8 примеров делового письма

1 апреля 2021 г.

Профессионалы используют различные примеры делового письма для общения со своими коллегами, сотрудниками и клиентами. Намеченная цель этих деловых сообщений может повлиять на их формат или содержание. Когда вы разберетесь в различных типах делового письма, вы сможете использовать эти знания для более эффективного общения и привлечения читателей. В этой статье мы объясним различные типы делового письма, приведем общие примеры и дадим советы по улучшению ваших навыков.

Виды деловой переписки.

Деловое письмо относится к письменному общению с коллегами, руководителями, клиентами и другими заинтересованными сторонами в бизнесе. Содержание или цель этих сообщений могут варьироваться в зависимости от категории делового письма. В этом списке представлены четыре основных типа делового письма:

• Учебное: Учебное деловое письмо направлено на предоставление указаний или указаний читателям. Например, руководство пользователя может дать сотрудникам пошаговый процесс выполнения задачи.

• Информационное: Информационное деловое письмо служит для информирования читателей или записи информации, связанной с бизнесом. Например, финансовый отчет документирует финансовые результаты бизнеса и связанную с ним деятельность.

• Убедительный: убедительный деловой текст убеждает или влияет на своих читателей, как правило, для того, чтобы заставить их почувствовать что-то положительное. Например, организации используют предложения для демонстрации своего бизнеса и заключения контрактов с клиентами.

• Транзакционный: транзакционное деловое письмо относится к повседневному общению, проводимому на работе или связанному с бизнесом. Например, консультант, работающий над проектом, может отправить клиенту счет с подробным описанием своих услуг и соответствующей платежной информацией.

Типичные примеры деловой переписки

Вы можете использовать следующий список, чтобы узнать о восьми распространенных примерах делового письма, с которыми вы можете столкнуться на рабочем месте:

Деловые письма

Деловое письмо служит примером транзакционного делового письма. Это официальный печатный документ, который человек отправляет коллеге, руководителю или профессиональному партнеру. Как правило, люди используют этот тип делового письма при общении, связанном с работой или бизнесом.

Например, сотрудник может написать заявление об увольнении, чтобы сообщить о своем решении уйти с работы. Или специалист по продажам может рассылать своим клиентам рекламные письма, чтобы представить новый продукт и описать его функции. Существует несколько видов деловых писем, в том числе:

• Письма с деловыми предложениями

• Письма рекомендации

• Письма после интервью

• Письма с предложениями

• Заявления об увольнении

Хотя содержание варьируется, деловые письма, как правило, следуют определенному формату. Он должен включать контактную информацию отправителя и получателя, официальное приветствие, заключительное заявление и подпись отправителя. Основная часть письма может состоять из одного или нескольких абзацев, передающих предполагаемое сообщение. Из-за своего формального характера и времени, которое может потребоваться для отправки, этот тип деловой переписки не подходит для быстрой отправки сообщений.

электронные письма

Электронная почта — еще один пример транзакционного делового письма. Вероятно, это тип делового письма, который профессионалы используют чаще всего. Используя электронную почту, отправитель может почти мгновенно передать свое сообщение получателю через Интернет.

Как правило, человек отправляет электронное письмо коллегам или клиентам, чтобы предоставить информацию или попросить их предпринять какие-либо действия. Например, руководитель может отправить электронное письмо одному из своих сотрудников с просьбой собрать информацию о новом продукте. Или команда, работающая над проектом, может отправить клиенту электронное письмо с подробной информацией о своем прогрессе.

Как и деловое письмо, деловые электронные письма часто содержат приветствие, заключительное заявление и контактную информацию отправителя. Хотя электронная почта, как правило, является менее формальным методом общения, они все же должны следовать соответствующему языку и грамматике, чтобы продемонстрировать профессионализм на рабочем месте.

Как правило, электронное письмо относительно короткое и передает одно сообщение или цель, потому что получатели могут не тратить слишком много времени на чтение электронных писем. Одним из важных элементов электронного письма является его строка темы, которая может предоставить контекст того, что читатель может ожидать найти в своем сообщении.

