Как адресовать официальное письмо шаг за шагом (с помощью шаблона)
6 мая 2021 г.
Официальные письма часто используются для общения с официальными лицами, властями, профессиональными контактами и менеджерами по найму. В этой статье объясняется, что такое официальное письмо, как его адресовать, и приводятся примеры того, как следует адресовать официальное письмо.
Что такое официальное письмо?
Официальные письма используются для официального общения и имеют точный и профессиональный формат. Официальные письма всегда начинаются с адреса, который включает контактную информацию отправителя и получателя, дату и приветствие.
Знание того, как адресовать официальное письмо, важно для профессионального или официального общения. Документы, которые обычно включают официальный почтовый адрес, включают:
Заявления о приеме на работу и сопроводительные письма
Предложения о работе
Контракты или другие письма, имеющие юридическую силу
Сообщение, требующее письменной подписи
Реквизиты властям
Письмо, начинающееся с правильно оформленного официального адреса, показывает получателю, что его содержание важно и важно. Большинство официальных писем служат записями важных разговоров, запросов или соглашений.
Что включить в адрес официального письма
Эта информация задает формальный тон вашего письма и сообщает получателю, что вы ожидаете ответа. При адресовании официальных писем всегда указывайте следующую информацию в указанном порядке:
Ваша контактная информация, включая ваше полное имя, название компании, должность, адрес, номер телефона и адрес электронной почты
Дата, когда вы отправили письмо
Контактная информация получателя, включая его полное имя, название компании, должность, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
Приветствие, например «Дорогой», имя получателя и двоеточие.
Как адресовать официальное письмо
Выполните следующие ключевые шаги при адресации официального письма:
1. Выравнивание и поля
Начните свой официальный письменный адрес в верхнем левом углу страницы и выравнивайте весь текст по левому краю. Текст с выравниванием по левому краю легче читать, чем с выравниванием по правому краю или по центру, потому что английский язык читается слева направо. Поля для официального письма обычно составляют от 1 до 1-1 ¼ дюймов по бокам, сверху и снизу.
2. Начните с вашей контактной информации
Вы хотите, чтобы ваш получатель сразу знал, кто вы, где вы работаете и ваш обратный адрес. Вы можете использовать как рабочий, так и домашний адрес. В зависимости от того, откуда вы его отправляете. Вот как это должно выглядеть: :
Строка 1: Полное имя
Строка 2: компания, в которой вы работаете, если применимо.
Строка 3: Ваш почтовый адрес
Строка 4: Ваш город, штат (сокращенно) и почтовый индекс.
Строка 5: Ваша страна, если вы пишете кому-то в другой стране
Строка 6: Ваш номер телефона и/или адрес электронной почты.
Следуйте за своей контактной информацией через полную строку, прежде чем перейти к следующей строке текста.
3. Напишите дату
Напишите полную дату. Назовите месяц и используйте числа для обозначения дня и года. Эта информация доказывает, когда вы написали, подписали и отправили письмо, и служит важной записью для юридических документов, контрактов и соглашений.
Пример: 21 февраля 2020 г.
Поместите еще одну полную строку пробела после даты.
4. Включите контактную информацию получателя
Перечислите профессиональные контактные данные вашего получателя, чтобы указать, кому адресовано письмо, и установить связь. Отформатируйте эту информацию так же, как и свою:
Строка 1: Полное имя, включая степени
Строка 2: компания, в которой они работают, если вы пишете официальное деловое письмо.
Строка 3: почтовый адрес компании.
Строка 4: город, штат и почтовый индекс.
Строка 5: Страна, если вы пишете кому-то в другой стране
Строка 6: их номер телефона и/или адрес электронной почты.
Включая всю информацию о получателе, чтобы избежать путаницы. Следуйте за ним с другой полной линией пробела.
5. Включите строку «внимание», если необходимо
Если вы пишете в компанию, включите строку «внимание», чтобы указать человека или отдел, которому вы хотите прочитать письмо. Поместите строку «внимание» через полный пробел после контактной информации получателя и перед приветствием.
Пример: Attn: Джей Неро
7. Выберите приветствие
Начните свое письмо с вежливого и профессионального приветствия или приветствия, например «Дорогой», за которым следует титул и фамилия получателя и двоеточие. Обращайтесь к человеку только по имени, если вы его хорошо знаете.
Пример: Уважаемый доктор Хеннингс!
Титулы включают «мистер», «мисс», «миссис», «доктор», «достопочтенный», «преподобный» и «профессор». Если ваш получатель — женщина, и вы не уверены, замужем ли она, выберите «Мисс». а не “миссис”. или «мисс». Если у нее есть профессиональный титул, например «Офицер», используйте его вместо «мисс», «мисс» или «миссис». Удалите заголовок и укажите полное имя получателя, если вы не знаете его пол.
Пример: Уважаемый Пэт Коррес:
Используйте только общие приветствия например, «Кого это может касаться», «Уважаемый господин/госпожа» или «Уважаемый менеджер по найму», если у вас нет контактного лица.
После того, как вы адресовали свое письмо, вы можете начать введение со следующей строки, за которым следуют основные абзацы, заключение и подпись.
Образец официального письма-адреса
Если вы не знаете, как адресовать официальное письмо, используйте этот шаблон:
[Sender’s name]
[Sender’s company or employer]
[Sender’s address]
[Sender’s city, state and ZIP code]
[Sender’s email address and phone number]
[Date written]
[Recipient’s name]
[Recipient’s company or employer]
[Recipient’s address]
[Recipient’s city, state and ZIP code]
[Recipient’s email address and phone number]
[Greeting name:]
Примеры официальных письменных адресов
Просмотрите следующие примеры, которые помогут вам при создании собственного официального почтового адреса:
Адресовано физическому лицу
Вот пример правильно адресованного официального письма физическому лицу:
Карли Хенсон
Разрешение Медиа
28 Каррбридж-роуд
Дарем, Северная Каролина 27708
chenson@rmedia.com
2 июня 2020 г.
Паркер Кэри, доктор медицины
Мемориальная больница Хаммонда
712 Промышленный привод
Гринсборо, Северная Каролина 27401**919-376-3944
Уважаемый доктор Кэри:
Адресовано бизнесу
Вот пример правильно адресованного официального письма в бизнес:
Сидней Артур
ООО «Брукс энд Баньон»
80 Супериор Лейн
Магнолия, Техас 77354
281-543-1669
14 января 2019 г.
Ардженто и Ко.
731 Портер Драйв
Кэти, Техас 77494
Вниманию: Джен Курио
С уважением, отдел кадров:
Как адресовать конверт
Используйте конверт бизнес-размера (#10) для всех писем, отправляемых по почте. Типизированная информация предпочтительнее. Сложите письмо втрое. Включите следующее на лицевой стороне конверта:
Ваш обратный адрес (имя, адрес, город, штат и почтовый индекс) в левом верхнем углу.
Имя и адрес получателя (контактное лицо, компания, адрес, город, штат и почтовый индекс)
Убедитесь, что в верхнем правом углу указано правильное количество почтовых расходов.
Не указывайте на конверте информацию о телефоне или адрес электронной почты.