Часто задаваемые вопросы: что такое организационная структура бизнес-матрицы?

Организационная структура — это метод, который предприятия используют для продолжения движения работы через различные отделы организации. Существует множество различных структур, которые компания может выбрать в зависимости от своего размера, отрасли и общих целей. Организационная структура бизнес-матрицы может быть полезна для компаний, занимающихся управлением проектами, поскольку они сосредоточены на способах предоставления менеджерам сотрудников из различных отделов, обладающих лучшим набором навыков для каждого проекта.

В этой статье мы обсудим, что такое бизнес-матрица, как она работает, элементы бизнес-матрицы, различные типы стилей управления, почему вы можете рассмотреть этот тип организационной структуры и советы.

Что такое бизнес-матрица?

Бизнес-матрица представляет собой организационную структуру, объединяющую функциональную и дивизиональную организационные структуры. Функциональная структура разделяет сотрудников по специализации, а дивизиональная структура разделяет их по результатам работы. Когда эти структуры объединяются для создания матричной структуры, в результате получается сотрудник, который подчиняется двум менеджерам. Один из них — функциональный менеджер, занимающийся задачами отдела, а другой — проектный менеджер, отвечающий за предстоящие проекты. Сотрудники отчитываются перед менеджером проекта о проекте, над которым они могут работать, и перед функциональным менеджером о своих повседневных обязанностях.

Матричная структура может обеспечить большую гибкость для организации и ее сотрудников, поскольку коллеги могут работать между отделами, выполнять проекты и решать потенциальные проблемы более эффективно. Компании, которые в основном занимаются управлением проектами, чаще используют бизнес-матрицу, потому что они могут нанимать людей с уникальными навыками в компании для выполнения нескольких проектов одновременно. Кроме того, использование бизнес-матрицы может быть более экономичным выбором для некоторых компаний, поскольку вы можете использовать ресурсы своей организации вместо того, чтобы нанимать дополнительных подрядчиков.

Каковы элементы бизнес-матрицы?

Есть несколько элементов, которые помогают организационной структуре бизнес-матрицы работать более гладко:

Четко сформулированные цели и соответствие компании

Убедитесь, что вы четко определяете и доносите структурные цели компании до всех сотрудников. Важно, чтобы каждое функциональное подразделение понимало, как работает матричная структура, чтобы они могли успешно сотрудничать для эффективного и результативного выполнения общекорпоративных проектов.

Каждое функциональное подразделение нуждается в собственных целях, дополняющих цели других подразделений. Вы можете добиться этого, организовав встречи между руководителями отделов для обсуждения того, как они могут согласовать и работать вместе, чтобы обеспечить последовательное движение работы по всей матрице.

Ролевая ясность

Чтобы эффективно выполнять свою работу, полезно убедиться, что все сотрудники понимают свои роли в организации. Если они уверены в том, что знают, что влекут за собой их роли и как выполнять свои обязанности, им, вероятно, будет более комфортно взаимодействовать с людьми из других отделов.

Постарайтесь установить четкие цели для проектов каждого сотрудника и уточнить норму работы, чтобы они знали, кто ждет от них работы, чего они ожидают и когда они ее ожидают. Имея четкое представление о своих ролях, они могут более комфортно использовать необходимые коммуникативные навыки, чтобы задавать вопросы, собирать соответствующие проектные материалы и работать между отделами для эффективного выполнения своей работы.

Навыки межличностного общения сотрудников

Рассмотрите возможность проведения соответствующего обучения для всех сотрудников, чтобы они обладали необходимыми навыками межличностного общения для управления матричной структурой. Поскольку сотрудники работают в нескольких командах, общение и способность идти на компромисс являются важными навыками, обеспечивающими успех сотрудника и его участие в предстоящих проектах. В дополнение к обучению попробуйте отслеживать развитие этих навыков, проводя полуформальные проверки способностей ваших сотрудников эффективно работать с другими.

