8 вопросов для собеседования с помощником руководителя (с примерами ответов)

23 июля 2021 г.

Если вам предстоит собеседование с помощником руководителя, рекомендуется спланировать и потренировать свои ответы, чтобы произвести хорошее впечатление на потенциальных работодателей. В этой статье мы обсудим, что такое исполнительный помощник, общие вопросы, которые вам могут задать на собеседовании, и как ответить на несколько примерных вопросов.

Что такое исполнительный помощник?

Исполнительный помощник похож на административного помощника или секретаря, потому что они помогают и поддерживают других людей в их работе. Однако помощники руководителя обычно отвечают за помощь одному руководителю и могут обучать или контролировать других офисных сотрудников. Некоторые из подробных обязанностей исполнительного помощника включают в себя:

• Отвечать на звонки, принимать сообщения и переадресовывать телефонные звонки нужному человеку

• Решение простых бухгалтерских задач.

• Использование компьютерных программ, таких как текстовые процессоры, электронная почта, электронные таблицы и программное обеспечение для презентаций

• Приветствие посетителей

• Организация командировок для руководителей

• Чтение и анализ входящих заметок и материалов

• Выполнение иных поручений руководителя по запросу

Прочитайте больше: Вопросы на собеседовании для помощника по административным вопросам

Общие вопросы для собеседования с помощником руководителя с примерами ответов

У каждого бизнеса могут быть определенные вопросы относительно вашей квалификации, требований работы и руководителя, на которого вы будете работать. Тем не менее, вот несколько общих вопросов, которые вам могут задать во время собеседования с помощником руководителя, а также советы, как на них ответить:

• Почему вы хотите быть помощником руководителя?

• Как вы расставляете приоритеты в своем обычном рабочем дне помощника руководителя?

• Как бы вы оценили свое владение компьютером?

• Как вы справляетесь с трудными личностями на работе?

• Вы раньше руководили другими сотрудниками офиса?

• Как вы справляетесь со стрессом и давлением?

• Приведите мне пример, когда вам пришлось сотрудничать с командой, чтобы решить проблему для руководителя.

• Как вы предугадываете потребности руководителя?

Почему вы хотите быть помощником руководителя?

Интервьюер, скорее всего, задаст вам этот вопрос, чтобы получить точное представление о вашей мотивации работать помощником руководителя. Они также будут оценивать, является ли это временной должностью для вас или карьерой, в которой вы стремитесь развиваться. Лучше всего, если вы ответите на этот вопрос честно, подробно расскажете, почему вы решили стать помощником руководителя и чего вы надеетесь достичь. в будущем.

Пример: «Я решил стать помощником руководителя, потому что думал, что мои навыки отлично подойдут для этой должности. Мне нравится организовывать, организовывать мероприятия или встречи и помогать тем, кто нуждается в моей помощи. Я также знал, что могу многому научиться. став помощником исполнительного директора, я буду делать разные вещи, потому что каждый день уникален, поскольку возникают новые проблемы. Я надеюсь и дальше применять свои навыки на этой важной должности, поддерживая одного из ваших руководителей».

Как вы расставляете приоритеты в своем обычном рабочем дне помощника руководителя?

Вы должны быть высокоорганизованным помощником руководителя и соответственно планировать свой день. Ваш потенциальный работодатель захочет получить представление о вашем процессе, чтобы увидеть, соответствует ли он их потребностям. Определите некоторые ключевые привычки расстановки приоритетов, которые у вас есть на ваших нынешних или прошлых должностях, которые помогут вам организовать и расставить приоритеты для этой будущей должности.

Пример: «Я расставляю приоритеты задач с помощью электронного списка дел и календаря. Я оцениваю свои сроки и выполняю самые неотложные или сложные задачи в первую очередь. Я также могу быстро адаптироваться, когда появляются новые задачи или проекты».

Как бы вы оценили свое владение компьютером?

Большая часть вашей работы, скорее всего, будет выполняться с использованием компьютерных программных систем. Ваш работодатель захочет убедиться, что вы знаете, как правильно использовать эти системы. Может быть полезно, если вы предоставите обзор систем, которые вы знаете, как использовать в своем ответе.

Пример: «Я бы оценил свои навыки работы с компьютером как высокие. Я работал с разнообразным программным обеспечением и знаю, как самостоятельно устранять небольшие неполадки с компьютером. Я знаю, как составлять электронные таблицы, использовать текстовые процессоры и программы для планирования».

