Анализ бизнес-процессов: определение, виды и этапы

14 сентября 2021 г.

Компании любого размера могут использовать анализ бизнес-процессов, чтобы убедиться, что каждый отдел работает хорошо. Внедрение полезной процедуры анализа требует понимания ваших бизнес-целей. Изучение того, как работает этот процесс, может помочь вам выбрать практики и методы анализа, которые соответствуют потребностям вашей компании. В этой статье мы обсудим, что такое анализ бизнес-процессов, выясним, кто его выполняет, и изучим, как он работает, за пять шагов.

Что такое анализ бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов, или BPA, — это метод, который организации используют для проверки своих внутренних процессов на предмет их улучшения. Основная цель состоит в том, чтобы сделать конкретный процесс более эффективным. Если компания сможет оптимизировать процесс, чтобы он больше соответствовал ее бизнес-целям, она может извлечь выгоду из повышения производительности и роста доходов. BPA является частью гораздо более широкой структуры, называемой управлением бизнес-процессами, которая направлена ​​на управление процессами организации для достижения оптимальной производительности.

Существуют различные методологии, которые вы можете использовать для выполнения BPA, например:

Анализ расхождений

Гэп-анализ — это метод BPA, который сравнивает различия между текущей производительностью компании и ожиданиями производительности, которые они имеют для себя. В этом случае разрыв представляет собой пространство между ожиданиями и реальностью.

Например, если вы представляете новый продукт, и он не соответствует вашим ожиданиям по продажам, вы можете использовать анализ пробелов, чтобы определить, почему продукт неэффективен и как вы можете его улучшить.

Анализ причин

Анализ первопричины фокусируется на выявлении причины проблемы, чтобы вы могли найти наиболее эффективное решение. Устраняя основную или «корневую» проблему, вы можете свести к минимуму повторение одной и той же проблемы. Этот метод может быть полезен, потому что он позволяет практикующему врачу не обращать внимания на поверхностные причинно-следственные связи и внедрять решения, которые могут привести к долгосрочным преимуществам.

Анализ добавленной стоимости

Метод анализа добавленной стоимости BPA ориентирован на клиента и направлен на изменение продукта или услуги в соответствии с предпочтениями клиентов. Этот метод внимательно изучает каждый этап процесса, чтобы определить, как он повышает ценность продукта или услуги. Затем вы можете удалить шаги, которые не добавляют ценности, и заменить их шагами, которые ведут к большей удовлетворенности клиентов.

Анализ опыта экспертизы

Этот тип метода BPA собирает знания о процессах от старших и долгосрочных сотрудников компании. Опыт этих людей информирует инициативу BPA о практических знаниях за время их работы в организации, помогая заполнить любые информационные пробелы, которые могут существовать, если предлагаемые процессы основаны на краткосрочных или теоретических данных. Этот тип анализа может помочь вам определить, как новая процедура или политика будут соответствовать текущей практике и культуре компании.

Наблюдательный анализ

Наблюдательный анализ собирает информацию, наблюдая за бизнес-процессом в режиме реального времени. Наблюдателю может быть легче собирать информацию и обнаруживать шаги, которые другие могут не заметить или недооценить.

Есть два способа наблюдать за процессом: активно и пассивно. Активное наблюдение означает, что вы взаимодействуете с субъектами, задавая вопросы и участвуя в реальном процессе. Пассивное наблюдение означает, что вы вообще не участвуете в процессе и не взаимодействуете с ним.

Кто проводит анализ бизнес-процессов?

Ответственность за выполнение анализа бизнес-процессов в первую очередь лежит на бизнес-аналитике. Это профессионалы, которые стремятся понять, как работает каждая область организации, чтобы они могли реализовать стратегии улучшения. Они также хотят убедиться, что новые процессы являются экономически эффективными и самодостаточными.

Бизнес-аналитик часто очень тесно сотрудничает с корпоративными заинтересованными сторонами, чтобы определить бизнес-цели и лучшие практики, которые соответствуют их конкретной структуре компании. Есть и другие практики бизнес-анализа, такие как системные аналитики, аналитики процессов, инженеры по требованиям и менеджеры по продуктам, которые могут проводить анализ бизнес-процессов.

Как работает анализ бизнес-процессов за 5 шагов

Вот пять шагов, которые вы можете выполнить, чтобы выполнить анализ бизнес-процессов:

1. Определите свои бизнес-цели

Чтобы определить свои бизнес-цели, подумайте о том, чего хочет достичь ваша команда или организация, а затем определите метод анализа, который поможет вам достичь или оценить эти цели. Убедитесь, что цели, которые вы ставите, являются всеобъемлющими и реалистичными, с подробной информацией о шагах и ресурсах. Вы можете установить контрольные показатели производительности и использовать инструменты для измерения своего прогресса.

2. Определите процессы для анализа

Как только вы поймете свои цели и чего хотите достичь, вы сможете определить процессы для анализа. Попробуйте начать с небольших вопросов обработки или простых областей, в которых организация неэффективна. Это позволяет вам привыкнуть к выбранному вами методу анализа, прежде чем при необходимости адаптировать его к более масштабным задачам.

3. Соберите соответствующие данные

Чтобы убедиться, что вы собираете релевантные данные, вы можете заручиться помощью специалистов по бизнес-анализу. Вы также можете посоветоваться с соответствующими заинтересованными сторонами, поскольку они могут обладать жизненно важной информацией, которая может помочь вам выявить проблемы и проблемы с производительностью. Чем больше полезной информации вы соберете, тем лучше вы будете подготовлены к решению проблем вашей организации.

4. Составьте макет процесса

Для планирования процесса анализа используйте отображение бизнес-процессов. Это инструмент управления и планирования, позволяющий создавать визуальные представления процесса. Есть много способов добиться этого, например, с помощью гистограммы или блок-схемы. Визуальный носитель, который вы выбираете, в конечном счете зависит от конкретного процесса, который вы анализируете, и от того, как вы можете лучше всего представить информацию, чтобы ее было легко понять.

5. Проведите анализ процесса

В зависимости от типа анализа, который вы используете, вы можете начать собирать информацию о таких вещах, как ценные действия, взаимодействие с клиентами и обмен информацией. По мере продолжения анализа ищите узкие места процесса, задержки и неэффективные производственные компоненты. После того, как вы соберете достаточные результаты, вы сможете определить, как лучше всего улучшить наиболее важные области бизнеса.