7 принципов эффективного общения на рабочем месте
8 сентября 2021 г.
Независимо от вашей карьеры или должности, хорошие коммуникативные навыки необходимы. Способность эффективно сообщать о своих потребностях, желаниях, ожиданиях и идеях является краеугольным камнем эффективного лидерства. Это также поможет вам прояснить эти потребности для себя. В этой статье мы обсудим, как способность эффективно и членораздельно передавать информацию может быть разбита на семь составляющих коммуникации.
Почему общение важно на рабочем месте?
Семь «С» коммуникации применимы ко всем методам обмена, хотя ваш подход к каждому из них зависит от того, какой из них вы выберете — устную, письменную, визуальную или какую-либо другую форму. Независимо от вашей отрасли, вам нужно будет общаться с другими людьми, чтобы работать над проектами, завершать продажи или организовывать сторонние услуги. Понимание различных аспектов общения может обеспечить эффективное и продуктивное функционирование вашего рабочего места.
Подробнее: Вопросы и ответы: почему важно общение?
Семь C общения
Семь C общения — это контрольный список, позволяющий убедиться, что человек общается правильно и что его сообщение будет получено так, как предполагалось. К аспектам общения относятся:
лаконичный
Полный
Последовательный
Прозрачный
вежливый
Конкретный
Правильный
1. Краткость
Четкие и целенаправленные заявления часто оказывают большее влияние на слушателей. Краткие, хорошо поставленные сообщения также лучше запоминаются. Чем больше подробностей включено, тем сложнее слушателям следить и вспоминать, особенно если тема для них нова. При кратком общении помните следующее:
Предположим, что материал является новым для ваших слушателей.
Будьте максимально прямолинейны, не пропуская важную информацию.
Отредактируйте свой контент, чтобы максимально точно прояснить ключевые моменты.
Исключите все, что не нужно по основным пунктам темы.
Краткость гарантирует, что основные вопросы будут освещены и выделены, что сделает ваши основные моменты более ясными.
Подробнее: 4 стиля общения
2. Завершить
Вы можете столкнуться с обстоятельствами, когда вам придется обсудить сложную тему или техническую терминологию. Это часто имеет место с образовательными, юридическими и деловыми вопросами. Контекст не менее важен, особенно когда его отсутствие может изменить понимание информации слушателями.
Четкая, полная коммуникация означает передачу сообщения таким образом, чтобы аудитория восприняла его так, как вы его намеревались. Когда есть риск недопонимания, лучше быть полным, чем кратким.
Если вы не уверены, следует ли вам включать статью с информацией, подумайте, повлияет ли на вас незнание этой детали или как это изменит ваше понимание проблемы. Вы также можете попросить добровольца послушать ваше выступление, а затем опросить его после презентации. Если вы обнаружите, что они дезинформированы или недостаточно осведомлены о важных деталях, ваша презентация не будет завершена.
3. Последовательный
Согласованность часто сводится к структуре. Организация вашего сообщения таким образом, чтобы каждая идея плавно перетекала в следующую, облегчает понимание и запоминание. Логическое построение ваших вступительных утверждений до итогового резюме — это обычный подход к эссе, речам и другим сообщениям.
Согласованность — это больше, чем просто избегание повторяющихся предложений. Вы также должны попытаться понять свою аудиторию и адаптировать к ней свое сообщение. Например, вы можете использовать ограниченный словарный запас для сотрудников начального уровня, но вы можете использовать более специализированные технические термины в академической презентации.
Старайтесь приспосабливать свою речь и выбор слов к опыту и образу жизни аудитории, когда это возможно. Например, при обращении к прибрежной аудитории могут быть уместны термины «рыболовство» и «морской спорт». Зрители в другом климате, условиях, возрастных группах и среде могут лучше реагировать на детали, отражающие их происхождение и образ жизни.
4. Очистить
Ясность требует, чтобы ваши слова и подача были свободны от ненужной или запутанной лексики, фраз и терминологии. Некоторые способы улучшить четкость включают в себя:
Ограничьте использование идиом или полностью исключите их.
Не используйте технические термины, жаргон и фразы, относящиеся к профессиональным областям, таким как психология, бизнес и философия, если они не подходят для вашей аудитории.
Если вы не можете избежать профессиональной терминологии, предварите ее введением, например: «Согласно известному философу…» или «Профессиональные маркетологи называют это понятие…»
Не используйте сокращения или сленг, даже если они приемлемы для вашей аудитории.
Используйте активный залог и настоящее время.
Ваше выступление должно быть расслабленным, уверенным и успокаивать слушателей, сохраняя при этом их внимание.
5. Вежливый
Вежливость, иногда называемая «Внимательность», — это больше, чем просто хорошие манеры. Всегда приветствуйте свою аудиторию, устанавливая зрительный контакт и говоря разговорным тоном. Некоторые другие соображения для вежливого общения включают в себя:
Говорите со своей аудиторией с уважением, которое вы хотите, чтобы они проявляли к вам.
Не делайте предположений о своих слушателях.
Всегда цените время и внимание ваших слушателей.
Ваша цель — быть принятой аудиторией на их уровне, сохраняя при этом авторитет в обсуждаемом вами вопросе. Вы должны привлекать внимание, не требуя его, либо силой личности, либо вызывая живой интерес к теме. Если вы проявляете неподдельный интерес к своему предмету, ваша аудитория будет рада услышать, что вы хотите сказать об этом.
Когда это уместно, привлекайте аудиторию юмором, легкомыслием и историями, которые могут быть им интересны. Держите свои анекдоты, связанные с вашей темой, и используйте их для продвижения вашего сообщения, а не только для развлечения или поднятия настроения. В ситуациях, когда легкомыслие не приветствуется, подумайте о том, чтобы донести свое сообщение спокойно и размеренно, как диктор новостей на телевидении.
Разговорный тон приглашает аудиторию к активно слушать в то время как конкретные термины и выбор слов напоминают им, что это презентация, а не обсуждение.
6. Бетон
«Авторитетный» и «авторитарный» — два разных слова с похожими, но разными значениями. Авторитетный оратор привлекает внимание аудитории призывом к действию; авторитарный требует, чтобы аудитория действовала по строгим инструкциям. Эта специфика языка необходима для эффективного профессионального общения.
Замените все прилагательные и наречия более конкретными словами. Например, «спринт» более конкретен, чем «быстро бежать». Чем более прямой ваш словарный запас и выбор слов, тем эффективнее ваша подача. Полезно постоянно обновлять тезаурус, чтобы улучшить свой выбор слов.
7. Правильно
Убедитесь, что ваше сообщение является фактическим и грамматически точным, чтобы ваш слушатель хорошо его воспринял. Некоторые другие моменты, которые следует учитывать, включают:
Если возможно, всегда найдите корректора, желательно кого-то с опытом или образованием в области коммуникаций.
Вы можете перепроверить свою работу, прочитав ее от начала до конца.
Подождите, пока вы закончите полный черновик, прежде чем редактировать его, чтобы у вас было полное представление о том, что вы хотите сказать.
В случае сомнений обратитесь к словарю или тезаурусу. Обратные словари полезны, когда вы знаете, что хотите сказать, но не знаете подходящего слова для этого. Есть словари для конкретных эпох, отраслей, областей исследований и конкретных понятий. Вы также можете найти бесплатные онлайн-инструменты для проверки грамматики и орфографии.