6 советов по использованию электронной почты Microsoft Outlook на профессиональном уровне
Электронная почта является широко используемой формой связи. Это может быть полезным рабочим инструментом, который может повысить эффективность вашей работы в офисе, но он также может отнимать слишком много времени и энергии. Экономия даже немного времени на вашем Эл. адрес может помочь вам переключить внимание на другие важные задачи, что приведет к экономии времени в течение рабочего дня. В этой статье мы рассмотрим несколько полезных и простых в реализации советов, которые вы можете использовать, чтобы максимально эффективно использовать электронную почту Microsoft Outlook.
Советы по использованию электронной почты Outlook
Электронная почта является важной частью профессионального общения в офисе. Если в вашей организации используется Microsoft Outlook, изучение способов его эффективного использования будет важно для вашего профессионального развития, поскольку эти навыки позволят вам легко организовывать встречи с коллегами и отправлять электронные письма. Вы сможете произвести впечатление на своих коллег и руководителя на новая работа используя эти функции с легкостью. Возможно, вы даже сможете научить своих коллег пользоваться этими инструментами.
Воспользуйтесь этими советами, чтобы максимально эффективно использовать имеющиеся в вашем распоряжении инструменты для повышения эффективности на рабочем месте:
Эффективно обрабатывайте ваши сообщения.
Отозвать или отменить отправку электронной почты.
Приведите в порядок свой почтовый ящик одним щелчком мыши.
Создайте шаблоны электронной почты для общих ответов.
Запланируйте электронные письма для будущей доставки.
Используйте свой календарь Outlook как эксперт.
Эффективно обрабатывайте ваши сообщения
Лучший способ начать упорядочивать непослушный почтовый ящик Outlook — разработать систему организации. Outlook позволяет организовать вашу электронную почту в систему папок, чтобы упростить навигацию. Организационная система будет мотивировать вас заниматься входящей почтой и облегчит сортировку непрочитанных сообщений.
Вы можете сегментировать свою электронную почту по категориям, с которыми вы будете иметь дело по-разному. Например, вы можете классифицировать сообщения как «самые важные», «сделать позже», «внешняя почта» или «приглашения на собрания». Используйте Outlook для создания правил для каждого входящего электронного письма, чтобы оно автоматически сортировалось в папку, которую вы создаете для каждой категории сообщений. Например, вы можете переместить все приглашения на встречи в папку «приглашения на встречи», а затем создать правило, чтобы все приглашения автоматически сортировались в этой папке.
Если вы используете мобильное устройство, не забудьте настроить телефон на синхронизацию почты из созданных вами папок, чтобы случайно не пропустить сообщение.
Отозвать или отменить отправку электронной почты
Нет ничего хуже, чем осознавать, что допустили опечатку или ошибку сразу после того, как нажали «отправить» в электронном письме. Функция отзыва Outlook прекрасно подходит для такого рода ситуаций. Просто научитесь вспоминать электронную почту в Outlook, и вы будете на пути к тому, чтобы избежать неловких ошибок в электронной почте.
Чтобы отменить отправку или отозвать уже отправленное электронное письмо, откройте папку «Отправленные сообщения» и дважды щелкните электронное письмо, которое хотите отозвать. Затем щелкните раскрывающееся меню «Действия», а затем «Отозвать это сообщение». Появится окно отзыва, в котором вы сможете выбрать между удалением непрочитанных версий электронной почты или заменой их обновленной версией электронной почты. Вы также можете выбрать получение отчета об успешном или неудачном отзыве сообщения для каждого получателя.
Единственным потенциальным недостатком этой функции является то, что вы не можете отозвать электронное письмо после того, как его открыл получатель. Кроме того, функция отзыва будет работать только в том случае, если получатель также использует Outlook. Если они используют Gmail или другое почтовое приложение, вы не сможете отозвать электронное письмо, но вы все равно можете отправить сообщение об отзыве. Просто добавьте примечание о том, что получатель должен игнорировать первое электронное письмо и вместо этого ссылаться на информацию в самом последнем электронном письме. Вы можете добавить «срочно» в строку темы последнего электронного письма, чтобы побудить получателя открыть его первым.
