6 способов оптимизировать бизнес-процессы и рабочие процессы

16 марта 2021 г.

Процесс упорядочивается, когда он упрощается. Этот процесс упрощения обычно достигается за счет удаления сложных или ненужных шагов. Существует несколько способов рационализации процесса, которые включают в себя различные подходы и современные платформы информационных технологий для бизнеса, которые помогают организациям процветать. В этой статье мы обсудим, что такое оптимизация и ее преимущества, что такое процессы и рабочие процессы и как оптимизировать процессы и рабочие процессы для повышения эффективности.

Что такое оптимизация?

Оптимизация — это процесс, используемый для упрощения или устранения ненужных задач, связанных с работой, для повышения эффективности процессов в компаниях или организациях. Оптимизация процессов требует использования модернизирующих методов, технологий и других возможных подходов.

Что такое процессы и рабочие процессы?

Процессы и рабочие процессы похожи, но они не одинаковы. Вот правильные окончательные термины для процессов и рабочих процессов:

• Процесс: набор повторяющихся действий, которые необходимо продолжать для достижения конкретной цели, поставленной организацией.

• Рабочий процесс: ряд повторяющихся действий, которые необходимо продолжать для выполнения конкретной задачи.

Каждый бизнес или организация, вероятно, участвует в процессах и рабочих процессах, которые уникальны для их карьеры и связанных с ними задач.

Преимущества оптимизации процессов и рабочих процессов

Оптимизируя ежедневные процессы в вашей организации, вы можете достичь множества различных целей, требующих меньше усилий и высвобождающих время. Вот список преимуществ, которые может получить ваш бизнес или организация, если вы оптимизируете свои процессы и рабочие процессы:

1. Повышение экономической эффективности

Оптимизация программного обеспечения, вероятно, уменьшит количество бумаги, используемой на вашем рабочем месте, и потребует меньше персонала, поскольку ввод и обработка данных могут выполняться автоматически. Это, вероятно, сэкономит деньги вашего бизнеса, так что вы можете выделить средства в другом месте.

2. Повышение производительности

Ваши сотрудники, вероятно, станут более продуктивными, когда процессы будут оптимизированы, и они смогут иметь более точное представление о повседневных задачах и ожиданиях, возложенных на них. Они смогут больше сосредоточиться на качестве того, что они производят, когда количество ненужных задач сократится.

3. Улучшенная коммуникация

Оптимизированные системы управления улучшили связь между отделами и позволяют лучше отслеживать выполненные задачи. Сотрудники будут тратить меньше времени на перемещение, чтобы общаться друг с другом, и они смогут быстрее выполнять поставленные задачи.

4. Лучшее управление временем

Выполняя менее утомительные задачи для вас и ваших сотрудников, вы, вероятно, сможете лучше управлять своим временем и выполнять наиболее важные задачи в первую очередь, а между ними будет буферное время.

5. Минимизируйте риск

Компании с оптимизированными процессами обладают большей прозрачностью. Легче фиксировать прогресс ваших сотрудников и замечать ошибки или пропущенные сроки из одного места. Например, оптимизация может также помочь с деловыми обязательствами, такими как соблюдение определенных правил или поставка какого-либо продукта или услуги, которые вы можете предоставить своим клиентам вовремя.

Как оптимизировать процессы и рабочие процессы для повышения эффективности

Оптимизация процессов и рабочих процессов может занять некоторое время, и лучше всего выполнять ее небольшими шагами, которые способствуют достижению целей повышения эффективности вашей организации. Предприятия могут оптимизировать процессы, изучив детали того, как они решают свои индивидуальные проблемы. Вашей организации необходимо решить, какие области следует оптимизировать. Вот 6 шагов, которые вы можете попробовать оптимизировать процессы и рабочие процессы для повышения эффективности:

1. Оцените существующие процессы и рабочие процессы

Когда вы оцените свои текущие процессы и рабочие процессы, вам будет легче получить общее представление о том, как именно все делается, прежде чем вы сможете заметить, какие области можно значительно улучшить за счет оптимизации.

Например, может быть полезно перечислить ваши процессы и рабочий процесс в самых упрощенных терминах, записать преимущества каждого процесса, по вашему мнению, и перечислить каждого человека, участвующего в этом процессе.

2. Ранжирование процессов

Вероятно, будет удивительно узнать, сколько именно процессов и рабочих процессов фактически выполняется для достижения целей или задач. Многие процессы взаимосвязаны и могут быть не такими важными.

Составьте список процессов от самого важного к наименее важному. Это поможет вам решить, какой процесс оптимизировать первым, вторым, третьим и так далее.

3. Анализируйте результаты

После того, как вы оценили процессы и рабочие процессы, вы можете проанализировать итоги или результаты этих процессов и рабочих процессов. Это дает вам представление об утомительных, ненужных и неэкономичных процессах.

Например, вы можете отметить в оценке, что каждый день пять корзин бумаги измельчаются и выбрасываются в мусорное ведро. Когда вы анализируете результат, вы должны рассчитать стоимость тонера и бумаги, время, которое сотрудники тратят на печать и измельчение, и сравнить, что новое программное обеспечение может сделать для улучшения определенного процесса или рабочего процесса в вашей организации или отделе.

4. Спросите об обратной связи

Коллеги, сослуживцы или сотрудники могут иметь ценные отзывы о цепочке рабочего процесса или процессе. Многие из этих людей, вероятно, имеют свои собственные идеи о том, как работают процессы и как их можно улучшить, чтобы сэкономить время и более эффективно выполнять задачи и цели. Часто есть мелкие детали, которые можно улучшить для оптимизации процессов, и их легко упустить, если вы не спросите мнение тех, с кем работаете.

Например, вы можете попытаться провести собрание, чтобы обсудить области улучшения, или вы можете создать опрос, основанный на различных процессах и рабочих процессах, и попросить ваших сотрудников предоставить ответы анонимно, чтобы избежать предвзятости.

5. Оптимизируйте и автоматизируйте процессы

В настоящее время существует множество современных программных решений для рабочих процессов, которые помогают оптимизировать бизнес-процессы и рабочие процессы. Их часто называют программным обеспечением для управления бизнес-процессами. Каждый из них имеет свои особенности и возможности, которые принесут пользу различным карьерным областям и организациям. Тем не менее, большинство BPM имеют аналогичные преимущества, такие как упрощение сбора данных в центральном месте, автоматизация шагов бизнес-процесса и повышение наглядности с помощью графиков, диаграмм и отчетов.

Попробуйте изучить программное обеспечение, которое может подойти для вашей организации, и проверьте, что ваши конкуренты используют для оптимизации своих процессов.

6. Отрегулируйте и доработайте

Не существует идеального процесса или рабочего процесса, и они, вероятно, потребуют постоянных корректировок или уточнений. Возможно, вы захотите изменить процессы оптимизации на основе ваших результатов. Также может потребоваться время, чтобы должным образом обучить сотрудников новым процессам, и не каждый сотрудник может правильно запустить процесс с первого раза. Когда вы совершенствуете процессы и рабочие процессы, вам нужно набраться терпения и запросить дополнительную обратную связь от клиентов и сотрудников.