35 вопросов и ответов к канцелярскому собеседованию, которые помогут вам подготовиться

Канцелярские работники играют неотъемлемую роль в обеспечении бесперебойной повседневной деятельности организации. Канцелярские должности часто влекут за собой несколько обязанностей, таких как подготовка отчетов, организация записей и документов и выполнение обязанностей по вводу данных.

Во время собеседования на канцелярскую должность кандидатам, скорее всего, будет задано несколько вопросов, чтобы оценить их способности и компетенции для этой должности. Здесь мы рассмотрим 35 вопросов для собеседования с канцелярским работником, которые гарантируют, что вы сможете уверенно ответить на любой вопрос, заданный на вашем следующем собеседовании на должность канцелярского работника.

Основные вопросы

Следующие вопросы часто задают во время собеседования, чтобы помочь менеджеру по найму узнать вашу личность и биографию, а также лучше понять ваш интерес к должности:

Какое у вас образование?
Какой урок в школе был твоим любимым и почему?
Как ваши самые близкие друзья описали бы вас в пяти словах?
Каковы ваши карьерные цели на ближайшие пять лет?
Какова одна из ваших слабостей? Как работаете над его улучшением?
Что является одной из ваших самых сильных сторон? Как вы использовали эту силу в своей карьере?
Были ли вы вовлечены в какие-либо клубы или команды, когда учились в школе?
Какие у тебя хобби?
Считали ли бы вас ваши предыдущие работодатели организованным человеком?
Что из того, чему вы научились на предыдущей должности, изменило то, как вы выполняете свою работу?
Почему вы хотите работать именно в этой компании?

Вопросы о канцелярском опыте и прошлом

Следующие вопросы могут быть заданы на канцелярском собеседовании, чтобы лучше оценить канцелярский опыт и опыт кандидата в этой области:

Сколько лет вы имеете опыт работы в канцелярской должности?
Какие канцелярские обязанности вы выполняли на своей предыдущей должности?
Как ваши предыдущие канцелярские должности подготовили вас к задачам, которые являются частью этой должности?
Какие компьютерные программы вы использовали в прошлом? С какими программными системами вы знакомы и можете использовать на этой должности?
Какие типы систем управления данными вы использовали?
Вы когда-нибудь выполняли бухгалтерские обязанности? Если да, то в чем заключались эти обязанности?
Опишите любую офисную технику, которую вы использовали на своих предыдущих канцелярских должностях.
Какие организационные системы вы используете на работе, чтобы выполнять все свои обязанности?
Как вы сохраняете мотивацию, когда вам поручают несколько повторяющихся обязанностей?
Опишите свой опыт обращения с деньгами на предыдущих должностях.

Углубленные вопросы

Вот несколько общих вопросов для углубленного собеседования с канцелярскими работниками, которые могут быть использованы на собеседовании, чтобы лучше понять ваш стиль канцелярской работы:

Опишите время, когда вы придумали новый способ ведения дел, который повысил эффективность ваших обязанностей.
Объясните конкретный организационный стиль, который вы использовали в прошлом.
Расскажите нам о случае, когда вам пришлось иметь дело со сложным клиентом. Что вы делали и как разрешилась ситуация?
Опишите случай, когда вы превзошли свои ожидаемые обязанности.
Расскажите нам о случае, когда ваше терпение было испытано на работе, и вы откликнулись.
Какие у вас есть навыки, которые, по вашему мнению, будут наиболее полезными для должности, на которую вы претендуете?
Расскажите о случае, когда ваши коммуникативные навыки оказали положительное влияние на вашу работу.
Обсудите время, когда вам пришлось столкнуться с переменами на рабочем месте, и как вы с этим справились.
Расскажите нам о том, как вы успеваете выполнять задачи, когда у вас есть несколько задач, которые нужно выполнить за короткий промежуток времени.
Есть ли у вас опыт обучения других клерков? Если да, расскажите о процессе обучения и о том, чему вы научились сами, обучая других.

Примеры вопросов и ответов на собеседовании

Ниже приведены несколько часто задаваемых вопросов на собеседованиях для канцелярских работников, а также примеры ответов, которые вы можете использовать при формулировании собственных ответов:

Что делает вас подходящим кандидатом для этой компании?

