Анализ расходов: определение, источники, ключевые показатели эффективности и преимущества
10 сентября 2021 г.
Анализ расходов — это исследование того, куда бизнес распределяет деньги и насколько эффективно он это делает. Сбор и оценка этих данных позволяет бизнес-лидерам сокращать расходы, экономить деньги, заключать выгодные контракты с поставщиками и поддерживать бизнес-операции другими способами. Если вы работаете на руководящей, финансовой или аналогичной должности в компании, вам может быть полезно узнать, как работает анализ расходов. В этой статье мы определяем анализ расходов, изучаем, как его найти, объясняем разницу между прямыми и косвенными расходами, предоставляем ключевые показатели эффективности расходов и предлагаем преимущества этого процесса.
Что такое анализ расходов?
Анализ расходов — это процесс оценки расходов компании с целью снижения затрат и повышения операционной эффективности. Бизнес-лидеры и бухгалтеры проводят этот тип анализа для управления закупками, закупки товаров и услуг для деловых целей и поиска качественных и надежных поставщиков. При анализе расходов компании изучают затраты на сырье, материалы, оборудование, инвентарь, ингредиенты, рабочую силу, консультации и технологии. Например, пекарня может тратить деньги на масло, муку и сахар для выпечки тортов и пирожных. Им также необходимо кухонное оборудование, такое как миксеры и духовки, а также другие предметы и услуги, связанные с бизнесом.
В частности, анализ расходов — это сбор, организация и оценка данных. Изучение количественных и качественных данных может стать для бизнеса отличным способом улучшить процессы и добиться финансового успеха. Компании обычно используют программное обеспечение для сбора информации об истории покупок, тенденциях расходов, условиях контрактов и уровнях производительности. Они хотят убедиться, что получают достаточную ценность за свои доллары, улучшают покупательную способность, используют возможности сбережений, должным образом управляют финансовыми рисками и ответственно тратят деньги. Они также хотят строить позитивные, длительные и продуктивные отношения с поставщиками. Методы анализа расходов варьируются в зависимости от структуры и потребностей организации.
Типы анализа расходов
Выполнение нескольких типов анализа может обеспечить более тщательный процесс принятия решений. Существует много типов анализа расходов, которые компании могут использовать, чтобы сосредоточиться на определенных компонентах процесса расходов, в том числе:
Анализ остаточных расходов: остаточные, длинные или малоценные расходы относятся к покупкам компании, которые являются небольшими, нечастыми и часто происходят вне контракта, обычно составляя около 20% расходов компании. Бизнес-лидеры, которые сосредоточены на отслеживании, проверке и управлении остаточными расходами, могут оптимизировать свои внутренние процессы и сэкономить деньги в долгосрочной перспективе.
Анализ расходов поставщиков: этот вид анализа расходов позволяет компаниям оценивать суммы денег, которые идут к различным поставщикам, и находить наиболее важных поставщиков, поддерживающих бизнес-операции. После этого бизнес-лидеры могут сосредоточить свои усилия на построении отношений с ключевыми поставщиками, а также на ведении переговоров и улучшении соблюдения важных контрактов.
Анализ расходов по категориям: при проведении такого рода исследований бизнес-лидеры делят расходы на сегменты и расставляют приоритеты транзакций. Используя анализ затрат по категориям, компании могут определить, какие области являются наиболее стратегически ценными для бизнес-операций, и эта информация помогает распределять ресурсы и принимать другие бизнес-решения на высоком уровне.
Анализ расходов на товары: компании могут выполнять такую оценку для анализа расходов на минутном уровне, фокусируясь на конкретных товарах и классифицируя отдельные покупки на основе причины, отдела и поставщика. Проведение анализа расходов на товары может помочь компании определить утечку расходов, например, нестандартные расходы, и обеспечить согласованность закупок.
Анализ расходов по срокам оплаты. Этот вид оценки фокусируется на всех методах оплаты компании, и бизнес-лидеры используют его для поиска методов оплаты, которые могут привести к скидкам или получению дохода от процентных ставок. Например, в зависимости от контракта с поставщиком досрочные платежи могут означать более низкие затраты, но они также могут означать меньшие проценты, потраченные на капитал.
