8 ключевых компонентов планов управления рисками

1 июля 2021 г.

План управления рисками помогает командам подготовиться к непредвиденным событиям, чтобы сохранить проект в рабочем состоянии. В этом документе команда определяет потенциальные риски или проблемные области и разрабатывает методы их предотвращения или реагирования на них. Хотя планы управления рисками различаются в зависимости от проекта, изучение их основных компонентов поможет вам создать этот документ и обеспечить бесперебойную работу проекта. В этой статье мы обсудим ключевые компоненты эффективного плана управления рисками и их важность.

Что такое план управления рисками?

План управления рисками — это документ, определяющий потенциальные риски для проекта. Этот документ также позволяет командам анализировать риски и оценивать вероятность их возникновения. Затем команда проекта разрабатывает методы предотвращения рисков или реагирования на них и уменьшения их потенциального воздействия. Затем они могут назначить координирующие роли и обязанности, чтобы обеспечить бесперебойную работу проекта. Менеджер проекта обычно готовит этот план, чтобы сообщить о потенциальных рисках заинтересованным сторонам и их методах их снижения.

Почему важен план управления рисками?

План управления рисками важен, потому что он позволяет проектным группам чувствовать себя более подготовленными к трудностям и более эффективно справляться с ними. В некоторых ситуациях команда может выявить риски и разработать методы, которые помогут их полностью избежать. В результате этот документ часто представляет собой важнейший компонент процесса управления проектом. Выявляя потенциальные риски, которые могут негативно повлиять на проект, и разрабатывая планы на случай непредвиденных обстоятельств, команды могут сэкономить ценные ресурсы и обеспечить выполнение проекта без существенных сбоев.

8 компонентов плана управления рисками

Планы управления рисками часто включают несколько ключевых компонентов, которые можно настроить в соответствии с потребностями вашего проекта или организации. Эти компоненты включают в себя:

1. Резюме

Окончательная версия вашего плана управления рисками обычно включает краткое изложение проекта и его объема работ. В этом разделе также сообщаются знания команды о потенциальных рисках во время проекта. Хотя в сводке обычно не определяются конкретные риски, в ней может быть представлен обзор уровня или типов рисков, с которыми команда может столкнуться.

2. Определения

Вы можете включить раздел определений, чтобы убедиться, что заинтересованные стороны понимают ваши методы оценки и анализа рисков. Например, ваша матрица вероятности и воздействия может определять риски с помощью фраз. В разделе определений вы можете описать, что означает каждый рейтинг. Например, «очень низкий» рейтинг представляет риск, возникновение которого очень маловероятно, а «высокий» рейтинг представляет риск, который может возникнуть в разумных пределах, и поэтому требует дополнительного обсуждения. Внедрение этих определений также помогает вашей команде поддерживать согласованность на протяжении всего процесса оценки рисков и управления ими.

3. Подход и методология

Раздел «Подход и методология» вашего плана управления рисками определяет подход вашей команды к выявлению, управлению и смягчению рисков. В этом разделе могут быть подробно описаны конкретные инструменты или методы, используемые вашей командой, а также любые результаты, которые вы планируете получить. При обсуждении вашего подхода вы также можете включить детали проекта, связанные с общением и отслеживанием. Например, ваш план может определять, как команда общается и документирует риски и соответствующие ответы. Это может также включать в себя то, как команда отслеживает потенциальные риски и ход реагирования.

4. Командные роли и обязанности

В этом разделе определяются роли, задачи и результаты, назначенные членам команды. В плане управления рисками эти факторы могут соответствовать конкретным сценариям риска, определенным вашей командой. Вы можете часто использовать матрицу RACI (Ответственный, Подотчетный, Консультируемый и Информированный) для выполнения этого процесса. Во-первых, ваша команда определяет роли в проекте и задачи или результаты управления рисками, которые ваша команда должна выполнить в ходе проекта.

Затем вы можете просмотреть список задач и назначить каждую из них человеку в команде, который будет нести ответственность за ее управление. Например, вы можете определить риск исчерпания определенного ресурса. Ваш план может возложить на члена команды обязанность связаться с вашим поставщиком, чтобы приобрести больше этого ресурса, если произойдет событие риска. Вы также можете подумать о том, чтобы определить других лиц, с которыми вам может понадобиться консультация или информирование о ходе и завершении каждой задачи.

