6 идей для коллективных совещаний на рабочем месте (с советами)

Командное совещание — это тип собрания, который вы можете использовать, чтобы быстро проинформировать свою команду и подготовить ее к новому дню или неделе. Многие компании и организации используют чаты для обмена информацией и мотивации сотрудников. Если вы лидер или член руководства, вам может быть полезно узнать больше о групповых совещаниях. В этой статье мы объясним, что такое групповые совещания, опишем их преимущества, перечислим шесть идей для совещаний, которые вы можете использовать, и дадим советы по проведению эффективных групповых совещаний.

Что такое командная тусовка на рабочем месте?

Командные встречи — это короткие, но частые встречи на рабочем месте. В них могут входить разные члены команды, лидеры и фокусы, но обычно они стремятся согласовать намерения и предоставить возможность оценить прогресс. Некоторые лидеры предпочитают проводить еженедельные или ежедневные групповые встречи, чтобы укрепить отношения и предоставить возможности для размышлений. В зависимости от рабочего места вы можете проводить несколько видов групповых совещаний с разной периодичностью.

Преимущества внедрения групповых совещаний

Вот некоторые преимущества, которые вы можете получить при внедрении групповых совещаний на своем рабочем месте:

• Мотивируйте сотрудников: встречаясь и обсуждая текущий прогресс в достижении целей, совещания могут повысить мотивацию команды. Лидеры могут использовать совещание как возможность высказать слова ободрения и поддержки.

• Совместите задачи и проекты. Когда несколько человек или групп работают над одним проектом, важно убедиться, что все они понимают свои задачи. Проведение групповых совещаний позволяет каждому согласоваться, прежде чем работать самостоятельно.

• Создавайте действенные планы. Обсуждения — это отличная возможность работать вместе и создавать действенные планы для достижения целей. Вы можете использовать собрания для быстрого мозгового штурма стратегий выполнения задач дня или недели.

• Выстраивайте рабочие отношения: ежедневные или еженедельные встречи — это возможность для коллег и руководителей общаться и узнавать друг друга. Во время совещаний вы можете делиться достижениями и важными событиями, например днями рождения.

• Оценка текущего прогресса: во время группового совещания вы можете оценить прогресс команды в достижении цели и обсудить с сотрудниками, как действовать дальше.

• Внедряйте новые системы. Если вы устанавливаете новое программное обеспечение или используете новое оборудование, групповые обсуждения — это возможность задать вопросы и убедиться, что все понимают, как их использовать.

6 идей для совместной работы на рабочем месте

Командные встречи могут повысить мотивацию, помочь сотрудникам понять задачи и поддерживать согласованность команд. В зависимости от вашего рабочего пространства вы можете включить один или несколько типов совещаний. Вот шесть эффективных структур и методов совещаний, которые вы можете использовать на своем рабочем месте:

1. Общение с менеджерами

Совещание руководителей предназначено для тех, кто занимает руководящие должности, для сбора информации и обсуждения целей. Руководители из разных отделов и команд могут консультироваться друг с другом по вопросам совместной работы и совместных проектов. Этот тип совещаний обычно проводится каждые две недели или месяц, но может проводиться и чаще в зависимости от потребностей команд.

2. Собрание компаний

Общекорпоративные встречи собирают вместе всех сотрудников из всех отделов. Они дают возможность обсудить новые планы или стратегии. Этот тип совещаний команды может быть гораздо менее частым и может происходить в начале года или квартала, чтобы познакомить членов команды с целями и проектами.

3. Мотивация

Цель мотивационного совещания — дать членам команды энергию и поддержку, необходимые им для завершения проекта или задачи. Лидеры могут возглавить эти встречи, чтобы перегруппироваться со своей командой, когда истекает срок, и высказать слова поддержки. Эти встречи не так постоянны, как другие типы, потому что они более ситуативны, чем запланированы.

4. Общение в команде

Командное совещание — это обычное совещание для небольших групп. Командные совещания обычно проводятся каждое утро или несколько раз в неделю и редко длятся дольше 15 минут. Лидер группы может руководить собранием и предоставлять группе быстрые обновления, давая им указания относительно проектов и задач.

5. Собрание отдела

Совещание отдела обычно намного больше, чем совещание команды, и обычно происходит реже. Например, если организация каждое утро проводит групповые совещания, то можно выбрать еженедельное проведение совещаний по отделам. Это позволяет различным командам внутри отдела встречаться и обсуждать проекты и цели.

6. Удаленное совещание

Удаленное совещание может проводиться для команды, отдела или компании и происходит посредством видео- или аудиовызова. Удаленные встречи характерны для тех, кто часто путешествует по работе или на удаленные рабочие места. Удаленные команды могут проводить собрания чаще из-за удобства посещения для видеозвонков.

Советы по проведению эффективных командных совещаний

Короткие и целенаправленные встречи позволяют им приносить больше пользы вам и вашей команде. Вот несколько советов, которые вы можете использовать для более эффективного проведения групповых совещаний:

• Назначьте еженедельную подготовку к собранию: чтобы собрания проходили гладко и выполняли свою задачу, вы можете назначить еженедельную подготовку к собранию. Это может означать предоставление каждому члену команды небольшого задания, которое они могут выполнить, чтобы подготовиться к групповому совещанию.

• Создавайте повестку дня для каждой беседы. Перед началом беседы подготовьте повестку дня, чтобы убедиться, что вы используете свое время с умом. Подумайте о том, чтобы составить список дел, которые нужно решить во время совещания, и упорядочить их по степени важности.

• Установите ограничения по времени для групповых совещаний. Если совещание длится слишком долго, оно может превратиться в совещание, поэтому может быть полезно установить ограничение по времени. Вы можете установить таймер в начале встречи на 15 минут или установить меньшие таймеры для каждого пункта повестки дня.

• Подчеркните основные моменты обсуждения: после обсуждения вы можете отправить быстрое сообщение или электронное письмо членам вашей команды, подчеркнув важную информацию. Это также полезно, если кто-то пропустит встречу или забудет важную заметку из обсуждения.