Активы и расходы: определение, различия и примеры

12 августа 2021 г.

Активы и расходы — это покупки, которые компания совершает для ведения своей деятельности. Они различаются тем, как вы их записываете, какова их цель и сколько они стоят. Если вы бухгалтер или финансовый специалист, может быть полезно узнать больше о том, что такое активы и расходы и как они могут повлиять на финансовые перспективы бизнеса. В этой статье мы исследуем, что такое активы и расходы, объясним, как ввести каждый из них в систему учета, и рассмотрим примеры активов и расходов.

Что такое актив?

Актив — это покупка, которую компания совершает для поддержки операций, которая обычно стоит более 2500 долларов США. В зависимости от бизнеса они могут устанавливать разные ограничения на то, сколько что-то должно стоить, прежде чем оно станет активом в системе бухгалтерского учета. Большинство активов неликвидны, а это означает, что бизнес не может быстро конвертировать их в денежные средства, не влияя на свою деятельность.

Чтобы считаться активом, покупка должна сохранять свою ценность в течение как минимум одного года после приобретения. В зависимости от того, что представляет собой актив, он может либо обесцениваться, либо расти в цене. Некоторые активы, такие как земля, вероятно, не обесцениваются в цене. Другие, такие как машины, инструменты, транспортные средства, системы и здания, скорее всего. При учете активов финансовые специалисты могут создавать графики для вычета амортизации активов.

Что такое расход?

Расход — это покупка для ведения бизнеса, которая обычно составляет менее 2500 долларов США. В отличие от актива, расходы не сохраняют свою ценность более года, потому что бизнес обычно потребляет их немедленно. Из-за этого финансовые специалисты сразу вычитают их, а не составляют график амортизации.

Бухгалтеры фиксируют расходы в отчете о доходах или прибылях и убытках. Это показывает, как прибыль бизнеса соотносится с его расходами за месяц или квартал. Примеры расходов могут включать арендную плату, коммунальные услуги, расходные материалы, материалы, страховку, развлечения и поездки.

Как внести расходы в учетную систему

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы ввести расходы в систему учета:

1. Определите, какую систему учета вы используете

Существуют разные системы учета с правилами относительно того, когда бухгалтер должен регистрировать расходы, и понимание того, какую систему учета вы используете, важно для обеспечения согласованности. В системе учета по методу начисления бухгалтер регистрирует расход в том периоде, в котором он возник. В системе кассового учета бухгалтер записывает расход в тот момент, когда компания фактически производит платеж. Знание того, кто из них работает в вашей компании, может позволить вам записать расходы в нужное время.

2. Найдите свой отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках — это финансовый документ, в котором бухгалтеры регистрируют расходы. Отчет о прибылях и убытках охватывает расходы, затраты и доходы за один рабочий период. Расходы, которые вы можете указать здесь, включают административные расходы, сборы за разработку и исследования, а также расходы на продажу и проценты.

3. Запишите расход как дебет на свой кассовый счет.

Найдя отчет о прибылях и убытках, вы можете записать расходы как дебет на свой кассовый счет. Сумма, которую вы записываете, должна точно соответствовать стоимости расходов. Например, если компания тратит 2000 долларов на канцелярские товары, такие как бумага, чернила для копировальных аппаратов, ручки и скрепки, вы записываете эти 2000 долларов.

4. Отслеживайте это как кредит на пассивный счет

Поскольку вы записываете расходы немедленно, и они не сохраняют свою ценность, вам не нужно рассчитывать амортизацию, как в случае с активами. После того, как вы запишете расход как дебет на кассовом счете, вы можете отследить его как кредит на счете пассивов компании. Причина, по которой вы отслеживаете как дебет, так и кредит расхода в размере 2000 долларов, заключается в принципах двойной бухгалтерии.

Как ввести активы в систему учета

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы ввести свои активы в систему учета:

1. Найдите свой бухгалтерский баланс

Бухгалтерский баланс — это финансовый отчет, в котором записывается важная информация о собственном капитале, капитале и местоположении организации. Он сообщает о финансовом состоянии владельцам, руководству, текущим и потенциальным инвесторам. Первым шагом при вводе ваших активов в вашу систему бухгалтерского учета является поиск этого листа, где вы будете записывать активы, такие как краткосрочные инвестиции, запасы, дебиторская задолженность и расходы предоплаты.

2. Дебетовать актив на счет основных средств

Следующим шагом является дебетование вашего актива на счет, предназначенный для покупки активов. Для этого определите, сколько стоила покупка актива. Например, если компания покупает оборудование на сумму 5000 долларов США, вы можете дебетовать эту сумму со счета основных средств.

3. Зачислите актив на свой денежный счет

После того, как вы спишете стоимость актива со счета основных средств, вы должны сбалансировать ее, зачислив ту же сумму на кассовый счет предприятия. Это связано с тем, что стоимость актива теперь принадлежит бизнесу. Например, после дебетования счета основных средств на 5000 долларов за новое оборудование вы зачисляете ту же сумму на кассовый счет компании.

4. Определите амортизацию актива

Активы отличаются от расходов, потому что во многих ситуациях вы должны определить амортизацию актива для целей бухгалтерского учета. Для этого необходимо установить, как долго компания планирует использовать актив. Например, с новым оборудованием на предыдущих этапах бизнес может планировать использовать его в течение пяти лет, прежде чем покупать новые машины. Это означает, что вы дебетуете 1000 долларов в год на амортизационные отчисления и накопленную амортизацию.

Примеры учета активов и расходов

Взгляните на эти два примера, чтобы лучше понять разницу между активами и расходами:

Пример актива

Производитель газированных напитков закупает для своих заводов новое оборудование для розлива. В общей сложности новое оборудование обходится им в 45 000 долларов. Они рассчитывают использовать эти новые машины для розлива не менее девяти лет, прежде чем им придется покупать новые. Бухгалтер рассчитывает амортизацию этих машин в размере 5000 долларов в год. Они дебетуют актив на счет основных средств и зачисляют его на счет денежных средств, а ежегодные вычеты записывают в балансе.

Пример расходов

Бухгалтер крупной компании рассчитывает административные расходы на бизнес-термин. При определении общих административных расходов они учитывают затраты на рабочую силу, строительство, расходные материалы, страхование, технологии и техническое обслуживание. За этот период компания потратила 50 000 долларов на административные расходы, включая зарплату трех администраторов по 10 000 долларов каждому и 20 000 долларов на бизнес-конференцию и командировочные расходы. Бухгалтер отражает эти расходы в отчете о прибылях и убытках, записывая их по дебету счета денежных средств и кредиту счета пассивов.