28 советов по улучшению этикета конференц-связи

Конференц-связь может быть столь же важной и продуктивной, как и личные встречи, чтобы помочь командам понять свои рабочие обязанности или сотрудничать в проектах. Независимо от того, есть ли в вашей компании международные коллеги и удаленные члены команды, или если вам просто нужно дополнить личные встречи конференц-связью, важно изучить надлежащий этикет конференц-связи. В этой статье мы рассмотрим 28 советов по этикету конференц-связи, которые помогут сделать вашу следующую встречу успешной.

28 советов по этикету конференц-связи

Вот 28 советов по проведению эффективных конференц-вызовов независимо от того, ведете ли вы встречу или участвуете в ней:

1. Сделайте группу управляемой

Чем больше участников звонка, тем сложнее сделать его продуктивным, поэтому подумайте о небольшой группе коллег, которые необходимы для проекта или обсуждения.

2. Будьте готовы

Заранее проверьте все свои подключения, включая уровень заряда батареи любого устройства, гарнитуры, видеоэлементы или другие технологии, особенно если вы используете новое оборудование или незнакомую телефонную систему. Это дает вам время исправить любые проблемы, с которыми вы можете столкнуться.

3. Иметь хорошую связь

Стационарный телефон часто более стабилен и свободен для звонков, хотя сотовой связи достаточно, если она имеет сильную связь. Если вы часто используете или ведете конференц-связь, рассмотрите возможность попросить своего провайдера о качестве голоса высокой четкости (HD) или инвестируйте в систему конференц-телефона.

4. Выберите правильное место

Идеально подойдет тихая закрытая зона, где нет отвлекающих факторов, и вы сможете лучше справляться с фоновым шумом.

5. Знайте, кто к вам присоединится

Просмотрите список участников и приглашенных помочь вам подготовиться. Атмосфера встречи с двумя коллегами может отличаться от звонка с 20 коллегами. Рассмотрите возможность проведения переклички в начале телефонной конференции, чтобы отметить присутствующих.

6. Установите повестку дня

Повестка дня помогает всем оставаться в теме и дает примерное количество времени для каждого выступающего или обсуждения. Заранее поделитесь повесткой дня и просмотрите ее как участник, чтобы подготовиться к собранию.

7. Поделитесь напоминанием

Будь то электронное письмо, уведомление календаря или напоминание на платформе обмена сообщениями вашей компании, поделитесь подробностями о конференции хотя бы один раз после первоначального приглашения. Включите информацию о дозвоне и номера, повестку дня, предполагаемую продолжительность звонка, а также дату и время, особенно если к вам присоединяются коллеги из разных часовых поясов.

8. Войдите заранее

Будьте первым в конференции, если вы ее ведете, и войдите на несколько минут раньше. Присоединяйтесь до или во время начала, если вы посещаете. Это демонстрирует уважение ко времени каждого и предотвращает прерывание разговора в начале разговора.

9. Начинайте вовремя

Дайте время другим звонящим присоединиться, но не слишком долго, чтобы уважать тех, кто присоединился в назначенное время. Задержка начала встречи может повлиять на производительность, поэтому, если вы столкнулись с некоторыми опоздавшими, рассмотрите возможность поделиться тем, что они могли пропустить, в отдельном ответе.

10. Представьте себя и других

Установите лидера телефонной конференции и любых приглашенных докладчиков, представив себя и других, которые будут говорить. Также подумайте о том, чтобы представить тех, кто слушает на линии, особенно если говорящему важно знать, кто поделится своим мнением позже в ходе разговора. Коротко поздоровайтесь, как только вас представят, чтобы другие участники линии могли услышать, как звучит ваш голос. Если кто-то говорит, не называя себя, дайте ему закончить свою мысль, прежде чем вежливо попросить его назвать свое имя.

11. Честно говорите о возможных сбоях

Независимо от того, ведете ли вы встречу или принимаете участие, признайте возможные сбои, если вы находитесь не в идеальном месте. Простое объяснение демонстрирует уважение к хозяину или гостям и может быть лаконичным, например: «Прошу прощения за шум, я стою снаружи».

12. Добавить видео

Дополняйте аудиоконференцию видео, когда это возможно или когда есть смысл показать видео или визуальные элементы, например, для презентаций, посещений объектов или места запуска продукта. Видео может передать важный язык тела и придать другой уровень измерения вашей встрече.

13. Делайте заметки

Назначьте помощника по административным вопросам или коллегу, чтобы он делал заметки о собрании, как если бы это была личная встреча. Даже во время телеконференций важно фиксировать обсуждения, вопросы, идеи и комментарии для дальнейшего использования.

14. Говорите четко

Убедитесь, что все слышат вас четко и громко, говоря и артикулируя ваши слова. Если у вас тихий голос, расположите динамик или телефон ближе к себе.

