7 частей делового письма
25 июня 2021 г.
В какой-то момент вам может понадобиться написать официальное деловое письмо, чтобы отправить или запросить информацию физическому лицу, организации, агентству или клиенту. В то время как большая часть делового общения ведется виртуально или по телефону, печатные деловые письма остаются важным методом профессиональной переписки в некоторых отраслях. Традиционные деловые письма имеют особый формат, который позволяет получателям легко понять информацию, которую вы хотите передать, включая вашу и их контактную информацию, а также основную часть вашего письма.
В этой статье мы рассмотрим каждую из семи ключевых частей делового письма с примерами, чтобы вы могли легко составить свое собственное.
Элементы делового письма.
Независимо от того, где вы находитесь в своей карьере или в какой области вы работаете, знание как оформить деловое письмо является жизненно важным. Вы должны использовать деловые письма при отправке документов по почте в государственное учреждение, подаче официальных запросов, отправке профессиональных документов или составлении сопроводительного письма. Формат профессионального делового письма обычно включает семь ключевых элементов. Вот что вы должны включить в каждое деловое письмо:
1. Заголовок письма
Заголовок письма, обычно расположенный в верхнем левом углу страницы, знакомит вас с получателем и включает важную контекстуальную информацию, такую как ваше имя, обратный адрес, номер телефона, адрес электронной почты и дату. Включайте только ту информацию, которая нужна вашей аудитории. При написании заголовка письма пропустите строку между контактной информацией и датой. Пропустите еще одну строку, затем включите контактную информацию получателя. Пропустите еще одну строку, затем начните свое письмо.
Например:
Алисия Вашингтон
Офисы Burbank & Brooks
105 Бербанк ул.
a.washington@email.com
21 июня 2021 г.
Мисс Райли Джонс
Ривер Тех
90991 Ривер Тех Доктор Сте 1
Уважаемая мисс Джонс,
…
Вам не нужно указывать обратный адрес, если письмо напечатано на фирменном бланке, который включает адрес. Бланк — это логотип компании, который обычно располагается вверху в центре деловых документов, связанных с компанией, государственным учреждением или другой организацией.
2. Адрес получателя
Оставьте дополнительную строку между датой и адресом получателя, и она должна быть на левом поле. Вы должны указать имя человека, которому вы отправляете деловое письмо, включая префикс имени. Убедитесь, что их имя написано правильно, а адрес указан как можно полнее, чтобы убедиться, что они получат письмо. Адрес должен отображаться в окне стандартного конверта, когда бумага сложена втрое.
3. Тема
Тема должна быть короткой и прямой, четко отражающей получателю, о чем ваше письмо. Если у вас есть ссылочный номер, например номер претензии, номер дела или ссылочный номер, вы должны указать его в этой строке. Подлежащее не обязательно должно быть написано как законченное предложение.
Ваша тема также может начинаться с «RE:», чтобы показать, что вы пишете в ответ на предыдущий разговор или просьбу. Например, в строке темы может быть указано «RE: Претензия № 129523 — Подача документов и информации о политике». Это позволит читателю найти вашу претензию и даст ему понять, чего ожидать в остальной части делового письма.
4. Приветствие
Приветствие должно быть формальным и вежливым. Лучше всего начать с профессионального приветствия, такого как «Уважаемый», и префикса человека, если вы его знаете. Например, вы не стали бы писать «Дорогой Тейлор Спенсер», если бы знали, что это врач. В этом случае вы бы написали «Уважаемый доктор Спенсер». По возможности избегайте использования гендерных префиксов — вместо этого используйте имя человека. Например, «Уважаемый Тейлор Спенсер» вместо «Уважаемый мистер Спенсер».
Если вы не знаете, кто будет получать ваше письмо напрямую, вы должны использовать другие ссылки, такие как их должность, команда, организация или должностные обязанности. Например, «Уважаемый менеджер по персоналу», «Уважаемый отдел кадров» или «Уважаемый рекрутер компании». По возможности избегайте использования “Для предъявления по месту требования», так как это может показаться безличным или устаревшим.
5. Тело
Тело — это место, где вы пишете детали своего делового письма. Начните с краткого введения, объясняющего, почему вы их пишете. Вступление должно состоять из одного или двух предложений и содержать наиболее важные детали. Остальная часть тела включает детали вашего письма.
Тело должно быть сосредоточено на том, почему вы пишете, и должно быть максимально прямым и вежливым. Разделяйте каждый абзац, выровненный по левому краю, пропуская пробел. Завершите текст заключительным абзацем из двух предложений, чтобы объяснить, почему вы пишете, и поблагодарить их за внимание. Убедитесь, что заключительный абзац соответствует тону письма. Хороший заключительный абзац может выглядеть так: «Спасибо, что обновили мое заявление и изучили обстоятельства. Я с нетерпением жду вестей от вас в ближайшее время».
