5 этапов успешного процесса выбора поставщика (с советами)

Предприятия используют поставщиков по разным причинам, от заправки торговых автоматов до производства вашей продукции. Чтобы решить, какого поставщика использовать для какой услуги, может потребоваться много исследований и размышлений. В этой статье мы обсудим, что такое поставщик, что включает в себя процесс выбора поставщика и советы, которые помогут упростить этот процесс.

Что такое продавец?

Поставщик, также называемый поставщиком, является сторонней организацией, которую часто нанимают для выполнения задач, которые компания передает на аутсорсинг. Поставщиками могут быть компании с несколькими сотрудниками или отдельные лица, выполняющие работу в одиночку. Компании также могут нанять поставщиков для делегирования важных задач, с которыми их команда нуждается в помощи. Использование поставщиков может помочь компании сэкономить деньги, поскольку поставщики обычно выполняют один проект и не являются наемными работниками. Поставщики могут помочь компаниям, которые не могут удовлетворить спрос клиентов, и предоставить жизненно важные услуги. Поставщики, используемые компаниями, могут включать:

• Розничные продавцы

• Производители

• Разработчики программного обеспечения

• Оптовики

• Поставщики технического обслуживания

Продавцы также могут выполнять такие задачи, как печать брошюр для маркетинговых кампаний или уборка после мероприятий от имени компании. Компании также могут использовать поставщиков для предоставления или установки компьютеров, покупки офисной мебели и заказа материалов для уборки.

Как проходит процесс выбора поставщика?

Процесс выбора поставщика — это то, через что проходят многие компании, чтобы выбрать, какие предприятия или отдельных лиц они хотят нанять для различных должностей или обязанностей. Например, организация может захотеть нанять компанию для предоставления закусок в комнате отдыха или выбрать уборочную компанию для предоставления услуг по уборке офиса. Обычно в процессе выбора поставщика участвуют менеджер и кто-то, кто занимается бюджетированием и соблюдением требований, чтобы убедиться, что поставщик проходит любые финансовые ограничения, и контакт с отделом кадров для завершения любых процедур адаптации, которые могут быть в компании.

Этапы процесса выбора поставщика

Прежде чем нанять поставщика для совместной работы, вы можете рассмотреть следующие шаги:

1. Проанализируйте потребности вашего бизнеса

Когда компании нужен поставщик, важно определиться с наиболее важными аспектами до найма. Руководители отделов и менеджеры по найму, заинтересованные в услугах поставщика, могут определить, какие задачи и результаты могут быть необходимы. Поскольку поставщики предоставляют различные услуги или физические продукты, может потребоваться создать документ бизнес-требований, чтобы подробно описать все, что необходимо.

2. Составьте список кандидатов

Когда руководство создает необходимые результаты, можно начинать поиск подходящего поставщика. Компания может определить, как связаться с каждым кандидатом по электронной почте, лично или по телефону, и отправить запрос информации (RFI). Компании могут использовать свою собственную сеть и историю поставщиков, чтобы найти подходящее решение. Группа управления может оценить каждого поставщика и узнать о доступных услугах, стоимости и сроках, а некоторые компании могут ранжировать потенциальных поставщиков на основе бюджета и предоставляемых услуг, чтобы упростить процесс.

3. Познакомьтесь с потенциальными поставщиками

Когда команда по найму создает короткий список потенциальных поставщиков, вы можете связаться и запланировать встречу с каждым кандидатом поставщика. Эта встреча может быть полезна для уточнения любых деталей проекта, подтверждения цен и проверки того, что они могут уложиться в срок, не выходя за рамки бюджета.

Некоторые поставщики могут предоставить образцы предыдущей работы, чтобы подтвердить качество своих услуг. Эта первая встреча может быть подходящим моментом для обзора портфолио или получения отзывов от предыдущих клиентов. Компании должны отправить запрос предложений (RFP), чтобы подтвердить более подробную информацию о необходимых услугах.

4. Просмотрите RFP и уточните детали

Когда потенциальные поставщики возвращают RFP, команда, принимающая решение о правильном поставщике, может встретиться. Просмотрите каждый запрос предложений и уточните любые сведения о компании. Изучите историю работы каждого поставщика, приверженность завершению проекта и отзывы клиентов. Компания может официально связаться с поставщиком и сделать ему предложение после подтверждения информации о ценах и расписании. Может быть полезно иметь вторичный вариант на тот случай, если первый вариант не соответствует специфике контракта.

У некоторых компаний может быть политика, предусматривающая найм самого дешевого поставщика вместо самого опытного. Каждая компания должна выбрать то, что лучше всего подходит для ее бюджета и требований, но важно знать, что есть много аспектов выбора поставщика, которые могут использовать другие рекомендации компании, помимо цены.

5. Напишите контракт

Нанимающая компания может проконсультироваться с руководителями и бухгалтерией, чтобы проверить цели и результаты контракта. Поскольку договор является юридически обязывающим документом, может быть полезно подтвердить, что обе стороны согласны с его условиями. Контракты обычно включают компенсацию поставщика и условия платежа, в том числе сроки расчетных платежей. Контракт также может содержать положения о прекращении действия поставщика и обеспечивать защиту обеих сторон в случае возникновения разногласий.

Советы по выбору поставщиков

Чтобы сделать лучший выбор перед подписанием каких-либо контрактов, вы можете воспользоваться следующими советами:

• Изучите каждого поставщика. Предложения могут включать обширную информацию о предлагаемых услугах, но также важно исследовать каждого поставщика за пределами RFP.

• Проверка надежности: компании должны задавать вопросы и проверять завершение проекта. Проконсультируйтесь с бывшими клиентами поставщика, чтобы убедиться, что проекты выполняются вовремя и в рамках бюджета.

• Подтверждение качества и стоимости: некоторые поставщики могут предоставлять физические продукты, поэтому может быть важно проверить продукт перед его продажей клиентам. Компании могут захотеть, чтобы каждый продукт был такого же высокого качества, как и предыдущий, и последующий.

• Ищите опыт: некоторые поставщики могут иметь долгую историю предоставления качественных продуктов и услуг клиентам. Наем опытного поставщика может гарантировать, что он завершит контракт вовремя и в соответствии со спецификациями компании.

• Обеспечьте коммуникацию: без четкой коммуникации могут возникнуть разногласия по поводу того, что нужно сделать, как это должно быть сделано, сроков ожидания и других важных аспектов для завершения проекта. Важно, чтобы обе стороны согласились, чтобы вы точно знали, во что ввязываетесь, принимая решение.