовать его на благо своего бизнеса.

Что такое дизайн встречи и фасилитация?

Дизайн встречи и фасилитация — это процесс планирования и подготовки к встрече. За этот процесс часто отвечает квалифицированный сотрудник, называемый «координатором встречи», хотя иногда эту роль могут выполнять другие руководители группы или проекта. Фасилитаторы обычно несут ответственность за два основных элемента встречи: содержание и процесс.

Содержание — это то, о чем собрание, а процесс — это то, как сотрудники обсуждают вопросы и принимают решения. Обеспечение того, чтобы контент и процесс не отклонялись от задачи, могут сделать встречу более успешной.

Каковы преимущества фасилитации встреч?

Хороший план собрания может помочь совещанию достичь своих целей, сосредоточив внимание на повестке дня и позволяя сотрудникам быстро и легко принимать решения. Это также может позволить обсуждениям проходить без конфликтов и обеспечить лучшую рабочую среду для участников. Эффективные встречи могут также гарантировать, что компания извлекает выгоду из идей и навыков всех своих сотрудников.

Какие задачи стоят перед фасилитаторами встреч?

Фасилитаторы встреч могут выполнять множество задач до и после встреч. Перед встречей фасилитатор часто разрабатывает план, включая цели и процессы. Когда собрание начинается, фасилитатор может убедиться, что оно следует разработанному плану. Вот некоторые из конкретных задач, которые могут быть у фасилитатора собрания:

Задачи перед встречей

Хорошая подготовка является ключевой частью успеха встречи. Перед встречей ведущий может:

• Определитесь с целью встречи

• Разработайте повестку дня

• Выбирайте разумные сроки

• Составьте список участников

• Найти местоположение

• Убедитесь, что в помещении для собраний есть все необходимые принадлежности и оно удобно для всех участников.

• Обеспечьте всех участников материалами, которые могут им понадобиться для подготовки к собранию.

• Распределить роли для участников

Задачи во время встречи

Во время встречи ведущий может:

• Держите участников сосредоточенными на цели

• Убедитесь, что участники полностью охватывают все пункты повестки дня, по одному

• Развивайте дискуссию, побуждая к выступлению тихих и опытных людей.

• Разрешите любой конфликт между участниками

• Сделать письменный протокол собрания

• Убедитесь, что у участников есть перерыв, если это необходимо

• Завершите встречу в назначенное время

Какие навыки важны для фасилитаторов встреч?

Следующие навыки могут позволить кому-то быть эффективным фасилитатором собрания:

• Навыки межличностного общения. Для ведущего встречи важно уважать команду, с которой он работает, и поддерживать с ней хорошие отношения. Это может способствовать более тесному сотрудничеству и творчеству в команде.

• Активное слушание: слушание и понимание всех участников может гарантировать, что участники услышат лучшие идеи. Это также может создать атмосферу доверия и предотвратить напряженность между сотрудниками.

• Напористость: напористость может помочь ведущему собрания уверенно перенаправлять собрание, когда оно отклоняется от своих целей.

• Нейтралитет: поддержание нейтралитета позволяет всем участникам доверять процессу встречи и знать, что их роль ценна.

• Коммуникация: уверенное общение может помочь ведущему встречи объяснить цели обсуждения и эффективно модерировать его.

Какие советы по фасилитации встреч?

Вот несколько советов, которые помогут вашим собраниям пройти гладко и достичь поставленных целей:

Делитесь материалами заранее

Рассмотрите возможность обмена материалами с участниками заранее. Материалом может быть повестка дня встречи, информация по теме встречи или вопросы, помогающие участникам рассмотреть тему. Вы можете делиться физическими материалами или делиться ими через социальные сети, электронную почту или платформы для обмена деловыми сообщениями. Обеспечение того, чтобы участники пришли на собрание с четким пониманием обсуждения, может помочь им принять коллективное своевременное решение.

Организуйте удобное место для встречи

Создание удобного пространства может быть жизненно важной частью хорошей встречи, позволяя людям полностью погрузиться в контент, не отвлекаясь, и оставаться в одном и том же месте в течение длительного периода времени. Фасилитатор встречи может учитывать следующее при организации места встречи:

• Убедитесь, что все участники занимают удобные места с хорошей видимостью.

• Создайте рассадку, которая передает инклюзивность

• Убедитесь, что все сотрудники могут слышать и быть услышанными

• Обеспечьте прохладительные напитки

• Установите комфортную температуру в помещении

• Обеспечьте доступ к туалетам

Держите его в течение назначенного периода времени

Своевременность встречи обычно очень важна для всех ее участников, особенно если встреча проводится позже в тот же день или в нерабочее время. Убедитесь, что вы можете завершить собрание в отведенное время, чтобы сотрудники могли посещать другие собрания или выполнять свою обычную работу. Назначенный хронометрист может помочь вам вести обсуждение и завершить встречу в нужное время.

Сохраняйте позитивный настрой

Позитивный настрой может помочь ведущему встречи создать открытую и мотивирующую атмосферу. Они могут открыть собрание напоминанием о том, что нужно быть внимательным ко всем участникам и их мнениям. Также может быть полезно, чтобы обсуждение было объективным и сфокусированным, чтобы все в комнате для собраний чувствовали себя комфортно, участвуя в нем.

Найти помощника

Иногда может быть полезно заручиться помощью помощника фасилитатора, который может помочь вам следить за временем, раздавать материалы или угощать. Они также могут заменить вас, если вы хотите более непосредственно участвовать в обсуждении. Административные специалисты, которым не нужно непосредственно участвовать в собрании, могут быть хорошим выбором для этой роли.

Оставайтесь нейтральными и адаптируемыми

Хотя важно следовать повестке дня встречи, иногда обсуждения могут расширяться или развиваться, чтобы охватить другие важные темы. Когда это происходит, фасилитатору встречи может быть полезно свободно участвовать в новых разработках. Способность к адаптации во время совещаний может принести новые решения и помочь совещанию достичь своих целей.

Обеспечьте перерывы

Периодические перерывы могут помочь участникам сосредоточиться на обсуждении. Это может быть особенно важно на собраниях, которые длятся более часа. Вы можете следить за отношением и поведением участников, чтобы знать, когда перерыв уместен.

Направляйте обсуждение

Одна из ваших основных задач может состоять в том, чтобы направить разговор к цели собрания. Вы можете сделать это, подведя итоги обсуждения, установив связи между мнениями и используя дополнительные вопросы, чтобы прояснить ситуацию и привлечь всех участников. Это может помочь совещанию прийти к выводу, который будет понятен и удовлетворит всех.