15. Делайте короткие паузы

Конференц-связь — это совместная работа, поэтому подумайте о том, чтобы делать паузы между идеями или темами, чтобы дать участникам линии возможность поделиться своим мнением или задать вопросы. Стремитесь к тому, чтобы каждая тема или пункт были как можно более краткими, чтобы у других было время высказаться.

16. Оставайтесь на связи

Слишком длинные паузы между выступающими или темами могут создать путаницу или указать на техническую проблему. Оставайтесь вовлеченными, запрашивая дополнительную информацию во время паузы, или, если прерывание вызвано тем, что вы делаете что-то связанное, сообщите об этом команде. Например, «Позвольте мне просмотреть мои файлы, чтобы найти документ о продаже, который вы упомянули, Сара» или «Сейчас я найду для вас номер телефона этого поставщика, Тим».

17. Используйте кнопку отключения звука, когда не говорите

Использование кнопки отключения звука — лучший способ свести к минимуму статический, дыхательный или фоновый шум, когда вы не отвечаете на вызов. Напомните другим использовать кнопку отключения звука, если шум отвлекает.

18. Оставайтесь со своими абонентами

Ведущему звонка лучше всего оставаться на линии все время и не использовать функцию удержания, которая предлагает включить музыку в ваше отсутствие. Если вам когда-нибудь понадобится сделать паузу, предупредите группу и на мгновение вместо этого нажмите кнопку отключения звука.

19. Ешьте позже

Прием пищи во время телефонной конференции звучит громко, и звуки могут мешать. Приберегите закуски или напитки до или после звонка — так вы не будете жевать, когда придет время поделиться своим мнением.

20. Поощряйте других

Поощряйте совместную работу во время телефонной конференции, приглашая коллег поделиться идеями. Это может помочь генерировать больше идей от команды или поддержать коллег, которые могут быть менее уверены в том, чтобы высказываться самостоятельно.

21. Оставайтесь сосредоточенными

Сконцентрируйтесь на звонке и говорящем. Держите отвлекающие факторы, такие как электронная почта, мобильные телефоны и другие потенциальные отвлекающие факторы. Это гарантирует, что вы обрабатываете всю информацию, которой делятся другие, и используете время более продуктивно.

22. Сообщите людям, если вы уходите

Если вам нужно оставить вызов раньше, дайте людям знать, когда вы отключитесь. Лучше заранее сообщить об этом ведущему конференции, хотя также вежливо быстро попрощаться с командой. Например, «Здесь Митчелл. Я должен присоединиться к совещанию по продукту в 11:00. Спасибо за эту замечательную сессию» или «**Это Сандра. У меня назначена встреча, но я свяжусь с командой позже сегодня». .” Присоединение к звонку даже за порцию часто ценится больше, чем полное отсутствие.

23. Будьте вежливы и выразительны

Даже если вы не находитесь вживую, продолжайте использовать профессиональный язык тела и мимику — они переводятся в ваш говорящий голос. Слушатели могут сказать, когда вы полны энтузиазма, а когда нет, и часто даже могут сказать, улыбаетесь ли вы.

24. Перенаправить фокус

Держите группу сосредоточенной на причине собрания, чтобы оставаться продуктивным и не тратить время. Рассмотрите возможность того, чтобы члены команды проводили сторонние беседы или обсуждали разные темы для последующей встречи или работы вне беседы.

25. Организуйте обратную связь

Организованно запрашивайте отзывы или предложения. Это помогает убедиться, что у всех есть время высказаться, и что никто непреднамеренно не перебивает кого-то другим. Например, скажите: «Давайте сначала послушаем Гордона, затем Мигеля, затем Стейси», а не «Есть ли у кого-нибудь идеи?»

26. Подведите итоги разговора

Дайте краткий обзор того, что команда сделала во время телефонного разговора, и упомяните любые вопросы, которые требуют дальнейших действий, и кто их выполняет. Это может сплотить и мотивировать команду, убедившись, что все четко понимают любые директивы. Например, «Спасибо всем. Джилл пришлет протокол встречи сегодня днем, а Тобиас подтянет статистику продаж на конец квартала к пятнице».

27. Подарите любезное прощание

Поблагодарите всех за участие в телефонной конференции и попрощайтесь с ними в знак уважения. Например, «Спасибо за сегодняшнюю встречу, мы ценим ваше время. Пожалуйста, присоединяйтесь к нам для нашей следующей телефонной конференции в понедельник, 1 марта, в 15:00. Хорошего дня». Обязательно следите за любыми действиями, которые вы совершили, например, отправив электронное письмо руководителю или написав отчет.

28. Окончание вовремя

Своевременное или раннее завершение является уважительным и гарантирует, что коллеги смогут вернуться к работе или присоединиться к другим встречам, как и планировалось. Это показывает отличные навыки управления временем, может улучшить вашу репутацию и помогает обеспечить продуктивность будущих звонков.