Активы знаний: что это такое и как их организовать

25 ноября 2021 г.

Многие организации имеют обширные ресурсы, которые они используют для обучения и оперативных целей. Им может быть трудно организовать и распределить эти ресурсы, что затрудняет доступ к необходимой им информации. Понимание того, как структурировать внутренние ресурсы, собственные данные и информацию о компании, может помочь повысить общий успех вашей организации. В этой статье мы определяем, что такое активы знаний, и описываем, как их организовать.

Что такое активы знаний?

Активы знаний относятся ко всем интеллектуальным ресурсам, к которым организация имеет доступ, которые она может использовать, инвестировать и использовать для роста. Они также существуют извне, например, с клиентами, партнерами и поставщиками. Некоторые распространенные примеры активов знаний включают:

• Когнитивные навыки

• Авторские права

• Базы данных

• Документы

• Гиды

• Идеи

• Информация

• Инсайты

• Права интеллектуальной собственности

• Учусь

• Память

• Патенты

• Политики

• Процедуры

• Патенты на программное обеспечение

• Стратегии

• Технические навыки

• Понимание

• Рабочая сила

Для организаций важно развивать свои активы знаний и управлять ими, чтобы повысить ценность для своих заинтересованных сторон и способствовать общему успеху организации. Это может помочь организациям оставаться конкурентоспособными и добиться большего успеха в своей отрасли. Управление активами знаний также может обеспечить дополнительные преимущества, такие как:

• Расширение возможностей организационной культуры

• Обеспечение отличного принятия решений

• Улучшение обслуживания клиентов

• Повышение организационной эффективности

Как организовать активы знаний

Вот шаги, которые необходимо выполнить для организации активов знаний:

1. Скомпилируйте свои активы

Начните со сбора ваших активов знаний. Создайте централизованное расположение для всех ваших активов, когда вы начнете процесс организации и управления. Это может помочь вам включить всю информацию в свое планирование, продвигая наилучшие возможные методы управления знаниями.

2. Установите, что вам нужно знать

Определите, какие знания вам нужны, чтобы вы могли эффективно и прибыльно управлять своей организацией. Проведите инвентаризацию существующих активов знаний, чтобы установить, что вы уже знаете как организация. Подумайте о том, что вам нужно знать, например о критических выводах, необходимых для успеха, и подтвердите, есть ли они у вас. Сравните свои списки того, что у вас есть, и того, что вам нужно, чтобы определить знания, которые нужно получить и получить, чтобы добиться успеха и оставаться конкурентоспособными.

3. Создайте категории для своих активов

Разработайте уникальную систему классификации, которая работает для активов вашей конкретной организации. Установите категории для каждого актива на основе:

Тип

Начните с классификации ваших активов по их типу. Это помогает создать простую систему доступа для ваших пользователей. Вот некоторые примеры типов активов:

• Бизнес-планы

• Профили клиентов

• Истории покупок клиентов

• Списки партнеров

• Политические документы

• Базы данных управления продажами

• Исходные коды

• Списки поставщиков

Стоимость

Присвойте значение каждому активу. Подумайте о том, как каждый актив влияет на конкурентную среду, цели и цену организации. Классифицируйте каждый актив в порядке убывания ценности, начиная с тех, которые имеют решающее значение для успеха организации, затем с тех, которые важны, но практически не влияют на ее деятельность, и заканчивая теми, которые считаются базовыми знаниями в вашей организации.

Безопасность

Определите, кому нужен доступ к каждому активу. Хотя для пользователей важно иметь легкий доступ к необходимым им знаниям, также важно защитить личную информацию вашей организации. Некоторые примеры уровней доступа, связанных с безопасностью, включают:

• Конфиденциальные данные. Конфиденциальные данные доступны только руководителям высшего звена и передаются по мере необходимости.

• Общие данные. Общие данные доступны всем в организации, включая некоторые внешние стороны и стратегических партнеров.

• Локальные данные. Локальные данные доступны только для сотрудников организации, за исключением всех внешних заинтересованных сторон.

• Данные партнеров. Данные партнеров доступны внешним сторонам, таким как стратегические партнеры и поставщики.

4. Внедрите политики безопасности данных

Создайте и внедрите политику данных компании в отношении того, к каким данным заинтересованные стороны могут и не могут получить доступ. Также важно установить, что они могут и не могут делать с данными. Стремитесь создать политики, которые:

• Комплексный: напишите подробный план, учитывающий все вопросы, которые могут возникнуть у пользователей. Будьте внимательны в своих объяснениях, особенно в отношении того, кто может получить доступ к каждому типу данных, а также когда и как они могут это делать.

• Явная: убедитесь, что вы создали явную, четкую политику, которую легко понять всем пользователям. Используйте простой язык, а не жаргон и технические термины, чтобы избежать путаницы и двусмысленности.

• Штрафные санкции. Объясните последствия, которые могут возникнуть у пользователей в случае неправильного обращения с информацией компании. Важно создать последствия, которые будут достаточно серьезными, чтобы препятствовать негативному поведению и поощрять честное поведение.

• Широкое распространение: распространите свою политику среди всех в вашей организации и убедитесь, что все соответствующие внешние стороны имеют доступ к соответствующим политикам. Убедитесь, что все понимают, что влечет за собой политика и как правильно ей следовать.

5. Поощряйте обмен знаниями

Развивайте культуру обмена знаниями в вашей организации. Это также помогает естественным образом стимулировать развитие навыков у тех, кто может извлечь выгоду из улучшения своих способностей. Некоторые способы создания среды, способствующей обмену знаниями, включают:

• Разрешить сотрудничество. Поощряйте разные команды к совместной работе над разными проектами, помогая им учиться друг у друга и развивать новые навыки.

• Обозначьте пространство. Выделите определенное место в своем офисе, чтобы использовать его в качестве особого места для проведения секционных заседаний и бесед для обмена идеями.

• Поощряйте обратную связь. Создайте культуру обратной связи, которая приветствует и использует обратную связь, поощряя сотрудников давать конструктивную обратную связь всякий раз, когда они считают, что могут помочь другим.

• Воспитывать доверие. Укрепляйте доверие внутри своей организации, помогая сотрудникам чувствовать, что они могут честно делиться идеями и получать уважение.

• Предоставляйте возможности наставничества. Разработайте программу наставничества, которая объединит старших членов с молодыми специалистами, чтобы они могли дать им советы по карьере и общее руководство.

6. Защитите ценные ресурсы

Примите меры, чтобы ваши важные знания оставались в безопасности. Это может включать:

• Шифрование: используйте инструменты шифрования и управления идентификацией, чтобы заблокировать неавторизованным пользователям доступ к ограниченным знаниям.

• Меры безопасности: Создайте безопасный, хорошо защищенный сервер, который защищает информацию и помогает предотвратить утечку данных.

• Обучение персонала: часто обучайте сотрудников безопасности данных, чтобы не забывать о передовом опыте и уменьшать количество ошибок.

7. Тщательно выбирайте технологию

Изучите технологии и варианты инструментов, которые помогут вам эффективно управлять своими активами. Инструменты автоматизации часто полезны для обеспечения надежного и эффективного управления. Учитывайте потребности вашей организации и ищите инструменты, которые:

• Разрешить пользователям легко получать доступ к необходимой им информации

• Простые в использовании интуитивно практически без дополнительного обучения

• Правильно определять, собирать и сортировать информацию из различных источников

• Эффективно и всесторонне защищать информацию

• Удовлетворяйте передовым практикам и стандартам безопасности для вашей отрасли

• Поддержка взаимодействия пользователей, совместной работы и обмена информацией на платформе