Чтобы избежать случайной отправки неправильного электронного письма, вы также можете настроить отправку электронных писем с небольшой задержкой. Таким образом, если вы вспомните сразу после отправки, что забыли что-то включить или обнаружите ошибку, вы все равно можете предотвратить отправку электронного письма или обновить его.
Чтобы отложить ваши электронные письма с помощью Microsoft Outlook, перейдите в «Файл», затем выберите «Управление правилами и предупреждениями». Оттуда выберите «Новое правило» и начните с «Пустого правила». Обязательно пропустите условия, чтобы охватить все ваши исходящие сообщения. Затем выберите «Отложить доставку на несколько минут» в «Шаг 1» и укажите количество минут, на которое должно быть отложено каждое сообщение.
Приведите в порядок свой почтовый ящик одним щелчком мыши
Очистка почтового ящика с большим количеством непрочитанных сообщений может занять много времени и сил, особенно после возвращения с работы из командировки или отпуска, когда сообщений, как правило, накапливается. К счастью, вы можете установить автоматическое сообщение об отсутствии на работе, когда вы находитесь в отпуске или имеете минимальный доступ к своему почтовому ящику. Это деликатно сообщит получателям, что они не должны ожидать от вас немедленного ответа, и может перенаправить их к одному из ваших коллег для решения неотложных ситуаций, пока вас нет в офисе.
Тем не менее, функция очистки Outlook, представленная в версии Outlook 2010, может очистить ваш почтовый ящик одним щелчком мыши. Эта функция удаляет все сообщения, которые позже реплицируются в ветке электронной почты (или в беседах электронной почты с несколькими ответами). Это позволяет вам просматривать один чистый поток электронной почты, а не несколько писем из цепочки по отдельности, что экономит ваше время при сканировании и работе с непрочитанными сообщениями.
Чтобы использовать функцию очистки Outlook, нажмите кнопку «Очистить» при просмотре папки «Входящие», затем выберите параметр «Очистить папку» в раскрывающемся меню.
Поначалу этот инструмент может немного пугать, если вы беспокоитесь о потере сообщений, но инструмент не удалит ни одно сообщение, которое не будет реплицировано позже в потоке. Кроме того, вы всегда можете найти все свои удаленные сообщения в папке «Удаленные».
Создайте шаблоны электронной почты для общих ответов
Если вы часто переписываете одно и то же сообщение или отвечаете на один и тот же вопрос снова и снова, Outlook может помочь вам сэкономить время, создав шаблон электронной почты. Использование функции «Быстрые части» Outlook может помочь вам перестать постоянно вводить одно и то же или сортировать старые сообщения, чтобы копировать и вставлять текст, который вы вводили ранее.
Использовать «Быстрые детали» для создания шаблона очень просто. В следующий раз, когда вы обнаружите, что печатаете что-то, что вы, вероятно, повторите позже, выделите соответствующий текст и щелкните вкладку «Вставить». В раскрывающемся меню «Вставка» выберите «Сохранить выделение в галерее быстрой части». Дайте тексту описательное имя, которое поможет вам запомнить его позже, затем нажмите «ОК».
Теперь шаблон сохранен для использования в будущем. Чтобы добавить текст в будущее сообщение электронной почты, щелкните вкладку «Вставить», когда курсор находится в теле черновика электронной почты, затем выберите «Быстрые части» и щелкните конкретный текст, который вы хотите вставить. Предварительно написанный текст автоматически появится в теле черновика электронной почты. Вы даже можете настроить текст шаблона по мере необходимости в будущих сообщениях.
