9 советов по проведению успешного маркетингового совещания

Творческие сотрудники, как и специалисты по маркетингу, могут процветать в условиях совместной работы. Маркетинговые встречи могут предоставить маркетинговым командам специальное время для обмена идеями и просмотра статуса проекта. Изучение того, как проводить эффективные маркетинговые встречи, может помочь вам повысить производительность и инновации в вашем бизнесе и для ваших клиентов. В этой статье мы обсудим, что такое маркетинговая встреча, почему она важна, и советы, которые помогут вам провести успешную маркетинговую встречу.

Что такое маркетинговая встреча?

Маркетинговая встреча — это встреча, на которой профессионалы обсуждают маркетинговые стратегии. Это может относиться к совещанию отдела маркетинга для обсуждения текущих и предстоящих заданий или к встрече с клиентом для представления идей, рекомендаций или предоставления результатов кампании. Маркетинговые встречи могут быть личными или виртуальными, в зависимости от расписания и местоположения участников.

Почему маркетинговые встречи важны?

Маркетинговые встречи важны, потому что они предоставляют профессионалам определенное время, чтобы сосредоточиться на конкретных вопросах и задачах. Собрания могут быть более ценными, чем отправка электронных писем или работа в одиночку, потому что участники ожидают продуктивности и совместной работы в группе. Маркетинговые встречи предоставляют отделам или предприятиям возможности:

• Доставлять новости

• Решайте проблемы

• Поделитесь идеями

• Обеспечьте понимание

• Принимать решения

• Назначать цели

• Разрабатывать планы

Советы по проведению успешной маркетинговой встречи

Вот советы, которые вы можете использовать для организации и проведения эффективной маркетинговой встречи:

Определите цель встречи

Прежде чем проводить собрание, определите, зачем оно вам нужно, и убедитесь, что собрание — лучший способ достичь ваших целей. Цель вашей встречи должна быть достаточно широкой, чтобы оправдать требуемое время, и достаточно конкретной, чтобы на встрече можно было серьезно рассмотреть проблему.

Например, рассмотрим директора по маркетингу, который хочет обратиться к отделу маркетинга, чтобы обсудить цели. Целью встречи может быть определение маркетинговых целей на третий квартал. Это узкая направленность, которая помогает направлять содержание встречи для организаторов и участников.

Определите, кто должен присутствовать

Как только вы узнаете, почему у вас собрание, вы можете выбрать, кого вам нужно пригласить. Совещания наиболее эффективны, когда на них присутствуют соответствующие люди, которые предлагают обратную связь и утверждают решения, такие как крупные покупки, распределение ресурсов и развитие инициатив. Это избавляет вас от необходимости отправлять эти элементы на утверждение, что делает проекты более эффективными.

Например, если вы представляете клиенту свою идею новой кампании цифрового маркетинга, важно, чтобы на встрече присутствовали ключевые игроки этого аккаунта, включая менеджера по работе с клиентами, директора по цифровому маркетингу и директора по маркетингу. Кроме того, компания, к которой вы обращаетесь, должна убедиться, что ее лица, принимающие решения, присутствуют на собрании, чтобы одобрить кампанию или оставить отзыв.

Графики согласования

Обеспечение того, чтобы все необходимые люди могли присутствовать на маркетинговой встрече, означает, что вам необходимо согласовать несколько графиков, чтобы найти день и время, удобные для всех. Вы можете использовать электронную почту, программное обеспечение для планирования или административных специалистов, чтобы помочь вам найти доступное время и место встречи. Эти программы также могут отслеживать ответы приглашенных.

Когда собрание приближается, также рекомендуется отправить электронное письмо с напоминанием участникам о собрании. Обычно вы можете установить это напоминание в программе планирования и выбрать, когда отправлять напоминание.

Создать повестку дня

Перед маркетинговой встречей важно подготовить повестку дня, чтобы вы могли правильно организовать темы и расписание. Повестка обычно включает:

• Элементы встречи

• Поток тем

• Кто ведет каждую дискуссию

• Время, отведенное на каждую тему

• Конкретные вопросы, на которые нужно ответить

Создание повестки собрания может помочь вам убедиться, что содержание соответствует цели собрания, целям вашего отдела или клиента и заданным временным рамкам. При подготовке повестки дня убедитесь, что у вас достаточно времени для тщательного обсуждения каждой темы.

Поделитесь повесткой дня

Когда у вас будет четкая повестка дня, отправьте ее участникам встречи, чтобы они могли ее просмотреть и оставить отзыв. Докладчики также могут заранее видеть, к какой теме они обращаются, что дает им время для сбора данных и подготовки документов или слайдов.

Назначьте координатора встречи

Может быть полезно указать на ведущего собрания, чтобы собрание прошло гладко и не отклонялось от графика. Подумайте о том, чтобы назначить ведущего встречи, который знаком с предметом, но не докладчиком. Фасилитатор собрания также должен быть в состоянии спокойно, но твердо направлять ход собрания, напоминая выступающим, когда их время истекло, и отмечая, когда собрание должно закончиться.

Включите время для открытого обсуждения

В зависимости от цели вашей встречи может быть полезно запланировать открытую дискуссию в конце встречи. Когда вы выступаете перед клиентами или решаете проблемы с отделом маркетинга, наличие времени для мозгового штурма является важным элементом для творческих профессионалов, таких как копирайтеры и дизайнеры. Время на свободное генерирование и изучение идей может привести к более инновационным и эффективным стратегиям.

Тестируйте устройства перед встречей

Маркетинговые встречи могут включать различные наглядные пособия, особенно если маркетинговая команда представляет идеи клиентам. Эти презентации могут включать в себя демонстрацию клиентам нового веб-сайта, макетов почтовых рассылок или рекламы, а также образцов постов в социальных сетях. Спросите всех участников встречи о технологиях и оборудовании, которые им нужны для встречи, и заблаговременно запросите эти предметы у администраторов или в ИТ-отделе. Если какие-либо участники присутствуют виртуально, убедитесь, что у них есть верная информация и необходимые характеристики устройств для использования программного обеспечения для собраний.

За день до или за несколько часов до встречи проверьте все электронные устройства, чтобы убедиться, что они работают правильно. Попросите докладчиков заранее прислать вам файлы, чтобы вы могли протестировать их на своем оборудовании. Вам также следует заранее подготовить распечатки, чтобы у вас было время решить любые технические проблемы.

Ограничьте отвлекающие факторы

Чтобы ваша встреча прошла гладко, постарайтесь ограничить отвлекающие факторы в помещении для встречи. Это может означать поиск места с функциями шумоподавления, отключение уведомлений для вашей офисной электронной почты и служб обмена сообщениями и предложение участникам убрать свои телефоны. Меньшее количество отвлекающих факторов может помочь участникам повысить концентрацию внимания и вовлеченность, что сделает встречу более эффективной и продуктивной.