Активы знаний: что это такое и как их организовать
25 ноября 2021 г.
Многие организации имеют обширные ресурсы, которые они используют для обучения и оперативных целей. Им может быть трудно организовать и распределить эти ресурсы, что затрудняет доступ к необходимой им информации. Понимание того, как структурировать внутренние ресурсы, собственные данные и информацию о компании, может помочь повысить общий успех вашей организации. В этой статье мы определяем, что такое активы знаний, и описываем, как их организовать.
Что такое активы знаний?
Активы знаний относятся ко всем интеллектуальным ресурсам, к которым организация имеет доступ, которые она может использовать, инвестировать и использовать для роста. Они также существуют извне, например, с клиентами, партнерами и поставщиками. Некоторые распространенные примеры активов знаний включают:
Когнитивные навыки
Авторские права
Базы данных
Документы
Гиды
Идеи
Информация
Инсайты
Права интеллектуальной собственности
Учусь
Память
Патенты
Политики
Процедуры
Патенты на программное обеспечение
Стратегии
Технические навыки
Понимание
Рабочая сила
Для организаций важно развивать свои активы знаний и управлять ими, чтобы повысить ценность для своих заинтересованных сторон и способствовать общему успеху организации. Это может помочь организациям оставаться конкурентоспособными и добиться большего успеха в своей отрасли. Управление активами знаний также может обеспечить дополнительные преимущества, такие как:
Расширение возможностей организационной культуры
Обеспечение отличного принятия решений
Улучшение обслуживания клиентов
Повышение организационной эффективности
Как организовать активы знаний
Вот шаги, которые необходимо выполнить для организации активов знаний:
1. Скомпилируйте свои активы
Начните со сбора ваших активов знаний. Создайте централизованное расположение для всех ваших активов, когда вы начнете процесс организации и управления. Это может помочь вам включить всю информацию в свое планирование, продвигая наилучшие возможные методы управления знаниями.
2. Установите, что вам нужно знать
Определите, какие знания вам нужны, чтобы вы могли эффективно и прибыльно управлять своей организацией. Проведите инвентаризацию существующих активов знаний, чтобы установить, что вы уже знаете как организация. Подумайте о том, что вам нужно знать, например о критических выводах, необходимых для успеха, и подтвердите, есть ли они у вас. Сравните свои списки того, что у вас есть, и того, что вам нужно, чтобы определить знания, которые нужно получить и получить, чтобы добиться успеха и оставаться конкурентоспособными.
3. Создайте категории для своих активов
Разработайте уникальную систему классификации, которая работает для активов вашей конкретной организации. Установите категории для каждого актива на основе:
Тип
Начните с классификации ваших активов по их типу. Это помогает создать простую систему доступа для ваших пользователей. Вот некоторые примеры типов активов:
Бизнес-планы
Профили клиентов
Истории покупок клиентов
Списки партнеров
Политические документы
Базы данных управления продажами
Исходные коды
Списки поставщиков
Стоимость
Присвойте значение каждому активу. Подумайте о том, как каждый актив влияет на конкурентную среду, цели и цену организации. Классифицируйте каждый актив в порядке убывания ценности, начиная с тех, которые имеют решающее значение для успеха организации, затем с тех, которые важны, но практически не влияют на ее деятельность, и заканчивая теми, которые считаются базовыми знаниями в вашей организации.
Безопасность
Определите, кому нужен доступ к каждому активу. Хотя для пользователей важно иметь легкий доступ к необходимым им знаниям, также важно защитить личную информацию вашей организации. Некоторые примеры уровней доступа, связанных с безопасностью, включают:
Конфиденциальные данные. Конфиденциальные данные доступны только руководителям высшего звена и передаются по мере необходимости.
Общие данные. Общие данные доступны всем в организации, включая некоторые внешние стороны и стратегических партнеров.
Локальные данные. Локальные данные доступны только для сотрудников организации, за исключением всех внешних заинтересованных сторон.
Данные партнеров. Данные партнеров доступны внешним сторонам, таким как стратегические партнеры и поставщики.
4. Внедрите политики безопасности данных
Создайте и внедрите политику данных компании в отношении того, к каким данным заинтересованные стороны могут и не могут получить доступ. Также важно установить, что они могут и не могут делать с данными. Стремитесь создать политики, которые:
Комплексный: напишите подробный план, учитывающий все вопросы, которые могут возникнуть у пользователей. Будьте внимательны в своих объяснениях, особенно в отношении того, кто может получить доступ к каждому типу данных, а также когда и как они могут это делать.
Явная: убедитесь, что вы создали явную, четкую политику, которую легко понять всем пользователям. Используйте простой язык, а не жаргон и технические термины, чтобы избежать путаницы и двусмысленности.
Штрафные санкции. Объясните последствия, которые могут возникнуть у пользователей в случае неправильного обращения с информацией компании. Важно создать последствия, которые будут достаточно серьезными, чтобы препятствовать негативному поведению и поощрять честное поведение.
Широкое распространение: распространите свою политику среди всех в вашей организации и убедитесь, что все соответствующие внешние стороны имеют доступ к соответствующим политикам. Убедитесь, что все понимают, что влечет за собой политика и как правильно ей следовать.
5. Поощряйте обмен знаниями
Развивайте культуру обмена знаниями в вашей организации. Это также помогает естественным образом стимулировать развитие навыков у тех, кто может извлечь выгоду из улучшения своих способностей. Некоторые способы создания среды, способствующей обмену знаниями, включают:
Разрешить сотрудничество. Поощряйте разные команды к совместной работе над разными проектами, помогая им учиться друг у друга и развивать новые навыки.
Обозначьте пространство. Выделите определенное место в своем офисе, чтобы использовать его в качестве особого места для проведения секционных заседаний и бесед для обмена идеями.
Поощряйте обратную связь. Создайте культуру обратной связи, которая приветствует и использует обратную связь, поощряя сотрудников давать конструктивную обратную связь всякий раз, когда они считают, что могут помочь другим.
Воспитывать доверие. Укрепляйте доверие внутри своей организации, помогая сотрудникам чувствовать, что они могут честно делиться идеями и получать уважение.
Предоставляйте возможности наставничества. Разработайте программу наставничества, которая объединит старших членов с молодыми специалистами, чтобы они могли дать им советы по карьере и общее руководство.
6. Защитите ценные ресурсы
Примите меры, чтобы ваши важные знания оставались в безопасности. Это может включать:
Шифрование: используйте инструменты шифрования и управления идентификацией, чтобы заблокировать неавторизованным пользователям доступ к ограниченным знаниям.
Меры безопасности: Создайте безопасный, хорошо защищенный сервер, который защищает информацию и помогает предотвратить утечку данных.
Обучение персонала: часто обучайте сотрудников безопасности данных, чтобы не забывать о передовом опыте и уменьшать количество ошибок.
7. Тщательно выбирайте технологию
Изучите технологии и варианты инструментов, которые помогут вам эффективно управлять своими активами. Инструменты автоматизации часто полезны для обеспечения надежного и эффективного управления. Учитывайте потребности вашей организации и ищите инструменты, которые:
Разрешить пользователям легко получать доступ к необходимой им информации
Простые в использовании интуитивно практически без дополнительного обучения
Правильно определять, собирать и сортировать информацию из различных источников
Эффективно и всесторонне защищать информацию
Удовлетворяйте передовым практикам и стандартам безопасности для вашей отрасли
Поддержка взаимодействия пользователей, совместной работы и обмена информацией на платформе