Как создавать планы управления рисками (с советами)

20 мая 2021 г.

Проект не всегда идет точно по плану, поэтому руководители проектов часто создают планы управления рисками, чтобы подготовиться к неожиданным результатам. Этот документ помогает проектным группам выявлять потенциальные события, которые могут повлиять на их проект, и разрабатывать меры реагирования на них. Изучение процесса разработки плана управления рисками может помочь вам обеспечить бесперебойную работу ваших проектов. В этой статье мы обсудим планы управления рисками, их преимущества, а также полезные шаги и советы, которые вы можете использовать для успешного создания этих документов.

Что такое планы управления рисками?

План управления рисками — это документ, созданный менеджером проекта, который определяет потенциальные риски для проекта. Этот документ позволяет руководителю проекта оценить возможные последствия рисков и вероятность их возникновения. Как только команда проекта осознает потенциальные риски, ее участники могут приступить к разработке стратегий реагирования, которые помогут им смягчить или избежать этих событий и обеспечить бесперебойный процесс проекта. План проекта позволяет им подготовиться к непредвиденным событиям и чувствовать себя уверенно в отношении рисков, если они произойдут.

Преимущества использования плана управления рисками

Планы управления рисками представляют собой важный компонент процесса управления проектом. Разработка плана управления рисками может обеспечить многочисленные преимущества для ваших проектов, в том числе:

• Подготавливает проектные группы: раннее выявление рисков в процессе управления проектом подготавливает вашу команду к потенциально опасным событиям. Наличие организованного плана гарантирует, что команда сможет эффективно его реализовать и более эффективно справляться с трудностями.

• Помогает будущим проектам: когда менеджеры проектов создают планы управления рисками, они могут сохранять их, чтобы помочь планировать будущие проекты. Они также могут использовать их в качестве шаблонов для обмена с коллегами или преемниками, которым необходимо управлять процессом управления проектом.

• Поддерживает планы управления проектом: распознавая потенциальные риски, руководитель проекта может разработать бюджеты на непредвиденные обстоятельства или ресурсы, которые им могут понадобиться в случае возникновения риска. В результате они могут вводить эти непредвиденные обстоятельства в общий документ по управлению проектом для более точного планирования.

• Помогает уменьшить влияние рисков: частью процесса управления рисками является разработка мер реагирования команды на различные риски. Заблаговременно разрабатывая стратегии, команда может счесть возможным ограничить влияние конкретных событий риска на проект или избежать их.

Каковы различные виды рисков?

Хотя риски для каждого проекта могут различаться, существует несколько категорий рисков, с которыми вы можете столкнуться. При разработке плана управления рисками вы можете использовать эти категории для выявления и определения потенциальных рисков, с которыми сталкивается ваш проект:

• Технические риски: Эта категория представляет собой определенные риски, связанные с проектом, такие как риски, связанные с используемой технологией или требованиями к готовому продукту, производительностью и качеством.

• Риски управления проектом: эта категория представляет риски, связанные с процессом управления проектом, такими как планирование проекта, составление графиков, бюджеты и ресурсы.

• Организационные риски: эта категория представляет риски, которые могут возникнуть из-за организационных факторов, таких как логистика, зависимости проекта и ресурсы.

• Внешние риски: эта категория представляет риски, вызванные сущностями за пределами организации, такими как клиенты, пользователи или рынок.

Как создать план управления рисками

Вы можете использовать следующие шаги в качестве руководства для создания эффективного плана управления рисками:

1. Определите потенциальные риски

Чтобы разработать план управления рисками, вам и членам вашей команды необходимо определить риски, которые могут повлиять на ваш проект. Вы можете использовать различные категории риска, чтобы распознать потенциальные неопределенные или неожиданные события, с которыми вы можете столкнуться. При выполнении этого шага постарайтесь получить как можно больше мнений от лиц, участвующих в проекте. Эти мнения помогут вам взглянуть на ситуацию с разных точек зрения. Вы можете использовать несколько методов для выявления рисков, в том числе:

• Проведение семинара по рискам: соберите членов вашей команды для группового мозгового штурма, чтобы дать каждому возможность поделиться своими мыслями. У каждого своя уникальная точка зрения, и их объединение может предупредить вас о потенциальных рисках, о которых вы, возможно, не знали сами.

• Проведение интервью с заинтересованными сторонами: вы также можете поговорить один на один с ключевыми заинтересованными сторонами проекта, такими как спонсоры проекта или эксперты в предметной области, чтобы получить представление о рисках. Эти лица могут выделять потенциальные риски на основе своего профессионального опыта или работы над аналогичными проектами.

• Оценка предположений вашего проекта. Предположения проекта представляют ваши убеждения о проекте, основанные на предыдущем опыте. Предположения могут создавать риски, потому что они могут не сбыться, поэтому потратьте время на оценку их достоверности или вероятности, чтобы избежать или смягчить их.

2. Проанализируйте потенциальные риски

Как только вы определили потенциальные риски, вы можете приступить к оценке их качественного и количественного воздействия на проект. Обычно вы исследуете риски на основе трех факторов: последствия этих рисковых событий, вероятность их возникновения и влияние на ваш проект. После определения последствий вы можете оценить вероятность рисков по шкале от низкой вероятности до высокой вероятности возникновения и оценить их потенциальное влияние как низкое, среднее или сильное воздействие. Эти оценки могут помочь вашей команде расставить приоритеты и спланировать самые неотложные риски.