Анализ расходов по контрактам: анализ расходов по контрактам выделяет контракты компании и условия контрактов с поставщиками, и компании используют его для обеспечения того, чтобы соглашения имели наилучшую и наиболее прибыльную структуру. Большая часть этого типа расследования заключается в том, чтобы убедиться, что все стороны соблюдают правила контракта и что покупатели покупают у правильных поставщиков.
Источники анализа расходов
Источники анализа расходов — это места, где сотрудники могут найти информацию о расходах. Те, кто проводит анализ эффективных расходов, изучают данные из множества различных источников, чтобы получить полное представление о покупательском поведении компании. Вот некоторые типичные источники анализа расходов:
Системы планирования ресурсов предприятия: эти системы представляют собой программное обеспечение, которое бизнес может использовать для организации и управления повседневной операционной деятельностью, включая бухгалтерский учет, закупки, соблюдение контрактов, операции цепочки поставок, управление рисками и управление проектами. Обычно они включают центральную базу данных, которая собирает информацию из различных отделов.
Программное обеспечение для аналитики расходов: в этом виде программного обеспечения особое внимание уделяется повышению прозрачности расходов, сбору данных о покупках и поддержке принятия решений руководителями. Использование компьютерных технологий для поиска моделей расходов делает процесс проще, быстрее и точнее, а сотрудники могут тратить свое драгоценное время на более сложные, уникальные задачи.
Бухгалтерские записи: чтобы найти достоверные данные о фактических расходах компании, руководители предприятий могут обратиться в бухгалтерию за финансовыми записями в главной бухгалтерской книге. Тремя основными документами являются отчет о прибылях и убытках, баланс и отчет о движении денежных средств, и они отслеживают транзакции, доходы, расходы, доходы, бюджеты и движение денежных средств.
Заказы на покупку: Заказы на покупку — это документы, в которых покупатель размещает заказ у продавца на покупку продукта или услуги с доставкой. Как правило, продавец затем возвращает счет, в котором указывается цена или сумма, которую покупатель должен заплатить за товары или услуги, устанавливается дата, до которой покупатель должен заплатить, указывается дата поставки и включаются другие условия договора.
Заявления об анализе рисков. Эти типы отчетов представляют собой подробные описания потенциальных результатов решений компании о закупках, включая степень, в которой определенные варианты выбора могут помочь бизнесу в достижении целей. Инвестирование в определенные области сопряжено с финансовыми рисками, и компании могут исследовать это при анализе и планировании своих расходов.
Отчеты о кредитном рейтинге: кредитный рейтинг – это количественная оценка кредитоспособности человека или вероятности того, что он сможет погасить свой кредит, выполненная агентством кредитной отчетности. Поскольку кредитные рейтинги частично основаны на расходах и покупательском поведении компании, бизнес-лидеры могут изучать показатели кредитоспособности, чтобы понять влияние предыдущих расходов.
Внешние данные: компании могут извлечь выгоду из изучения внешних данных в рамках анализа своих расходов, поскольку они могут изучать внешние данные от поставщиков или других органов, чтобы подтвердить точность своих внутренних записей. Это могут быть списки и базы данных поставщиков или финансовые отчеты и сводки кредиторов, кредиторов и инвесторов.
Прямые и косвенные расходы
Прямые расходы — это покупка товаров и услуг, которые непосредственно связаны с производственными процессами. Это могут быть расходы на такие предметы, как сырье, оборудование и дополнительные детали, или расходы на услуги, такие как труд производственных бригад. Например, прямые затраты автопроизводителя могут включать в себя сталь, пластмассу и резину для изготовления автокомпонентов, а также заработную плату заводских служащих, таких как механики, электрики и деталировщики. Этот вид расходов часто составляет большую часть расходов компании. Поскольку прямые расходы связаны с производством, как правило, чем больше товаров хочет произвести и продать компания, тем выше становятся прямые затраты.
