5 шагов для отличного делового письма (с советами)
15 сентября 2021 г.
Хорошее деловое письмо включает в себя способность четко и лаконично излагать документы, такие как электронные письма и отчеты. Развитие этого навыка может помочь вам быть более эффективным в любой роли, которую вы выполняете. В этой статье мы даем определение деловому письму и предлагаем пять шагов и советов для отличного делового письма.
Что такое деловое письмо?
Деловое письмо — это форма письменного профессионального общения. Деловые коммуникации могут быть внутренними (написанными только для сотрудников компании) или внешними (написанными для клиентов или целевых клиентов). Все деловые письма должны быть содержательными и практичными. Цель состоит в том, чтобы передать вашу информацию как можно более четко, точно и быстро. Электронные письма, предложения, отчеты, заметки и многие другие типы документов считаются деловой перепиской.
Как писать в деловой среде
Знание того, как эффективно писать для бизнеса, может помочь вам добиться успеха в своей роли. Демонстрация хороших навыков письма может подчеркнуть ваш интеллект, улучшить вашу работу и помочь вам выглядеть заслуживающим доверия. Эти навыки также могут помочь вам влиять на других посредством написания текстов, повышать вашу профессиональную уверенность и создавать возможности для достижения карьерных целей.
Используйте эти шаги, чтобы помочь вам развить свои навыки в деловой переписке:
Определите свою цель.
Пишите для своей аудитории.
Разработайте схему.
Создайте черновой набросок.
Проверьте правильность и правильность грамматики.
1. Определите свою цель.
Цель делового письма обычно подпадает под одну из следующих четырех категорий: передать информацию, предоставить инструкции, убедить или определить транзакцию. Найдите время, чтобы четко определить, почему вы пишете, чтобы решить, как лучше всего подойти к вашей теме.
2. Пишите для своей аудитории.
Перед созданием любого делового документа определите свою аудиторию. Подумайте, что ваша аудитория уже знает о предмете, что им нужно знать и как они могут к этому относиться. Также важно знать их имена, должности, местонахождение и другие ключевые детали. Это также поможет вам определить тон, который вы должны использовать при письме. Например, вы можете чувствовать себя комфортно, используя более привычный подход, когда пишете коллеге, в то время как вы можете оставить более формальное письмо для клиента.
3. Разработайте план.
Составьте список основных подзаголовков или тем, которые вы будете затрагивать в своем письме. Это должны быть основные идеи, которые вы будете освещать в документе. При необходимости вы можете разделить эти подзаголовки на более подробные пункты. Если ваш документ включает какие-либо важные данные, вы можете использовать их здесь, чтобы прояснить свои основные идеи.
4. Создайте черновой набросок.
Используя свой план в качестве руководства, вы можете создать первый набросок, подробно расписав каждый из своих пунктов. Стремитесь к простоте и ясности в своем письме. Говорите прямо, используя короткие слова, предложения и абзацы. Выбирайте повседневные слова, понятные большинству зрителей. Все, что вы пишете, должно способствовать достижению цели вашего документа.
Как только вы создадите первый черновик, дайте себе возможность перечитать его и найти области, в которых можно было бы использовать более прямые формулировки или разъяснения. Если возможно, попросите доверенного коллегу или коллегу просмотреть ваш текст, что поможет вам взглянуть на документ с новой точки зрения.
5. Проверьте точность и правильность грамматики.
Внимательно вычитывайте, чтобы убедиться, что ваша орфография, грамматика и пунктуация верны.
Вы также должны использовать это время для перепроверки включенных вами деталей, таких как даты, цифры и диаграммы. Вы также можете проверить имена людей, места и организации, включая правописание и использование заглавных букв.
Советы и приемы делового письма
Используйте эти советы и приемы для дальнейшего развития навыков делового письма:
Напишите пункты вашего плана в любом порядке
Иногда бывает легче понять, как закончить пункт, чем знать, с чего начать. Начните с информации, в которой вы чувствуете себя наиболее комфортно и уверенно, затем вернитесь и завершите остальную часть.
Используйте активный залог
Активный залог придает ясность письму и позволяет избежать излишней многословности. В активном залоге подлежащее выполняет действие, а в пассивном залоге подлежащее действует глаголом. Например, «Машину сбил грузовик» — это пассивное предложение. «Грузовик врезался в машину», который вместо этого выражает идею в действительном залоге, является более кратким и помогает читателю быстро понять смысл предложения.
Используйте заголовки
Разделите текст на легко узнаваемые части. Использование заголовков и подзаголовков облегчает читателю просмотр и переход к области внимания.
Поддержите свои утверждения
Абзац должен начинаться с утверждения его основной идеи, но эта идея будет более убедительной, если вы подкрепите ее фактами. Когда у вас есть возможность, расширяйте любую информацию, которую вы предоставляете, используя примеры.