Интервьюеры задают этот вопрос, чтобы убедиться, что вы тщательно изучили компанию. Чтобы лучше подготовиться к этому вопросу, потратьте время на исследование и заметки о компании, в том числе о том, когда она была основана, каковы ее основные цели и любые другие примечательные факты. Вы также можете отметить любую информацию, которую лично вы считаете особенно интересной для обсуждения в ходе интервью.

Пример: «Меня вдохновляет приверженность этой компании обеспечению удовлетворенности клиентов любой ценой и преданность компании своим сотрудникам. Я чувствую, что был бы отличным дополнением к компании, потому что я искренне верю в сила счастливых клиентов, а также счастливых сотрудников. Я уверен, что мои канцелярские навыки будут способствовать успеху компании, а моя роль в работе с клиентами будет способствовать дальнейшему выполнению обязательств компании по удовлетворению потребностей клиентов».

С какой оргтехникой вы знакомы больше всего?

Многие канцелярские должности требуют четкого понимания того, как использовать такое оборудование, как копировальные аппараты, компьютеры, сканеры, принтеры, телефоны, денежные машины и другие устройства. Знание опыта кандидата поможет работодателю определить, сможет ли этот кандидат эффективно функционировать на рабочем месте в компании.

Отвечая на этот вопрос, ссылайтесь на конкретное оборудование, которым вы умеете пользоваться. Не обсуждайте оборудование, которым вы не умеете пользоваться, и не сообщайте интервьюеру об оборудовании, с которым вы не знакомы, чтобы не создать впечатление, что вы умеете пользоваться тем, чего на самом деле не знаете.

Пример: «Я много работал с компьютерами, копировальными аппаратами, этикетировочными машинами, сканерами, принтерами, телефонами и факсимильными аппаратами. Я также хорошо понимаю, как использовать различные настройки Wi-Fi, и знаю, как использовать различные почтовые весы и счетчики для исходящая корреспонденция.”

Какие офисные программы вы использовали на своих предыдущих должностях?

Офисные программы являются еще одним важным компонентом работы на канцелярской должности. Многие канцелярские должности требуют, чтобы сотрудники использовали различные офисные программные системы, в том числе те, которые используются для ведения учета, организации и бухгалтерского учета. Чаще всего используются программы, входящие в состав пакета Microsoft Office, такие как Microsoft Word и Microsoft Excel.

Чтобы подготовиться к этому вопросу, хорошо записать системы программного обеспечения для офицеров, упомянутые в списке вакансий, и сначала обсудить системы, с которыми вы знакомы, на собеседовании. Это покажет интервьюеру, что у вас есть все необходимое для работы с системами, с которыми он в настоящее время работает. И, если вы знакомы с другими системами, не указанными в объявлении о вакансии, вы также можете указать их, если считаете, что они актуальны.

Пример: «У меня есть опыт работы со всеми системами, входящими в пакет Microsoft Office, включая Word, Excel и PowerPoint. Я также хорошо разбираюсь в различных компьютерных программах баз данных, таких как Access и GroupWise».

Как вы расставляете приоритеты в работе, если получаете запросы от нескольких разных сотрудников или менеджеров?

Канцелярские должности часто требуют от сотрудников многозадачности и обработки нескольких запросов от разных сотрудников и руководителей, иногда всех сразу. Знание того, как правильно расставлять приоритеты задач и отслеживать их, является важной частью работы в канцелярской роли. Ваш ответ на этот вопрос должен продемонстрировать, что вы можете эффективно работать в условиях стресса и обладаете развитыми навыками логического мышления, которые позволяют вам определять, какие запросы являются наиболее важными.

Пример: «Каждая задача, которую я получаю, независимо от того, от кого она исходит, сортируется по степени срочности. Я также сортирую все полученные задачи по тому, сколько времени уйдет на выполнение задачи, когда она должна быть выполнена, и по любым сходствам между задачами, чтобы упростить задачу. чтобы сгруппировать их вместе и завершить их более эффективно».