6. Бесплатное закрытие
Всегда заканчивайте деловое письмо профессиональным заключением. Вот некоторые примеры: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и «Спасибо». У вас должно быть закрытие на отдельной строке, с заглавной первой буквой и запятой в конце.
Прочитайте больше: 22 примера закрытия делового письма
7. Подпись
Оставьте от двух до четырех строк между заключительной строкой и вводом своего имени, чтобы вы могли подписать деловое письмо. Ваше имя должно быть вашим именем, средним инициалом (если он у вас есть) и вашей фамилией. Включите любые подходящие суффиксы к вашему имени, такие как MA или MD. Если вы пишете для компании или организации, вы должны указать свою должность сразу под введенным именем. После того, как вы напечатаете деловое письмо, подпишите свое имя прямо над напечатанным именем синими или черными чернилами.
Описание изображения
Формат делового письма
Дата
Имя и адрес
Приветствие
Первый абзац
Заключительный абзац
Бесплатное закрытие и подпись
Лучшие практики деловых писем
Вот еще несколько моментов, о которых следует помнить при написании делового письма:
Формат документа
Деловые письма составлены таким образом, что обратный адрес и адрес получателя появляются в окошках стандартного девятидюймового конверта. Вы должны напечатать свое деловое письмо на нелинованной бумаге размером 8,5 x 11 дюймов и иметь поля в один дюйм со всех сторон. Обязательно несколько раз проверьте свое деловое письмо, чтобы выявить возможные орфографические или грамматические ошибки. Вы должны использовать стандартный шрифт, такой как Times New Roman.
Каждый раздел должен быть разделен пропуском строки, и все должно быть выровнено по левому краю. Деловые письма могут быть настолько длинными, насколько вам нужно, поэтому вам не нужно помещать все, что вам нужно, на одну страницу.
Корпуса
Если вы отправляете какие-либо другие документы вместе с деловым письмом, вы можете сообщить читателю, что еще включено, набрав «Приложения» или указав названия документов под заголовком «Приложения». Это должно быть отделено пропуском строки под введенным вами именем и должно быть выровнено по левому краю, в соответствии с заголовками даты и адреса.
Другие форматы
Некоторые организации могут использовать несколько иное форматирование, например отступы абзацев в теле письма или использование определенного шрифта. Если в вашей организации используется другой шаблон, вы должны следовать ему, чтобы вся деловая переписка от организации была единообразной и последовательной.
Несколько получателей
Если вы отправляете свое деловое письмо нескольким людям, распечатайте по одному для каждого из них и отправьте его по почте непосредственно им. Обязательно меняйте имя и адрес получателя, а также приветствие каждый раз, когда вы печатаете письмо. Вы также должны указать «CC:» и имена других людей, получающих копию письма, чтобы каждый, кому вы отправляете письмо, знал, у кого еще есть копия.
Пишу в группу
Если вы пишете группе, например совету директоров или собранию заинтересованных сторон, вы должны написать одно письмо, адресованное группе и отправленное по почте на их официальный адрес. Ваше приветствие также должно быть адресовано всей группе. Например, групповое приветствие может быть «Уважаемая ассоциация домовладельцев Willow Park».
Шаблон делового письма
Вот шаблон делового письма, который вы можете использовать в качестве руководства, когда вам нужно создать свое собственное:
[Name]
[Company name]
[Street address]
[City, state and zip code]
[Phone number]
[Fax number]
[Email address]
[Date]
[Recipient’s name]
[Company name]
[Street address]
[City, state and zip code]
[Subject]
Дорогой [Recipient’s name]:
[Body paragraph 1]
[Body paragraph 2]
[Closing paragraph]
Искренне,
[Your name and suffixes]
[Position in company]
[Your company name]
[Enclosures]
Примеры деловых писем
Вот пример делового письма, включая правильное форматирование и правильное использование слов:
г-жа Элиза Стоктон
1351 Переулок Плакучей Ивы
Мемфис, Теннесси, 37501
555-555-5555
esstockton@email.com
16 октября 2019 г.
г-жа Хуанита Родригес
Страховое агентство Грин
3516 Главная ул.
Гринсборо, Северная Каролина 27401
RE: Претензия 96792-01
Уважаемая г-жа Родригес:
Я пишу, чтобы запросить несколько документов по претензии 96792-01. Мне нужна копия полных условий страхового полиса, результаты повторного осмотра и самые последние записи о платежах.
Я обеспокоен тем, что по крайней мере за одну встречу был неправильно выставлен счет, что привело к просроченной учетной записи. По мере продвижения моего лечения я хочу иметь четкое представление о том, что покрывает мой страховой полис. Я также хочу знать, какие врачи и медицинские учреждения считаются сетевыми.
Вы можете отправить документы по почте или электронной почте. Спасибо за ваше время и внимание в этом вопросе. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
Искренне,
Элиза Стоктон