Вы можете использовать матрицу оценки риска, чтобы организовать свои мысли с помощью визуального представления. Эта диаграмма позволяет отображать различные события в зависимости от вероятности и воздействия, упрощая определение событий, представляющих наиболее срочные или серьезные риски. Опять же, ваша команда может использовать этот инструмент для оценки рисков, которым следует отдать приоритет. Например, вы можете сосредоточиться на разработке реакции на риск с высокой вероятностью и значительными последствиями, а затем на риск с низкой вероятностью и незначительным воздействием.

3. Разработайте ответы на риски

Одной из основных целей плана управления рисками является управление, смягчение или предотвращение влияния событий риска на ваш проект. После выявления и анализа рисков вы можете приступить к разработке стратегий предотвращения и реагирования. Эти стратегии обычно направлены на устранение рисков или снижение их воздействия. На этом этапе рассмотрите возможность пересмотра своего плана управления проектом, чтобы разработать свои стратегии. Понимание масштабов проекта, сроков, бюджета и доступных ресурсов может помочь вам разработать конкретные и действенные ответы.

4. Распределите роли и обязанности

Теперь, когда вы понимаете потенциальные риски, стоящие перед вашим проектом, и ваши действия, вы можете поручить членам вашей команды ответственность за конкретные риски. Этот владелец будет нести ответственность за принятие мер, когда произойдет назначенное ему событие риска. Убедитесь, что эти лица понимают, как реализовать стратегию реагирования, и имеют доступ ко всем необходимым ресурсам. Когда это возможно, ваша команда должна определить триггеры событий, которые предупреждают владельцев о необходимости принять меры.

Распределяя обязанности, вы можете поддерживать организованное и эффективное реагирование на риски. Поскольку каждый понимает, какую роль он играет в случае возникновения события, он может действовать быстро и избежать путаницы. Поделитесь своими планами заданий со всей командой. Эта осведомленность гарантирует, что члены вашей команды знают, на кого можно положиться во время события риска или к кому обратиться, если они заметят триггер события.

5. Определите свою толерантность к риску

Ваша матрица оценки рисков позволила вашей команде определить влияние и вероятность различных рисков. Обсудите эти результаты с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы оценить их уровень комфорта. В некоторых ситуациях они могут определить, что негативное влияние слишком велико, что потребует от команды корректировки плана проекта или его масштаба, чтобы избежать этих рисков. Эти заинтересованные стороны могут также предложить рекомендации, связанные с вашими стратегиями реагирования, помогая вам обеспечить соответствие целям проекта.

6. Создайте реестр рисков и поделитесь им

Выполнив эти шаги, вы можете поместить эту информацию в таблицу реестра рисков. Этот визуальный инструмент позволяет организовать план управления рисками и поделиться им с членами команды и соответствующими заинтересованными сторонами. Вы можете отправить этот документ своей команде по электронной почте или опубликовать его в легкодоступной онлайн-папке. Вы можете сделать этот документ доступным для редактирования членами команды, потому что ваш план управления рисками может потребовать внесения изменений на протяжении всего проекта. Совместное использование этого плана гарантирует, что все участники проекта знают о потенциальных рисках и о том, как их распознавать и реагировать на них.

Типовой реестр рисков может содержать следующие столбцы:

• Риск. В этой строке опишите потенциальные риски, выявленные вашей командой.

• Последствия/воздействие: в этой строке описывается влияние этих рисков на ваш проект.

• Вероятность: Укажите вероятность — высокую, среднюю или низкую — возникновения риска на основе вашей матрицы оценки рисков.

• Приоритет: укажите уровень приоритета для устранения каждого риска, опять же на основе вашей матрицы оценки рисков.

• План реагирования: в этой строке опишите стратегию реагирования на каждый риск.

• Владелец риска: перечислите лиц, ответственных за каждый риск, и другие соответствующие сведения о них, например контактную информацию.

7. Продолжайте отслеживать риски

В управлении проектами риск часто представляет собой неожиданное событие. Хотя вы можете создать план управления рисками в начале проекта, продолжайте отслеживать и выявлять риски на протяжении всего проекта. Когда ваша команда обнаружит потенциальный дополнительный риск, вы можете добавить его в свой план и приступить к его анализу и разработке ответных мер. Напомните своим владельцам рисков, чтобы они отслеживали свои риски и вносили коррективы в план по мере необходимости, чтобы информировать всю команду о любых изменениях.

Советы по разработке планов управления рисками

Рассмотрите возможность использования этих советов при создании следующего плана управления рисками:

• Разработайте свой план заранее. Начните составлять план управления рисками в промежутке между составлением плана управления проектом и запуском проекта. Создание плана управления рисками на этом этапе дает вашей команде возможность обсудить и согласовать процессы и ожидания проекта.

• Повторите уроки прошлых проектов. Подумайте о предыдущих подобных проектах, над которыми вы работали, и об уроках, которые вы извлекли из них в отношении рисков. Эта стратегия может помочь вам определить риски или оценить решения для их устранения на основе вашего опыта.

• Используйте операторы if-then. При идентификации рисков их можно сформулировать в следующем формате: «Если [event or risk] происходит, то [consequence].” Этот метод гарантирует, что члены вашей команды смогут распознавать триггеры различных рисков, предупреждая их о необходимых действиях.

• Подумайте об использовании программного обеспечения для управления. Если возможно, вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами и рисками, чтобы ваши планы были организованы и легко доступны для членов команды. Эти ресурсы также могут содержать шаблоны, которые помогут оптимизировать процессы планирования.