3 причины важности документации
5 сентября 2021 г.
Поддержание системы организованной, точной и последовательной документации на рабочем месте необходимо и полезно. Делая документацию приоритетом, особенно когда речь идет об отделе кадров компании (HR), это может помочь смягчить споры, предложить ресурсы, когда они необходимы, и ответить на важные вопросы о компании. В этой статье мы обсудим, почему документация важна, и способы улучшения процесса документирования.
Что такое документация?
Документация относится к набору записей, которые специалисты или компании хранят для предоставления доказательств или информации, которые могут быть использованы для принятия обоснованных решений. На рабочем месте в документации хранятся записи о занятости, действиях и событиях компании, как того требуют юридические предписания и политика компании.
Лучшие методы работы с персоналом включают ведение как официальных, так и неформальных записей о событиях, связанных с трудоустройством. Сюда могут входить такие элементы, как:
Действия
Взносы
Дисциплинарные взыскания
Споры
Расследования
Оценка производительности
Нарушения правил
Ведение обширных записей позволяет отделу кадров сохранять письменную историю событий. Документация может направлять управленческий персонал в отношении продвижения по службе сотрудников, дисциплинарных взысканий, повышения заработной платы и увольнения. Документация всегда должна основываться на фактах, подтверждая понимание, не полагаясь на мнение других.
Связанный: Как документировать процессы на рабочем месте (с помощью шаблона)
Почему важна документация?
Хотя существует множество причин, по которым поддержание согласованной, организованной системы документации может помочь вам и вашей организации добиться успеха, вот три основные категории, которые следует учитывать:
1. Демонстрирует профессионализм
Документация показывает как сотрудникам, так и клиентам, что вы привержены защите критически важной информации и стремитесь предоставлять заинтересованным сторонам фактическую информацию по мере необходимости. Практика ведения точной документации сама по себе обеспечивает доступную и управляемую основу для решения проблем, которая приносит пользу всем.
2. Это полезное руководство по производительности
Документирование ваших процессов обеспечивает согласованность, эффективность и стандартизацию. Это позволяет всем, кто следует за ними, работать наилучшим образом и четко представлять свои ожидания. Потратив время на документирование каждой из ваших процедур в пошаговом формате, вы сэкономите время и деньги в долгосрочной перспективе. Эта документация должна также включать миссию компании и зрениероли и обязанности для каждой должности и любые другие ожидания людей, которые присоединяются к вашей компании.
Как только вы определите, что важно для бизнеса и как достичь целей, ваша общая групповая работа станет более целенаправленной и целенаправленной. В результате ваши сотрудники могут достигать целей быстрее и с большей легкостью.
3. Бизнес может быть более прибыльным
Документирование информации и процессов экономит время сотрудников, предлагая ответы на вопросы в доступной форме. Сотрудники могут тратить больше времени на работу, чем на решение проблем для себя или своих коллег. Когда компании документируют процедуры, они могут работать более эффективно.
Связанный: Что такое проектная документация? (с советами)
Формальная и неформальная документация
В то время как записи о занятости должны быть формальными, другая документация может быть неформальной. Например, менеджер может вести случайную запись дискуссий, которые она провела с сотрудниками в течение года, чтобы обсуждать с ними их цели, проекты или уровень морального духа во время личных встреч.
Неофициальная документация может состоять даже из заметок или писем, сохраненных в личном деле сотрудника. Если сотрудник записывает предложение и передает его руководству, он может сохранить его для дальнейшего использования. Электронная почта и онлайн-общение между офисами также могут служить неофициальной документацией, когда возникает необходимость.
Напротив, формальная документация соответствует определенным стандартам и соглашениям, установленным компанией и официальными процедурами отдела кадров. Различия, присущие этим двум типам, помогают проиллюстрировать, почему полная документация так важна.
