9 причин, почему личные встречи важны

В сегодняшнюю цифровую эпоху общения вы можете задаться вопросом, почему встречи лицом к лицу или личные встречи все еще актуальны. Даже с развитием технологий многие предприятия продолжают выбирать встречи лицом к лицу, потому что они могут способствовать более эффективному общению, помогают построить прочные отношения и повысить вовлеченность. Если вы хотите руководить, организовывать или способствовать лучшему общению на рабочем месте, то обучение тому, как проводить продуктивные встречи лицом к лицу, может помочь вам в достижении ваших целей.

В этой статье мы обсудим, почему личные встречи важны, изучим их преимущества и поделимся советами, которые помогут вам проводить личные встречи с вашей командой, клиентами и коллегами.

Почему важны личные встречи?

Личные встречи важны, потому что бизнес строится на отношениях. Несмотря на то, что в последние годы цифровая коммуникация значительно продвинулась вперед, личные встречи по-прежнему могут быть важными компонентами построения сильной культуры, развития взаимопонимания с клиентами и общения с людьми на более глубоком уровне. Многие компании также предпочитают встречи лицом к лицу по сравнению с другими формами общения, поэтому понимание преимуществ и способов проведения продуктивной встречи может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице.

Преимущества личных встреч

Личные встречи по-прежнему остаются популярным вариантом для бизнеса из-за множества преимуществ, которые они предоставляют. Встреча лицом к лицу с коллегами, клиентами и коллегами может улучшить вашу способность делать следующее:

Интерпретировать невербальные сигналы

Иногда самая важная информация не передается словами. Встреча с людьми лицом к лицу позволяет вам интерпретировать микроповедение, такое как язык тела, выражение лица и зрительный контакт, что может помочь вам оценить, насколько другие люди заинтересованы в разговоре, и дать вам представление о том, что они могут чувствовать. Вы можете использовать эти невербальные сигналы, чтобы направлять свои ответы и разговор. Например, если вы находитесь на встрече с клиентом, который постоянно проверяет время на своих часах, вы можете использовать более волнующий тон или изменить тему, чтобы вернуть его внимание.

Придумывайте идеи

Сотрудничество происходит более естественно, когда люди могут делиться идеями лично. Встречи лицом к лицу также помогают участникам понять, когда кто-то замолкает, поэтому они могут чувствовать себя более уверенно, добавляя свои собственные идеи. Это также может дать участникам возможность визуально проиллюстрировать свои идеи на доске или листе бумаги, чтобы убедиться, что все понимают их видение. Рассмотрите возможность проведения личной встречи в следующий раз, когда вы планируете обсудить сложные стратегические или творческие идеи с группой.

Ограничьте технологические проблемы

Хотя технологии, безусловно, имеют свои преимущества, возможность проводить встречи без проблем с камерой или звуком, проблем с подключением к Интернету или других технических проблем может сэкономить время и уменьшить стресс. Подумайте о том, чтобы сделать личные встречи приоритетом для важных разговоров, чтобы все могли четко слышать и видеть, что происходит.

Стройте новые отношения

Крепкие отношения являются ключом к долгосрочному успеху в бизнесе. Личные встречи с клиентами, коллегами и коллегами создают ощущение человеческого взаимодействия, которое может помочь укрепить доверие и упростить установление более глубоких связей. Если вы встречаетесь с новым клиентом или с кем-то, с кем у вас еще не сложились прочные отношения, рассмотрите возможность встречи лицом к лицу за чашкой кофе или в офисе, чтобы укрепить ваши отношения.

Участвуйте в целенаправленной светской беседе

Светская беседа часто упускается из виду в цифровом общении, но если вы потратите время на то, чтобы спросить кого-то, как проходит его день или что он запланировал на выходные, вы покажете ему, что вам не все равно, и поможет вам найти общие интересы, которые могут укрепить ваши отношения. Это также может помочь вам собрать информацию, которая может оказаться полезной для будущего проекта или предложения. Уделите несколько минут во время следующей личной встречи, чтобы лучше узнать этого человека.

Решайте деликатные вопросы

Когда вам нужно решить деликатный вопрос, личная встреча может помочь вам четко объяснить проблему без каких-либо неправильных толкований. Также может быть легче выражать сочувствие и понимание, что может помочь вам вместе решить проблему. В следующий раз, когда вам нужно будет обсудить с кем-то деликатный вопрос, попробуйте встретиться с ним лицом к лицу, чтобы вы могли показать ему, что вы заботитесь о нем лично и хотите помочь решить проблему.

Общайтесь эффективно

Встречи лицом к лицу облегчают эффективное общение, предоставляя участникам невербальные сигналы и возможность задавать вопросы. Это снижает вероятность неверного истолкования текстов, электронных писем или других сообщений. Рассмотрите возможность встречи лицом к лицу, чтобы повысить ясность в вашей организации.

Ограничьте отвлекающие факторы

Часто легче привлечь чье-то внимание, когда вы находитесь в одном и том же окружении. Встречи лицом к лицу побуждают участников оставаться сосредоточенными, ограничивают внешние отвлекающие факторы и снижают потребность в многозадачности. Запланируйте личную встречу для важных тем, которые требуют полного внимания каждого.