5. Бюджетирование и планирование

При управлении рисками вам необходимо учитывать бюджет и график, чтобы ваш проект оставался в силе. При необходимости вы можете включить процесс оценки и управления рисками в график и бюджет проекта. Например, вам может потребоваться оценить стоимость ресурсов или инструментов, которые ваша команда может использовать, чтобы избежать или смягчить определенное событие риска. В ходе этого процесса вы также можете обсудить, как события риска, выявленные вашей командой, могут повлиять на ваш общий график и бюджет. Эти шаги помогут вам создать более комплексный проект и бюджет, учитывающие потребности вашей команды в отношении рисков.

6. Матрица вероятности и влияния

Этот инструмент, также известный как матрица оценки рисков, помогает оценивать риски на основе их вероятности и воздействия. На этой диаграмме перечислены потенциальные риски, которые выявляет ваша команда, а затем они сопоставляются в соответствии с вероятностью их возникновения и уровнем их воздействия. Вы можете определить вероятность, используя проценты, обычно от 0% (нет шансов) до 100% (вероятность). Вы также можете использовать фразы от «очень маловероятно» до «весьма вероятно». При определении воздействия вы можете описать потенциальное влияние каждого риска на график, бюджет или производительность проекта. Вы также можете ранжировать серьезность этих воздействий от очень низкой до очень значительной.

Эта матрица помогает получить ценную информацию о рисках, которые могут нарушить или иным образом повлиять на ваш проект. В результате ваша команда может разработать порог и приоритеты для ответов. Например, риск, который вы определили, имеет низкую вероятность возникновения и незначительное влияние, представляет собой событие, которое не требует больших усилий от вашей команды. Между тем, риск с более высокой вероятностью возникновения и значительным потенциальным воздействием представляет собой приоритет для вашей команды, чтобы планировать и быстро принимать меры.

7. Структура распределения рисков

Структура разбивки рисков — это диаграмма, в которой подробно описаны категории рисков, с которыми может столкнуться ваш проект. Вы можете упорядочить эти риски в зависимости от вероятности их возникновения и потенциального воздействия на ваш проект. Ваша команда и заинтересованные стороны проекта могут использовать эту структуру разбивки рисков для организации и оценки пороговых значений риска проекта. Например, вы можете поместить категорию риска с наибольшей вероятностью или наиболее значительным влиянием в верхней части диаграммы. В результате любые выявленные вами риски, относящиеся к этой категории, представляют собой риски, которые имеют наивысший приоритет для принятия мер.

Категории риска, которые вы определяете, часто различаются в зависимости от вашего проекта или отрасли. Однако вы можете начать с нескольких общих категорий риска:

• Риски управления проектом: Эти риски представляют собой риски, связанные с процессом управления проектом. Например, вы можете определить риски, связанные с бюджетом проекта, ресурсами или методами коммуникации.

• Технические риски. Технические риски представляют собой риски, характерные для вашего проекта. Например, вы можете определить риски, связанные с технологиями, инструментами или процессами, которые ваша команда использует на протяжении всего проекта.

• Организационные риски. Организационные риски представляют собой риски, связанные с внутренними операциями вашей организации. Например, вы можете определить риски, связанные с логистикой или наличием ресурсов и финансирования.

• Внешние риски. Внешние риски представляют собой риски, возникающие из-за факторов за пределами вашей организации. Например, вы можете определить риски, вызванные клиентами, вашей отраслью или экономикой.

8. Реестр рисков

Реестр рисков представляет собой таблицу, которая документирует риски, меры реагирования и обязанности в одном месте. Этот инструмент помогает организовать и представить ваш план управления рисками в удобном для чтения и простом формате. Он служит сводкой предыдущих компонентов, которые обычно содержат больше деталей, чем регистр. Таблица реестра рисков обычно включает следующие столбцы:

• Описание риска: этот раздел состоит из названия события риска или его краткого описания.

• Вероятность: этот раздел включает вероятность риска, определяемую вашей матрицей воздействия и вероятности.

• Воздействие: В этом разделе кратко описаны потенциальные последствия или влияние на ваш проект в случае возникновения риска.

• Приоритет: на основе вашей матрицы вероятности и воздействия вы можете ранжировать свои риски в порядке от самого высокого до самого низкого приоритета.

• Ответ: Для каждого риска предоставьте краткое описание запланированных действий вашей команды по его устранению или предотвращению (по возможности).

• Уполномоченный: в этом разделе укажите имя и контактную информацию лица, ответственного за управление каждым риском или связанными с ним задачами.