Заметки

Деловая записка представляет собой пример учебного делового письма. Это краткий, менее формальный метод передачи информации внутри организации. Обычно компании используют записки для массовой коммуникации, а не для личных сообщений. Например, отдел кадров может направить сотрудникам служебную записку об изменениях в процедурах или политике компании. Или менеджер может отправить его внутренним заинтересованным сторонам, информируя их о запуске нового продукта.

Памятка обычно представляет собой краткое сообщение, сосредоточенное на одной цели, поэтому ее чтение не займет много времени. Хотя он менее формален, чем отчет или деловое письмо, он все же должен поддерживать язык, подходящий для рабочего места. Как и другие типы делового письма, заметки могут включать в себя введение, основной абзац, заключение и контактную информацию отправителя. Заметки часто используют заголовок, чтобы информировать получателей о цели сообщения, и могут включать другие детали, например дату.

Справочники

Справочник или руководство служит еще одним примером учебного делового письма. Ан справочник сотрудника предоставляет информацию сотрудникам, чтобы убедиться, что они понимают и соблюдают политики и процедуры компании.

Некоторые сотрудники получают инструкции, содержащие инструкции, которым они могут следовать, чтобы выполнять свою работу или выполнять определенные задачи. В зависимости от размера организации владелец бизнеса или отдел кадров могут помочь составить этот документ. Они также могут проконсультироваться с юристом, чтобы помочь составить формулировку любых юридических условий.

Справочник инструктирует сотрудников, поэтому он должен использовать простой и лаконичный язык, чтобы обеспечить их понимание. Он также включает важную информацию, которую сотрудники должны знать для выполнения своей работы или соблюдения стандартов компании. Например, в справочнике описывается политика компаний в отношении вознаграждения, дресс-кода, выходных и расписаний. Он также может предоставлять информацию о компании, такую ​​как ее миссия, ценности, история и условия найма. Сотрудникам нужна вся эта информация в простой для понимания форме, чтобы расширить их возможности на работе.

Деловые отчеты

Бизнес-отчет представляет собой пример информационного делового письма. Этот тип документа содержит важную информацию о бизнесе или конкретном проекте. Как правило, его целью является предоставление данных, исследований и другой информации, чтобы помочь менеджерам, руководителям или другим заинтересованным сторонам принимать решения, связанные с бизнесом. Предприятия используют различные типы отчетов, такие как:

• Отчеты о соответствии

• ТЭО

• Отчеты о расследованиях

• Отчеты с рекомендациями

Написание бизнес-отчета требует объективности, а не вставки личного мнения по этому вопросу. Читатели должны полагаться на факты, исследования и данные, содержащиеся в нем, чтобы принять решение. Однако отчеты, включающие разделы рекомендаций, допускают некоторые мнения, когда автор предлагает возможные решения проблем. Формат может различаться, но бизнес-отчеты обычно включают следующие элементы:

• Управляющее резюме

• Оглавление

• Введение

• Основной абзац (ы)

• Заключение

• использованная литература

• Приложение

Повестка дня встречи

Повестка дня собрания служит еще одним примером информационного делового письма. Это документ, в котором излагаются темы, затронутые на встрече, и цели, которые она ставит перед собой. Лицо, ведущее собрание, может составить повестку дня или делегировать задачу кому-то другому.

Этот документ устанавливает план, и каждый участник получает распечатанную копию, чтобы помочь им следовать и оставаться в курсе темы. Этот тип делового письма необходим, потому что он может помочь сделать встречи более эффективными и продуктивными.

Повестка дня собрания служит планом, поэтому она не требует формального написания. Вместо этого он может использовать неполные предложения, стенограммы или маркеры. Писатель также включает расписание событий — они определяют вопросы или информацию, которые необходимо решить, задачи, которые необходимо выполнить, и людей, которые будут с ними работать. Он также определяет, сколько времени нужно выделить на каждую задачу или тему. Повестка дня собрания также может включать другие детали, такие как дата, время и место проведения собрания.

