4 шага по организации заметок о встречах (с советами)

Заметки о собрании — это эффективный способ обобщить содержание, которое сотрудники и менеджеры обсуждают во время собрания. Написание заметок может помочь вам записывать важные даты, просматривать отзывы клиентов и подчеркивать цели на предстоящий квартал. Научившись организовывать заметки о встречах, вы сможете легче ссылаться на свои выводы. В этой статье мы обсудим, что такое заметки о собрании, объясним, как их организовать, и предложим лучшие способы сделать это.

Что такое заметки о встрече?

Заметки к собранию — это заметки, которые вы делаете во время собрания по важным вопросам обсуждения. Их цель — предоставить всем возможность вернуться и сослаться на них после окончания собрания. Обычно они включают цели, сроки, потенциальные проблемы или другие вопросы, упомянутые на встрече.

Как организовать заметки о встрече

Полезно решить, как вы хотите организовать свои заметки, до начала собрания. Вы можете поговорить с другими участниками, чтобы определить стратегии, которые вы планируете использовать для наиболее эффективных заметок. Вот несколько шагов, которые вы можете использовать, если хотите эффективно организовать свои заметки о собрании:

1. Поверните положение заметок

На некоторых собраниях каждому участнику назначаются роли, например ведущего заметки. Поскольку человек, делающий заметки, обычно пишет информацию во время собраний, рассмотрите возможность чередования работы в конце каждого собрания. Если вы меняете позицию, каждый получает возможность, когда он не пишет, полностью сосредоточиться на обсуждении, задавая вопросы или высказывая свое мнение.

У смены роли ведения заметок есть и другие преимущества. Это дает каждому человеку чувство сопричастности, когда наступает его очередь писать заметки, потому что они знают, что поделятся ими со всей группой, как только закончат встречу. Кроме того, это позволяет каждому узнать, какой стиль письма лучше всего подходит для него, чтобы в будущем он мог писать более эффективно.

2. Выберите план создания заметок

Хотя нет необходимости иметь строгий формат при ведении заметок, выбор общей структуры того, как вы делаете заметки каждый раз, может помочь каждому почувствовать себя более подготовленным к ведению и организации заметок, когда придет их очередь. Имея согласованный план, вы будете лучше знакомы с форматом письма и сможете подготовиться к началу встречи, подумав, какую информацию было бы наиболее полезно написать. Выбирая структуру для использования, подумайте, какие разделы вы хотели бы добавить, чтобы помочь представить наиболее важную информацию.

Вы можете рассмотреть возможность использования некоторых из следующих разделов при создании схемы:

• Общая информация. Общая информация включает такие элементы, как дата и время собрания.

• Участники собрания. Участниками собрания являются все присутствующие. Вы можете включить в отдельный список людей, которые не смогли присутствовать, и отправить им заметки после собрания.

• Цель собрания: Цель собрания включает основную тему собрания в этот день.

• Ключевые моменты. Ключевые моменты — это любые пункты повестки дня, которые обсуждала ваша команда.

• Вопросы без ответов. Если у вас или других участников есть какие-либо вопросы, на которые вы не ответили во время собрания, запишите их, чтобы участники собрания могли найти ответы на вопросы до следующего собрания.

• Решения: Включите все решения, которые группа приняла по поводу сегодняшнего собрания.

• Практические шаги: последний раздел состоит из добавления любых практических шагов, которые группа должна выполнить между окончанием собрания и началом следующего. Это включает в себя назначение нового ведущего, срок решения вопросов, оставшихся без ответа, и любые другие следующие шаги, относящиеся к вашей встрече.

3. Завершите встречу подведением итогов

В конце встречи потратьте несколько минут на то, чтобы написать резюме встречи. Это эффективный способ быстро решить все основные вопросы, которые обсуждались в группе. Это также полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, потому что они могут начать с чтения сводки, а затем вернуться к остальным заметкам с более четким пониманием обсуждений. Наиболее важные пункты, которые следует включить в резюме собрания, включают основные темы для обсуждения на собрании и любые практические действия, которые необходимо выполнить до следующего собрания.

4. Синхронизируйте свои заметки в календаре

После того, как вы обобщите свои заметки с остальной частью группы, вы можете напечатать их на своем компьютере и синхронизировать с календарем каждого. Это позволяет каждому легко получить доступ к информации, когда она ему нужна. Этот метод иногда более эффективен, чем размещение заметок в папке на компьютере, потому что их легче просматривать всем, поскольку они находятся в одном легко доступном месте. Чтобы получить к ним доступ, они могут зайти в свой онлайн-календарь, найти день встречи и щелкнуть по нему, чтобы просмотреть их.

Лучшие способы организации заметок о встречах

Вот несколько советов о том, как лучше всего организовать заметки о собрании:

Делайте свои заметки краткими

Когда вы делаете заметки, сосредоточьтесь на основных моментах, а не пытайтесь включить каждую деталь. Может быть сложно написать все, и вы можете пропустить важную часть информации. Цель заметок к собранию — позволить участникам вернуться к ним, если они забыли один из необходимых действий или для участников, которые не смогли присутствовать, поэтому постарайтесь сосредоточиться на написании основных элементов. Это также делает заметки более организованными и краткими для людей, которые используют их, чтобы позже обдумать информацию.

Используйте коды, чтобы выделить ключевые моменты

Попробуйте создать коды, которые помогут вам упорядочить свои заметки. Это может помочь вам более эффективно организовать материал, прежде чем набирать его и отправлять участникам. Вот некоторые примеры:

• Звездочка: используйте звездочку, чтобы выделить некоторые из наиболее важных моментов, которые были затронуты в ходе обсуждения.

• Вопросительный знак: Вы можете поставить вопросительный знак рядом со всем, что вы написали, что требует уточнения. Перед окончанием встречи попросите других участников уточнить, что они сказали, чтобы вы могли лучше сформулировать это в своих заметках.

• Числа: вы можете использовать числа, чтобы ранжировать требующие действия задачи в порядке важности.

Пусть все делают заметки о встречах

Иногда полезно позволить всем участникам собрания делать собственные заметки. С помощью этой стратегии каждый человек может использовать свой собственный стиль ведения заметок при записи. В конце встречи вы можете обсудить то, что все написали, и соответствующим образом организовать заметки. Несколько преимуществ того, что каждый участник делает свои собственные заметки, включают в себя:

• Обмен коллективным пониманием наиболее актуальной информации

• Наличие всей доступной информации на случай, если кто-то что-то пропустил в своих заметках

• Определение способов организации информации, которая удобна для всех

Преимущества организации заметок о встречах

Вот некоторые преимущества упорядоченного хранения заметок о встречах:

• Сокращает информацию: при организации заметок вы можете сократить часть информации, удалив часть информации, которая может не относиться к посетителям, когда они просматривают ее позже.

• Улучшает организаторские навыки. Когда вы тратите время на переписывание и систематизацию своих заметок, это помогает вам улучшить свои способности к организации. По мере того, как вы повторяете процесс ведения заметок, вы можете начать повышать свою скорость и навыки организации, что может распространиться на другие сферы вашей жизни.

• Способствует активному мышлению: когда вы делаете заметки, вы часто активно решаете, какую информацию добавить, исходя из ее актуальности. Это может повысить вашу вовлеченность в тезисы и способствовать концентрации внимания и более глубокому мышлению во время написания.