Как вы справляетесь с трудными личностями на работе?

Интервьюер хочет получить представление о вашем темпераменте, чтобы оценить, сможете ли вы обращаться с людьми, с которыми вы можете столкнуться, работая помощником руководителя в их организации. Лучше всего ответить на этот вопрос с пониманием и уверенностью.

Пример: «Я понимаю, что некоторые личности, с которыми я столкнусь на этой должности, могут быть трудными. У меня достаточно терпения и коммуникативных навыков, чтобы с легкостью справляться с трудными личностями, не обижаясь лично».

Вы раньше руководили другими сотрудниками офиса?

Этот вопрос позволяет вам объяснить свой уровень знаний и опыта руководящей работы. Если вам задают этот вопрос во время собеседования, то работа, скорее всего, потребует от вас надзора за другими в дополнение к управлению своими собственными задачами.

Пример: «Я руководил небольшой группой из четырех членов команды, включая стажеров и администраторов, выполняя свою работу».

Как вы справляетесь со стрессом и давлением?

Когда вам задают этот вопрос, он должен оценить вашу умственную выносливость. Многие офисы работают быстро и требуют, чтобы задачи выполнялись в строгие сроки. Попробуйте упомянуть предыдущие моменты, которые позволили вам хорошо справляться со стрессом и давлением.

Пример: «Я хорошо подготовлен для работы в быстро меняющейся и напряженной среде. Я хорошо поработал, уложившись в строгие сроки, и я готов приложить все усилия, чтобы выполнить необходимые задачи правильно и вовремя. Я уверен, что я совмещайте работу с личной жизнью, чтобы избежать выгорания, поэтому я постоянно обновляюсь и готов к работе».

Прочитайте больше: 16 советов, когда вы испытываете стресс на работе

Приведите мне пример, когда вам пришлось сотрудничать с командой, чтобы решить проблему для руководителя.

Большая часть вашей работы, вероятно, будет выполнена индивидуально, но, вероятно, будут случаи, когда вам придется работать в команде, чтобы помочь руководителю с задачей или проектом. Попробуйте использовать пример, где вы можете точно описать задачу и результат.

Пример: «Я работал с командой из пяти человек, чтобы собрать и сжать много страниц важных данных для руководителя. Наша цель состояла в том, чтобы сделать данные более удобочитаемыми и действенными, чтобы руководитель мог принять обоснованное решение для компании на основе данных. Мы разделили нашу работу на пять частей и ежедневно встречались, чтобы обсудить прогресс. Каждый внес свой вклад, и я составил окончательный отчет со сжатыми данными и успешно сдал задание вовремя».

Как вы предугадываете потребности руководителя?

Интервьюер хочет знать, как вы будете действовать, узнав о поведении руководителя, которого вы поддерживаете. Некоторые задачи, которые вы выполняете, скорее всего, не потребуют указаний. Опишите любые процессы, которые вы использовали в прошлом, чтобы наблюдать за своим руководителем и его потребностями.

Пример: «Лучший способ, которым я научился предугадывать потребности руководителей, — это изучать их привычки, наблюдая за их симпатиями и антипатиями, а также за их настроением в любой конкретный день. Затем я соответствующим образом адаптирую свою работу и обязанности, чтобы предвидеть и удовлетворить их потребности».

Прочитайте больше: Образцы резюме помощника руководителя

Вакансии, похожие на помощников руководителя

Если вы изучаете должности помощника руководителя, есть много других подобных вакансий, которые стоит рассмотреть. Вот 10 ролей с соответствующими обязанностями и характеристиками для помощников руководителя:

1. [Office coordinator](q-Office-Coordinator-jobs.html)

2. [Facilities manager](q-Facilities-Manager-jobs.html)

3. [Virtual assistant](q-Virtual-Assistant-jobs.html)

4. [Administrative assistant](q-Administrative-Assistant-jobs.html)

5. [Receptionist](q-Receptionist-jobs.html)

6. [Office assistant](q-Office-Assistant-jobs.html)

7. [Scheduling coordinator](q-Scheduling-Coordinator-jobs.html)

8. [Data entry clerk](q-Data-Entry-Clerk-jobs.html)

9. [Personal assistant](q-Personal-Assistant-jobs.html)

10. [Administrative manager](q-Administrative-Manager-jobs.html)