пресс-релизы

Пресс-релиз может служить примером убедительного делового письма. Организации используют пресс-релизы, чтобы делиться объявлениями или новостями с внешней аудиторией. Как правило, у них есть отдел коммуникаций или связей с общественностью, который занимается этой задачей.

Компании могут публиковать пресс-релизы на своих веб-сайтах или в новостных изданиях, будь то в Интернете или в газетах. Его цель часто состоит в том, чтобы продвигать организацию или укреплять ее репутацию, хотя организация иногда должна использовать пресс-релиз в ответ на негативные новости или события.

Поскольку пресс-релизы доходят до общественности, они должны использовать профессиональный язык и точную информацию. Он не должен превышать 500 слов, чтобы заинтересовать читателей. Часто писатели могут добавить интерес или более личный элемент, включив отзывы или цитаты соответствующих заинтересованных сторон.

Информационные бюллетени

А Новостная рассылка является примером делового письма, которое организации могут использовать внутри и снаружи. В то время как внутренние информационные бюллетени служат информационным целям, внешние информационные бюллетени могут быть убедительной формой делового письма.

В организации может быть внутренний персонал, такой как отдел связи или отдел кадров, который составляет и распространяет запланированный информационный бюллетень, который предоставляет сотрудникам новости и другую важную информацию о компании. Или они могут рассылать информационный бюллетень по регулярному графику, например ежемесячно, своим клиентам, чтобы информировать их о компании и ее продвигаемых продуктах или услугах.

Информационные бюллетени обычно представляют собой менее формальный тип делового письма. Внутренние информационные бюллетени компании могут использовать более спокойный язык, чтобы привлечь внимание к предстоящим событиям, отпраздновать недавние успехи или выделить впечатляющих сотрудников.

Точно так же внешние информационные бюллетени, как правило, используют более непринужденный стиль, чтобы привлечь внимание своих клиентов. Информационные бюллетени также могут включать визуальные элементы, чтобы сделать читателей более вовлеченными. Формат может варьироваться, но компании должны стараться придерживаться своего стиля, чтобы получатели каждый раз знали, чего ожидать.

Советы по эффективному деловому письму

Если вы хотите улучшить свои навыки, попробуйте включить некоторые из следующих советов в свое следующее письменное деловое общение:

Будьте лаконичны

При переписке с коллегами-профессионалами постарайтесь, чтобы ваше сообщение было кратким. В рабочее время у ваших получателей может не быть много времени, чтобы прочитать ваше сообщение. Вырежьте ненужные слова или не относящуюся к делу информацию и сосредоточьте свои сообщения на главном.

Подстраивайтесь под свою аудиторию

Прежде чем писать, подумайте о своих читателях. Этот шаг может помочь вам определить, какой тип контента является необходимым, а какой нет, а также выбрать подходящий язык и тон для использования. Например, когда вы пишете кому-то за пределами вашей отрасли, вам следует избегать использования отраслевого жаргона, который может быть им не знаком. Или электронное письмо руководителю может потребовать более формального тона, чем то, которое вы отправляете близкому коллеге.

Разделить текст

Некоторым людям трудно читать или фокусироваться на больших текстовых блоках. Разбивайте разные идеи на новые абзацы или используйте маркеры, чтобы быстро донести идеи до читателей. Вы также можете включить такие элементы, как заголовки, чтобы добавить контекст или продемонстрировать свои основные идеи.

Используйте шаблоны

Если у вас есть определенные типы делового общения, которые вы используете регулярно, попробуйте найти или создать шаблоны, чтобы сделать процесс более эффективным. Например, шаблоны позволяют вам заполнять пробелы, а не начинать заново каждый раз, например, когда вам нужно написать повестку дня собрания. Некоторые компании даже предоставляют шаблоны сотрудникам, чтобы документы, такие как бизнес-отчеты или презентации, сохраняли согласованность.

Проверьте свою работу

Вы всегда должны проверять свои документы перед отправкой или подачей. Не забудьте исправить и удалить любые орфографические, грамматические или другие ошибки. Безошибочный документ впечатляет читателей и демонстрирует ваш профессионализм. Вы также можете попросить коллегу прочитать его, чтобы убедиться, что вы ничего не пропустили.