8 вопросов для собеседования о спорах по счетам (с примерами ответов)

2 апреля 2022 г.

Оспаривание счетов часто является важным навыком для сотрудников, которые работают специалистами по выставлению счетов или кредиторской задолженностью. Многие менеджеры по найму задают вопросы об оспаривании счетов при собеседовании с кандидатами на эти должности, чтобы убедиться, что они понимают, как проверять расхождения в счетах и ​​счетах-фактурах. Если вы претендуете на должность специалиста по выставлению счетов или бухгалтера, может быть полезно изучить некоторые вопросы о спорах по счетам, с которыми вы можете столкнуться на собеседовании.

В этой статье мы перечисляем восемь распространенных вопросов о спорах по счетам, описываем, почему интервьюеры могут их задавать, даем советы о том, как на них отвечать, и приводим примеры ответов, которые помогут вам разработать свои собственные.

8 вопросов для собеседования по поводу споров по счетам с примерами ответов

Вот восемь вопросов для собеседования по урегулированию счетов-фактур, включая советы по ответам на них и примеры ответов, которые помогут вам разработать свои собственные:

1. Что бы вы сделали, прежде чем утвердить счет на оплату?

Обеспечение точности счетов часто является важным навыком для специалистов по выставлению счетов. Это может гарантировать, что компании не будут переплачивать или делать дублирующие платежи. Интервьюеры могут задать этот вопрос, чтобы проверить ваши знания цикла выставления счетов и вашу способность работать в интересах компании.

Отвечая на этот вопрос, подумайте о том, чтобы предоставить достаточно подробностей, чтобы продемонстрировать свой опыт, и при этом сделать свой ответ кратким. Начните с перечисления конкретных шагов, которые вы предпримете, чтобы проверить точность счета, прежде чем он будет очищен для оплаты. Затем вы можете объяснить, почему этот процесс важен и какие преимущества он может принести компании.

Пример ответа: «Я бы начал процесс утверждения со сравнения счета-фактуры с деталями заказа компании и записями о квитанциях. Затем я бы сравнил даты в счете-фактуре с прошлыми счетами-фактурами, чтобы убедиться, что не было повторных списаний. Наконец, я проверял бы у сотрудников, которые разместили и получили заказы, чтобы убедиться, что все доставлено в соответствии с заказом. После выполнения этих шагов я планировал бы платеж поставщику. На моих прошлых должностях я использовал этот процесс для каждого счета, чтобы убедиться, что мой работодатель не понес никаких ненужных расходов».

2. Что бы вы сделали, если бы ваш работодатель оплатил счет дважды?

В некоторых случаях компания может оплачивать счет более одного раза, что приводит к потере значительного дохода. Разрешение таких ситуаций часто является важной задачей для специалистов по биллингу. Интервьюеры могут задать этот вопрос, чтобы проверить ваши знания об общих процедурах разрешения споров по счетам и понять, как вы могли бы работать, если бы вас наняли.

Когда вы отвечаете, часто полезно описать конкретные шаги, чтобы продемонстрировать свою уверенность и опыт. Вы можете начать свой ответ с краткого описания каждого шага процесса связи с коллектором и получения возмещения. Если вы сталкивались с такой ситуацией раньше, возможно, будет полезно описать, как вы ее разрешили.

Пример ответа: «Если бы я обнаружил, что моя компания произвела повторный платеж, я бы начал с проверки транзакций компании. Затем я бы связался с продавцом, чтобы уведомить его о двойном платеже и попросить, чтобы он либо зачислил кредит на наш счет или оформить возмещение. На моих прошлых должностях этого было достаточно, чтобы решить проблему. Если бы повторные платежи происходили часто, я бы позаботился о том, чтобы у нас был специальный сотрудник, проверяющий и утверждающий все счета до оплаты».

3. Какие шаги вы предпримете для разрешения спора по счетам?

Споры по счетам-фактурам часто возникают не только в связи с дублированием платежей. Например, поставщик может отправить своему клиенту счет-фактуру, в которой он взимает плату за неправильную доставку или завышает ее. Менеджеры по найму могут задать этот вопрос, чтобы понять, как бы вы справились с важным спором о счетах на работе.

Поскольку вопрос относительно широк, может быть полезно создать пример сценария, чтобы сделать его более конкретным. Например, вы можете сформулировать свой вопрос как ответ на счет-фактуру, по которому ваша компания переплачивает. Затем вы можете подробно описать шаги, которые вы предпримете для разрешения ситуации. Ваш собственный опыт споров по счетам может быть полезен при ответе на этот вопрос, и вы можете рассмотреть возможность включения деталей с прошлых мест работы.

Пример ответа: «Моя реакция на ситуацию будет зависеть от типа спора, но, по моему опыту, переплата является частой причиной споров по счетам. участников, разместивших заказ. Затем я как можно быстрее отправлял продавцу электронное письмо со счетом, полным описанием причин его отклонения и ожидаемым исправлением со стороны поставщика. В процессе я бы хранить копии всех соответствующих документов и сообщений».

4. Пожалуйста, опишите платежный цикл.

Цикл выставления счетов — это стратегия, которую многие компании используют для равномерного распределения своих операций по выставлению счетов во времени. Часто это важная концепция для специалистов по выставлению счетов, которые занимаются сбором платежей от клиентов. Интервьюер может задать этот вопрос, чтобы оценить ваше понимание общих процедур выставления счетов и ваш опыт отправки счетов.