Повышение вовлеченности и участия

Встречи лицом к лицу могут повысить вовлеченность и участие, поощряя клиентов, коллег и коллег к полному присутствию. Когда участники могут видеть друг друга лично во время встречи, они чаще участвуют в беседе. Если вы хотите увеличить вовлеченность и участие в вашей организации, подумайте о проведении личных встреч.

Советы по проведению личной встречи

Вот несколько советов, которые помогут вам провести продуктивную личную встречу, которая принесет пользу всем участникам:

• Имейте в виду конкретную цель. Прежде чем назначить личную встречу, найдите время, чтобы четко определить, какие цели вы пытаетесь достичь. Важно знать, что вы хотите получить от встречи, и понимать желаемый результат. Это может помочь вам определить, действительно ли встреча необходима и какие темы наиболее важны для обсуждения.

• Подготовьтесь заранее. После того, как вы определили цель встречи, составьте повестку дня, чтобы участники знали, какие темы вы планируете обсудить. Отправьте эту повестку дня участникам как минимум за 24 часа, чтобы они могли подготовиться и внести свой вклад в обсуждение.

• Будьте избирательны в том, кого вы приглашаете. В бизнесе время является ценным активом. Тщательно продумайте, кого пригласить на встречу, и спросите себя, кого нужно привлечь, чтобы встреча прошла продуктивно. Вы также можете пригласить некоторых людей только на небольшую часть собрания, которая относится к ним, вместо того, чтобы просить их присоединиться ко всему собранию, чтобы сэкономить их время и создать более эффективную структуру собрания.

• Выделите нужное количество времени. Запланируйте личную встречу ровно столько времени, сколько, по вашему мнению, вам может понадобиться для обсуждения необходимых тем и достижения вашей цели, а затем убедитесь, что встреча начинается и заканчивается вовремя. Если вы не достигли своей цели к концу встречи, спросите участников, могут ли они продлить встречу или запланировать последующую встречу, устраивающую всех. Это может показать участникам, что вы цените их время, и поможет установить с ними доверительные отношения.

• Назначьте предварительную работу. Сообщите участникам, если им нужно что-то подготовить заранее или если вы хотите, чтобы они выступили на определенную тему. Это может помочь вам убедиться, что все готовы к началу встречи, что может сэкономить время и помочь вам провести более продуктивную личную встречу.

• Взаимодействуйте с участниками. Привнесите позитивный настрой на встречу лицом к лицу и активно взаимодействуйте с участниками, задавая вопросы и практикуя активное слушание. Подавайте пример, чтобы поощрять участие и помогать задавать тон для продуктивной встречи.

• Назначьте следующие шаги. Перед окончанием собрания повторите все принятые решения и дайте участникам последнюю возможность высказаться. Затем назначьте четкие задачи отдельным лицам, чтобы все знали, что им нужно делать дальше. Это может побудить участников взять на себя ответственность за свои конкретные задания, создать ответственность и помочь вашей команде уложиться в сроки.

Что делать, если не получается встретиться лицом к лицу

Если вы не можете провести личную встречу из-за расстояния, мер предосторожности для здоровья или противоречивых графиков, вы все равно можете эффективно общаться, выбрав лучший способ общения в зависимости от ваших потребностей. Вот несколько альтернативных методов связи, которые стоит рассмотреть:

• Видеозвонок: если вы не можете встретиться лично, рассмотрите возможность вместо этого запланировать видеозвонок. Видеозвонки — отличный вариант для встреч с новыми клиентами, коллегами или коллегами, потому что они все еще могут дать вам ощущение личного общения, предоставляя вам некоторые невербальные сигналы, такие как выражение лица и зрительный контакт. Видеозвонки также могут быть полезны, если вы ищете групповой вклад, выдвигаете новые идеи, представляете проект или решаете деликатный вопрос.

• Телефонный звонок. Телефонный звонок также является хорошим выбором, если вы не можете встретиться лицом к лицу. Хотя вы, возможно, не сможете уловить невербальные сигналы, такие как язык тела во время телефонного звонка, вы все равно можете обращать внимание на тон голоса и интонацию, которые помогут вам правильно интерпретировать то, что пытаются передать другие участники. Телефонные звонки могут быть эффективным способом задать вопросы, требующие немедленного ответа, обсудить темы, которые могут иметь несколько дополнительных вопросов, или затронуть деликатные темы.

• Электронная почта: если вы не можете провести встречу лицом к лицу, с помощью видеозвонка или по телефону, вы можете рассмотреть возможность использования электронной почты для общения. Электронная почта может быть полезна для того, чтобы задавать вопросы, не требующие немедленного ответа, или для передачи документов и визуальных ресурсов, которые необходимо просмотреть другому человеку.

• Текстовое или мгновенное сообщение. В зависимости от ваших отношений с другим человеком и его предпочтений в общении, текстовое или мгновенное сообщение также может подойти для быстрых вопросов, требующих немедленного ответа. Это может быть полезным методом общения для мелких вопросов, но он не должен полностью заменять встречи.