Напротив, косвенные расходы — это любые расходы, связанные с бизнес-операциями, кроме производства. Это может включать такие области, как администрация, маркетинг и человеческие ресурсы. Косвенные расходы иногда взаимозаменяемы с накладными расходами, которые представляют собой текущие расходы на ведение бизнеса, не связанные напрямую с созданием продукта или услуги. Эти расходы возникают независимо от уровня производства, продаж или прибыли компании. Вот несколько примеров косвенных или накладных расходов:
Арендная плата и лизинговые сборы
Коммунальные услуги, такие как свет и интернет
Заработная плата непроизводственного персонала
Страховые выплаты
Расходы на бухгалтерию
Маркетинговые СМИ
Гонорар маркетингового агентства
Консультации и гонорары консультантов
Обслуживание и ремонт зданий
Офисные принадлежности
Поддержка информационных технологий
Компьютерное оборудование и программное обеспечение
Управление транспортом и автопарком
Человеческие ресурсы и персонал
Возможности профессионального развития
Административные услуги
Деловые поездки и проживание
Комплекты готовности к чрезвычайным ситуациям
KPI анализа расходов
Ключевые показатели эффективности (KPI) — это метрики для отслеживания эффективности бизнеса и команды. Это отличный способ ставить цели, отслеживать прогресс, решать проблемы и улучшать операции. Благодаря анализу расходов ключевые показатели эффективности могут измерять эффективность методов закупок и помогать определять возможности экономии и управлять рисками. Бизнес-лидеры могут использовать информационные панели для отслеживания ключевых показателей эффективности и их централизованного просмотра. Вот несколько полезных KPI для анализа расходов:
Экономия на издержках
Общая стоимость владения
Сокращение затрат
Тратить под управление
Хвост тратить
Maverick тратит
Соблюдение контракта
Производительность поставщика
Своевременная доставка
Вовремя, в полном объеме
Время цикла
Количество поставщиков
Покрытие заказа на покупку
Количество проектов
Часы обучения сотрудников
Удовлетворенность клиентов
Преимущества анализа расходов
Сбор и оценка данных может стать первым шагом в улучшении бизнес-систем. Вот несколько примеров преимуществ, которые может дать анализ расходов:
Принятие обоснованных бизнес-решений
Проводя анализ расходов, компании могут увидеть, сколько денег они тратят на покупку материалов и услуг. Они также могут проверить, какую часть бюджета им осталось потратить, чтобы убедиться, что они остаются в пределах этого бюджета. Эта информация помогает лидерам с уверенностью подходить к трудным бизнес-решениям и разрабатывать инициативы, эффективные для достижения целей.
Экономить деньги
Одной из основных целей анализа расходов является снижение затрат и экономия. Компании могут анализировать историю и модели расходов, чтобы найти области для улучшения. Это может включать использование различных продуктов, выбор более универсальных поставщиков, закупку продуктов оптом, заключение более выгодных контрактов или обеспечение более строгого соблюдения условий контрактов.
Объединение бизнес-команд
Проведение анализа расходов и передача данных в различные отделы компании могут помочь объединить команды и согласовать процессы закупок в рамках всего бизнеса. Это может включать установку программного обеспечения, усиление автоматизации и налаживание отношений с меньшим количеством поставщиков. Эти методы могут привести к сокращению времени цикла для создания отчетов о расходах и помочь увеличить время, доступное сотруднику для более сложных действий, требующих контроля со стороны человека.
Управление рисками цепочки поставок
Управление рисками цепочки поставок — это процесс обеспечения эффективной работы цепочек поставок. Затрачивая больше времени и усилий на оптимизацию закупок и источников, можно снизить риск цепочки поставок. Компании, которые используют анализ расходов для разработки и обеспечения соблюдения надежных контрактов, предотвращения необдуманных расходов и тщательного выбора поставщиков, могут гарантировать, что они получат надлежащие товары и услуги по правильным ценам для своих деловых операций. Они также могут убедиться, что уровни цен в контрактах отражают величину риска в сделке.
Оптимизация отношений с поставщиками
Анализ расходов может помочь компании определить, какие поставщики предлагают наибольшую ценность, и сосредоточиться на развитии этих отношений. Они также могут создавать оценочные листы для различных поставщиков, чтобы следить за соблюдением контрактов. Затем это может помочь лидерам в переговорах по контрактам и управлении отношениями.
Разработка целей производительности и контрольных показателей
Выполняя анализ расходов, компании могут создавать SMART-цели, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. Они могут измерять потенциал компании, анализируя прошлые результаты и корректируя цели с течением времени, чтобы мотивировать сотрудников. Они также могут использовать прогресс в достижении ориентиров для принятия стратегических решений.