Отвечая на этот вопрос, начните с объяснения, что такое платежный цикл. Затем вы можете описать, почему так важна настройка цикла выставления счетов, и перечислить некоторые преимущества, которые он предоставляет. Затем вы можете перечислить шаги, которые обычно составляют цикл выставления счетов, используя свой собственный опыт для обоснования вашего ответа.

Пример ответа: «Цикл выставления счетов относится к графику, который компания использует для выставления счетов своим клиентам за услуги или продукты, которые она предоставляет на регулярной основе. Моя последняя компания использовала ежемесячный цикл выставления счетов для большинства клиентов, сохраняя годовой цикл для некоторых. Цикл обычно состоит из определения стоимости оказанных услуг, создания и отправки счетов и получения оплаты. Некоторые циклы также включают короткий льготный период, после которого к счету начисляются штрафы за просрочку платежа».

5. Как бы вы объяснили оплачиваемую и неоплачиваемую работу?

Клиентские услуги компании часто делятся на оплачиваемые и неоплачиваемые работы. Это различие часто имеет жизненно важное значение для специалистов по выставлению счетов и может помочь им определить, что взимать со своих клиентов или что платить, когда они получают счет. Интервьюеры могут задать этот вопрос, чтобы оценить ваше понимание основных процессов выставления счетов и причин споров по счетам.

Отвечая на этот вопрос, вы можете начать с описания основной концепции оплачиваемой и неоплачиваемой работы и объяснения, почему это важно. Затем вы можете привести пример, чтобы продемонстрировать свой опыт и пояснить свой ответ. Если возможно, было бы также полезно объяснить, какую роль эти понятия играют в спорах по счетам.

Пример ответа: «Оплачиваемая работа относится к услугам, за которые компания выставляет счета своим клиентам, а неоплачиваемая работа относится к действиям, за которые клиент не платит. Неоплачиваемая работа часто включает внутренние процессы, такие как ремонт, мероприятия для персонала и исправление ошибок, а также работу, которая выходит за рамки контракта. На прошлых работах я получал счета, которые включали плату за неоплачиваемую работу, которая требовала исправления перед оплатой».

6. Какие шаги вы предпримете для обеспечения своевременного получения счетов?

Своевременное получение счетов является важным элементом денежного потока компании и отношений с клиентами. Обеспечение своевременного сбора счетов также может помочь предприятиям избежать споров по счетам. Менеджеры по найму могут задать этот вопрос, чтобы проверить вашу способность оптимизировать процессы выставления счетов. Ваш ответ также может продемонстрировать вашу способность избегать споров по счетам, а также разрешать их.

Отвечая на этот вопрос, постарайтесь дать развернутый ответ и перечислите несколько методов, которые вы могли бы использовать для обеспечения своевременного сбора счетов. Как и в случае с другими вопросами, полезно подумать о своем прошлом опыте. Это поможет вам дать более конкретный ответ и продемонстрирует ваш опыт работы с процессами выставления счетов.

Пример ответа: «Каждый раз, когда я начинаю работать в новом отделе, я начинаю с разработки четкой политики в отношении оплаты счетов, штрафов за просрочку платежа и сбора средств, которой я делюсь со всеми поставщиками. Я также гарантирую, что информирую новых поставщиков о наших правилах в первый же день. мы встречаемся с ними. В случае просроченных платежей я бы ввел политику регулярного обращения к поставщику, начиная с первого дня после крайнего срока. Чтобы стимулировать оплату, я также гарантировал бы точность счетов-фактур моего отдела, представил бы планы платежей и работать над улучшением отношений с поставщиками».

7. В чем важность оспаривания счетов?

Это пример более общего вопроса, который может задать вам интервьюер. Этот вопрос может помочь интервьюерам понять ваш подход к спорам по счетам и оценить вашу способность вписаться в их команду бухгалтеров. Отвечая на этот вопрос, постарайтесь учитывать важность споров по счетам в повседневной работе, а также их долгосрочное влияние. Подумайте о том, чтобы описать, как хорошо организованные споры по счетам могут помочь компании стать более прибыльной и поддерживать хорошие отношения с клиентами.

Пример ответа: «Оспаривание счетов-фактур является жизненно важной задачей, которая может обеспечить здоровье бизнеса. Одним из важных результатов оспаривания счетов-фактур является то, что оно гарантирует, что сотрудники получают продукты и услуги, необходимые им для выполнения своих задач. Это также может гарантировать, что компания позволяет избежать расточительных расходов на двойные платежи или переплаты. В долгосрочной перспективе успешный спор по счетам может обеспечить операционную стабильность и прибыльность бизнеса».

8. Объясните некоторые распространенные причины споров по счетам.

Споры по счетам могут возникать по разным причинам, в том числе из-за неточных списаний, смены заказов или повторных платежей. Понимание этих причин часто важно для сотрудников, работающих в сфере выставления счетов или бухгалтерского учета. Менеджеры по найму могут задать этот вопрос, чтобы оценить ваше понимание основ выставления счетов и вашу способность реагировать на распространенные проблемы. Отвечая на этот вопрос, вы можете перечислить некоторые из наиболее распространенных причин споров по счетам, в том числе те, с которыми вы сталкивались на прошлых местах работы.

Пример ответа: «Во время моей работы специалистом по выставлению счетов я сталкивался со многими типами споров по счетам. Некоторые из наиболее распространенных — это чрезмерные платежи, за которыми следуют двойные платежи, неудовлетворенность услугами, неполные заказы и просроченные платежи. В некоторых случаях я также сталкивались со спорами из-за того, что клиент не получил счет-фактуру или из-за того, что в то время у него не было ресурсов для оплаты».