Как правильно вести кадровую документацию
Ведение личных дел сотрудников является одной из важнейших обязанностей отдела кадров. Несмотря на то, что требования вашей компании могут различаться, сильное личное дело сотрудника должно включать в себя, помимо прочего, следующие сведения о сотруднике:
Если сотрудник уволен или покидает компанию по другой причине, отдел кадров должен продолжить документацию с сотрудником:
Информация о страховании
Информация об оставшейся зарплате
Примеры документации помимо HR
Документация предназначена не только для учетных записей сотрудников и методов управления. Он также может включать такие элементы, как технические характеристики, требования, бизнес-логика и руководства компании. Вот несколько примеров отраслевой документации:
1. Разработка программного обеспечения
Разработка программного обеспечения это одна из отраслей, где важна документация. Говорите ли вы о небольшой команде или о крупной корпорации, многие люди часто участвуют в проектах по разработке программного обеспечения. Таким образом, надлежащая техническая документация обеспечивает качественное выполнение задач.
Проектная документация в разработке программного обеспечения может:
Определить проект
Опишите, как должен выглядеть продукт
Установите стандарты кодирования
Наброски руководств по стилю и шаблонов дизайна
Сформулировать стандарты тестирования
Определить предмет тестирования
Задокументировать результаты испытаний
Предоставление инструкций по установке, использованию и обслуживанию продукта.
Документация должна быть всеобъемлющей в такой отрасли, как разработка программного обеспечения, потому что любые ошибки создают пробелы между теми, кто имеет доступ к информации. Например, если заинтересованные стороны не полностью понимают продукт, у них могут быть другие ожидания от него, чем то, что пытаются предоставить инженеры. Документация не только четко излагает соответствующую информацию, но и предотвращает ошибки и недоразумения.
2. Управление компьютерной системой
Системная документация относится к решению, которое служит справочным материалом для будущего обновления или обслуживания программного и аппаратного обеспечения. Другими словами, он описывает возможности и требования программного обеспечения и информирует читателей о функциональных возможностях программного обеспечения. Системная документация более техническая, чем другие формы документации, поскольку включает такие аспекты, как:
Тестовая документация
Документация по исходному коду
документация по API
Документация по архитектуре программного обеспечения
Инструкции по решению для опытных пользователей
Пользовательская документация в области системной документации относится к информации, которую пользователь, не являющийся специалистом в области ИТ, может легко усвоить. Типы пользовательской документации включают руководства пользователя, учебные пособия, руководства по установке и примечания к выпуску.
3. Исследование
Выполнение исследования и письменное изложение результатов требует от вас создания и поддержки аргумента. Документирование ваших исследований и отдание должного тем, чьи идеи вы построили, имеет решающее значение. Причины для документирования вашего исследования могут включать:
Предоставление кредита или ссылки на оригинального создателя или автора
Сделайте источники, которые вы использовали в своем исследовании, доступными
Предоставление вашим читателям возможности следить за исследованием
Предоставление другим возможность проверить полноту и точность вашего исследования
Информирование о прозрачности, честности и доверии во избежание плагиата
Часть того, чтобы быть профессиональный исследователь ведет письменную, аудио- и визуальную документацию о ваших исследованиях. Это включает в себя запись их гипотез, результатов, вопросов и выводов. Ученые также должны собирать данные для их анализа — форма документации. Кроме того, ученые могут захотеть воспроизвести эксперимент, чтобы увидеть, меняются ли результаты теста в зависимости от определенной переменной. Чтобы повторить эксперимент точно так же, как и раньше, им нужна документация предыдущего эксперимента или оригинальный ученый.
Тем, кто занимается научными исследованиями, нужен точный набор инструкций для проверки гипотез, повторения экспериментов, получения результатов и их публикации. Без надлежащей документации исследований у нас не было бы передовых технологий, лекарств и методов ведения сельского хозяйства, которыми мы пользуемся сегодня.
Последствия неправильной документации
Во многих отраслях требуется тщательная документация, выполненная определенным образом. Если организациям не удается вести организованные записи, некоторые из последствий могут включать:
Текущие проверки
Неверное выставление счетов
Неэффективность для роста сотрудников
Упущенный доход
Скомпрометированная безопасность
Документация используется во всех организациях для записи разнообразной информации. Каким бы ни был ваш карьерный путь, важно понимать, какую роль документация играет в рабочей силе, и какую пользу вы можете извлечь из ведения организованных записей в своей карьере.
Связанный: Вопросы и ответы: почему управление файлами так важно? Дополнительные преимущества