Прозрачное общение

Важно, чтобы все руководители обеспечивали четкую коммуникацию со своими сотрудниками. Старайтесь нечасто проводить встречи со всей командой, чтобы обсудить работу и общее состояние проекта. Запланируйте также несколько индивидуальных встреч, чтобы обсудить индивидуальный прогресс работы каждого члена. Они могут использовать это время, чтобы получить разъяснения по вопросам, которые у них могут возникнуть, а вы можете потратить время, чтобы предоставить отзывы и предложения по мере необходимости.

Каковы различные типы матричных стилей управления?

Существует три типа матричных стилей управления, используемых предприятиями, которые различаются в зависимости от степени влияния каждого менеджера на своих сотрудников:

Жесткая матрица

Жесткий матричный стиль предоставляет временную полную власть руководителю проекта. Все члены команды, связанные с проектом, подчиняются исключительно этому руководителю проекта до конца проекта. Функциональные менеджеры всех членов команды теряют этих членов команды на время проекта.

Сбалансированная матрица

В сбалансированном матричном стиле все члены команды отчитываются как перед своим руководителем проекта, так и перед своим функциональным руководителем до конца проекта. Сотрудники выполняют всю свою работу за обоих руководителей и встречаются с обоими, чтобы держать их в курсе их прогресса. В матрице такого типа нет четко определенного «лидера», которому сотрудник подчиняется, потому что они выполняют задачи для обоих менеджеров.

Слабая матрица

Компании, использующие стиль слабой матрицы, отдают большую власть функциональным менеджерам. Менеджеры проектов по-прежнему могут использовать членов команды из всех отделов в своих проектах, но они должны обратиться к функциональным менеджерам, чтобы обсудить, доступен ли сотрудник для работы над их проектом. Члены команды могут работать как над функциональными, так и над проектными задачами одновременно, но они отчитываются перед своими функциональными руководителями только обо всех своих текущих задачах.

Зачем использовать матричную организационную структуру?

Организационная структура бизнес-матрицы — идеальный выбор, когда компания работает над созданием нескольких проектов и продуктов одновременно. Они могут делиться талантами и способностями нескольких членов команды из разных отделов, не нанимая внешних подрядчиков и не тратя больше денег, что делает их более рентабельными.

Кроме того, наличие разнообразной группы членов команды, выполняющих различные функции в компании, часто создает более сильную проектную команду. Благодаря этому менеджеры проектов могут просматривать всю компанию, чтобы найти наиболее талантливых членов команды для каждого проекта, что увеличивает вероятность завершения проекта вовремя и с успешными результатами.

Каковы некоторые советы по использованию организационной структуры бизнес-матрицы?

Вот несколько советов, которые следует учитывать при внедрении организационной структуры бизнес-матрицы:

• Учитесь у других. Будьте открыты для обучения за пределами вашей специальности, чтобы стимулировать культуру сотрудничества и общения.

• Задавать вопросы. Никогда не стесняйтесь задавать вопросы руководителям или вашим сотрудникам относительно их роли или предстоящих проектов. Поскольку люди всегда работают в разных командах, важно всегда знать, что должны делать вы и окружающие.

• Общайтесь с помощью технологий. Использование различных онлайн-платформ для обмена сообщениями может сэкономить время, чтобы держать вашу команду в курсе последних событий. Вы можете отправлять обновления команды в цифровом виде вместо того, чтобы проводить встречу лично, и если у кого-то потом возникнут вопросы, они могут поговорить с вами индивидуально.

• Инвестируйте в профессиональное развитие. Всегда есть обновления в программном обеспечении для управления проектами и внедряются новые методы. Подумайте о том, чтобы продолжить свое профессиональное образование, чтобы вы могли учиться и обучать свои команды новому контенту, чтобы сделать их более эффективными.

• Документируйте все. В конце каждого дня уделяйте время тому, чтобы написать, чего добился каждый член команды, и список задач, которые еще предстоит выполнить. Документирование всего поможет вам быть более организованным и предоставит доказательства вашей работы и работы вашей команды на протяжении всего проекта.

• Общайтесь с другими менеджерами. Независимо от матричного стиля, который использует ваша компания, постарайтесь вести четкую коммуникацию. Хорошее взаимопонимание может привести к более высокой вероятности заимствования членов их команды, когда они вам нужны, и может помочь лучше понять, кто доступен, а кто нет.