Запланируйте электронные письма для будущей доставки
Одной из самых недооцененных функций Outlook является возможность планировать доставку электронной почты в будущем. Изучение того, как запланировать электронную почту в Outlook, может помочь вашим сообщениям подняться наверх папки входящих сообщений вашего получателя первым делом утром или в любое время, когда они, скорее всего, проверят свои сообщения.
Таким образом, даже если вы напишете сообщение как раз тогда, когда все остальные уходят из офиса в 17:00, электронное письмо поступит в папку «Входящие» получателя в 9:00 или в то время, когда вы запланировали его получение. Или, может быть, вы знаете, что коллега в отпуске и не будет в офисе до следующей недели. В этом случае вы можете запланировать получение своего сообщения электронной почты на то время, когда ваш коллега вернется в офис, чтобы ваше сообщение было в верхней части их непрочитанных сообщений.
Запланируйте доставку электронной почты на более позднее время, используя функцию Outlook «Доставка в будущем». После того, как вы написали электронное письмо, но перед его отправкой, нажмите «Параметры», а затем «Отложить доставку». Оттуда появится диалоговое окно «Свойства». В разделе «Параметры доставки» установите флажок рядом с «Не доставлять раньше», а затем установите флажок, который включает эту функцию. Оттуда вы можете выбрать конкретную дату и время, когда вы хотите, чтобы электронное письмо было доставлено. Затем закройте окно и отправьте электронное письмо, как обычно. Электронное письмо не будет отправлено до даты и времени «Не доставлять раньше».
Подробнее: Как закончить электронное письмо
Используйте свой календарь Outlook как эксперт
В то время как большинство людей думают об электронной почте, когда думают о Microsoft Outlook, у Outlook есть много других функций, которые могут облегчить вашу жизнь и помочь сделать ваши повседневные задачи более эффективными. Календарь Outlook — отличный способ организовать свое время и держать свое расписание под рукой, чтобы вы могли получить к нему доступ, когда вам это нужно. Вы можете использовать функцию календаря Outlook для отслеживания встреч, собраний, рабочих задач и многого другого. Вы даже можете использовать календарь, чтобы создать список дел, чтобы помочь организовать свое время.
Использование Outlook вдвойне удобно, потому что вы, вероятно, получаете большинство приглашений на встречи и запросы на встречи по электронной почте. Если вы пользуетесь календарем Outlook, вам не придется открывать отдельное приложение, чтобы посмотреть, доступны ли вы в определенное время, или добавить что-то в свое расписание. Научитесь перемещаться по календарю Outlook как профессионал, и вы быстро станете более организованным.
Во-первых, обратите внимание, что по умолчанию для календаря выбран режим просмотра «Месяц». Вы должны увидеть текущую дату, выделенную на экране, отображающем весь календарный месяц. Вы также должны иметь возможность переходить к другим месяцам с этого экрана. Однако есть несколько способов настроить календарь так, чтобы он был готов к использованию каждый раз, когда вы его открываете. Вы можете настроить календарь на следующие параметры, а не по месяцам:
Настройка дня показывает события одного дня.
Параметр рабочей недели отображает пять дней рабочего графика или с понедельника по пятницу.
Представление «Расписание» показывает встречи на каждый день в виде столбцов, чтобы вы могли легко увидеть дублирующиеся обязательства и потенциальные конфликты.
Вы также можете добавить другие элементы в свой календарь Outlook:
Назначения: Встречи касаются вас и еще одного человека и обычно назначаются кем-то за пределами вашей рабочей организации.
Встречи: В собраниях участвует группа людей, и обычно они распределяются внутри компании. Как организатор встречи вы можете запланировать время и место встречи и разослать приглашения по электронной почте.
Задачи: вы можете создать задачу, чтобы создать блок времени в своем календаре, когда вы планируете работать самостоятельно для выполнения определенных заданий. Заблокировав это время, вы можете быть уверены, что случайно не запланируете встречу или встречу в то время, когда вам нужно работать.