4 совета, как закончить деловую записку
6 мая 2021 г.
Деловое общение необходимо для обеспечения бесперебойной работы производства и информирования сотрудников. Существует много видов делового общения, и одним из наиболее часто используемых является деловая записка. Деловые заметки могут помочь вам эффективно обмениваться информацией в вашей компании и обеспечивать запись сообщений об изменениях и обновлениях. В этой статье мы обсудим, что такое служебная записка, когда вам может понадобиться написать служебную записку, почему так важен конец служебной записки, а также четыре совета о том, как заканчивать служебную записку.
Что такое памятка?
Деловой меморандум или деловая записка — это цифровая или физическая часть сообщения, совместно используемая внутри компании несколькими сотрудниками. Менеджеры и руководители отделов используют их вместо других, более формальных видов общения, когда им нужно сообщить краткую информацию, не требующую ответа.
Когда нужно написать меморандум?
Вам может понадобиться написать меморандум по различным деловым причинам, в том числе:
Отчеты о проделанной работе
Обширные проекты могут потребовать частых обновлений для заинтересованных сторон. Вы можете использовать памятку, чтобы быстро и лаконично поделиться этой информацией. Например, если произошла задержка в производстве, вы можете написать памятку, информирующую несколько групп о датах передачи, которые необходимо скорректировать из-за задержки.
Протокол заседаний
Памятка может помочь вам поделиться протоколом собрания с членами команды, которые не присутствовали на нем или которым нужно напомнить о том, что обсуждалось на собрании. Например, если у вас запланировано совещание по маркетингу, на котором будет обсуждаться новая стратегия, вы можете написать памятку, в которой кратко изложите новую стратегию для членов вашей команды.
Отчеты об инцидентах
Отчет об инциденте — это то, что компания может отслеживать, написав служебную записку и добавив ее в файл клиента или сотрудника. Например, если у сотрудника есть жалоба, связанная с работой, отдел кадров может написать служебную записку, чтобы зарегистрировать жалобу и сохранить ее для дальнейшего использования, или обратиться к ней для дальнейших действий.
Особые директивы для команды
Вы можете быстро написать заметку, распространяющую информацию для своей команды, без необходимости созывать собрание или сообщать членам команды по одному, что исключает возможность обмена неправильной информацией. Например, если вы изменили политику, вы можете написать служебную записку, чтобы проинформировать членов вашей команды, а также дать им письменную ссылку на изменение политики.
Ответ на запрос
Вы можете написать служебную записку, чтобы ответить на запрос, чтобы вся ваша команда могла видеть, если они задают одни и те же вопросы. Например, если кто-то в вашей компании спрашивает, когда начинается открытая регистрация для его льгот, вы можете написать служебную записку, чтобы сообщить всей команде информацию об открытой регистрации, которая также имеет отношение к ним.
Почему конец памятки важен?
Конец заметки важен, потому что он резюмирует тон, который ваши читатели воспринимают из вашего сообщения. Последняя часть вашей записки может резюмировать цель всего сообщения, а также установить, нужны ли дальнейшие действия тем, кто получает сообщение.
Заключение вашей заметки также может быть местом для размещения любой соответствующей информации, которую вы хотите, чтобы читатель запомнил, например, ссылки или контактная информация. Поместив его в конце заметки, его будет легче заметить с первого взгляда. Также более вероятно, что читатель запомнит информацию, которую вы разместили в конце своей заметки, потому что это последняя вещь, которую он читает.
Как закончить памятку
Ваша записка должна кратко излагать цель сообщения. То, как вы закончите свою записку, определяет, что читатель сделает с информацией, которую вы ему дали. Вот несколько примеров того, как можно закончить заметку в зависимости от цели вашего сообщения:
Рекомендации
Вы можете завершить свою записку, добавив рекомендации о ресурсах для вашей команды, если у них есть вопросы. Вы также можете дать рекомендации о следующих шагах плана или практики. Этот тип окончания полезен, когда вы делитесь запиской, чтобы сообщить членам вашей команды об изменении или ранее неизвестной информации.
Например: если вы пишете служебную записку, чтобы сообщить своей команде, что вы изменили политику, вот пример того, как может выглядеть этот вывод:
Это изменение политики вступит в силу немедленно и повысит производительность во всех отделах. Если у вас есть какие-либо вопросы об изменении политики, я рекомендую прочитать обновленный справочник для сотрудников, прилагаемый к этой записке, или запланировать быструю встречу со мной, чтобы обсудить, какую пользу новая политика принесет вашей команде.
Призыв к действию
Если вы написали служебную записку с намерением потребовать от читателя действий, вы можете поместить свой призыв к действию в заключение своей служебной записки, чтобы читателю было ясно, чего вы от него ожидаете. Призыв к действию — это последнее, что читают сотрудники, поэтому важно, чтобы он был свеж в их памяти, когда они обдумывают свои следующие шаги.
Например, если вы хотите расширить свою линейку продуктов, в заключении служебной записки можно обобщить причины, а также указать следующие шаги для команды. Вот пример того, как может выглядеть этот вывод:
Расширение ассортимента откроет для нашей продукции новый рынок, неосвоенный и соответствующий бренду нашей компании. Команда дизайнеров может составить новый дизайн продукта, который мы обсудим на совещании по продукту в течение одной недели, а производственная группа может иметь готовые размеры и материалы к этому времени.
Заключить сделку
Иногда служебные записки просто фиксируют информацию или заключают дела, и в этом случае специалистам не нужно устанавливать никаких дополнительных указаний. Тем не менее, все же полезно закончить разговор вежливо, чтобы сохранить профессиональные отношения и показать, что дело закрыто.
Например, если вы заключаете контрактное партнерство, вы можете написать служебную записку, в которой подытоживаете это и выражаете свою благодарность или готовность снова вести бизнес. Вот пример того, как может выглядеть этот вывод:
На этом наш месячный контракт на должность графического дизайнера заканчивается. Спасибо за вашу работу над нашим брендинговым проектом. Мы надеемся на сотрудничество с вами снова в будущем.
Советы по успешному завершению заметок
Вот несколько советов, как написать успешное заключение к деловой записке:
Будьте кратки. Каждый раздел меморандума, включая заключение, краток. Попробуйте написать одно или два предложения, чтобы завершить записку.
Закончите на позитивной ноте. Окончание на положительной ноте делает общение легким и позитивным, задавая тон информации внутри заметки, а также следующему общению между вами и читателем.
Сохраняйте профессиональный тон. Записка является деловым документом и часто хранится как запись общения, поэтому постарайтесь написать записку в профессиональном тоне.
Оставьте приветствие. Большинство заметок не требуют подписи, хотя вы можете добавить свою контактную информацию, если считаете, что у читателя ее еще нет. Однако вам не нужно заканчивать записку приветствием, как в деловом письме.