16 основных HR-документов, которые нужны каждому отделу кадров

2 января 2021 г.

Создание бизнеса включает в себя множество шагов и требований, включая вопросы, связанные с налогами, медицинскую страховку, компенсацию работникам и многое другое. Одним из важнейших аспектов открытия бизнеса, который часто упускают из виду, являются человеческие ресурсы.

Создание отдела кадров в вашей компании требует усилий и знаний и, в зависимости от размера и отрасли вашего бизнеса, может показаться непосильной задачей. В этой статье мы предоставим контрольный список спецификаций и элементов, которые вам необходимы, чтобы убедиться, что у вас есть надежная система управления персоналом.

Что такое отдел кадров?

Отдел кадров управляет сотрудниками компании, включая набор, увольнение, обучение и все документы, связанные с трудоустройством. Отдел кадров часто выполняет такие задачи, как просмотр резюме и заявлений, планирование и проведение собеседований, наем и адаптация сотрудников, ведение файлов сотрудников, а также контроль за справедливой практикой найма и безопасностью на рабочем месте в компании. Они также организуют политику льгот компании, такую ​​как страхование здоровья и жизни, пенсионные счета, заработная плата и время отпуска.

Зачем нужен отдел кадров

Основной интерес владельца бизнеса — это его прибыль, поэтому на первый взгляд он может подумать, что может сэкономить деньги, выполняя обязанности по управлению персоналом самостоятельно. Они были бы очень неправы. Отдел кадров выходит далеко за рамки найма и увольнения сотрудников; на самом деле, одна из основных задач отдела кадров — обеспечить максимальную отдачу от своих сотрудников.

Другими словами, HR отвечает за поиск и найм людей, которые приносят компании больше денег, чем затраты на их найм. Отдел кадров также управляет всеми файлами сотрудников, активно нанимая сотрудников, обеспечивая соблюдение законодательства и многое другое, что гарантирует наличие специального отдела, работающего полный рабочий день.

Чем занимается отдел кадров?

В обязанности отдела кадров входит:

Прием на работу

Наем сотрудников включает в себя определение необходимости найма для каждого отдела, размещение должностных инструкций, проведение собеседований и отбор новых сотрудников. Эти задачи, как правило, возлагаются на отдел кадров.

Онбординг

Отдел кадров также разрабатывает графики инструктажа для вновь нанятых сотрудников, а также планы и графики процессов для них.

Помощь сотрудникам

Отдел кадров может также создавать и внедрять полезные программы для сотрудников, включая отпуск по личным обстоятельствам, уход за детьми, поощрения за выдающиеся результаты и гибкий график.

Преимущества сотрудников

Отдел кадров информирует сотрудников о новостях и обновлениях, касающихся пожизненных, медицинских или пенсионных пособий, отвечает на вопросы и помогает с заявками или формами заявлений.

Выступать в роли посредника

HR может быть наиболее известен своей посреднической способностью в случаях, когда общение между сотрудниками или между сотрудниками и руководством требует фасилитатора. Они помогают максимально облегчить общение и разрешить конфликты для всех вовлеченных сторон.

Тренировка и развитие

Этот отдел часто отвечает за периодическую организацию учебных занятий, занятий или курсов, чтобы гарантировать, что весь персонал адекватно проинформирован и обучен таким вещам, как первая помощь, новое программное обеспечение и новые методологии в полевых условиях.

Конфиденциальность данных сотрудников

Конфиденциальная информация, такая как трудовые договоры, должностные инструкции и обязанности, дисциплинарные записи, записи о посещаемости, отчеты о производительности и документы IRS, находится в ведении отдела кадров.

Соблюдения правовых норм

Законы о труде, включая перерывы, сверхурочные, заработную плату и дискриминацию, находятся в ведении отдела кадров. Отдел кадров обязан информировать сотрудников о местных и федеральных законах для обеспечения их соблюдения.

Короче говоря, отдел кадров защищает интересы, имидж и успех компании со всех возможных сторон, обеспечивая соблюдение законов, выполняя административные обязанности и максимально эффективно внедряя политики компании.

Как создать отдел кадров

Ваш отдел кадров должен поддерживать и отражать желаемую культуру вашей компании. Выполните следующие шаги, чтобы создать отдел кадров, отвечающий потребностям вашей компании:

1. Создайте свою культуру

Определите, какими вы хотите видеть культуру и ценности вашей компании, четко указав, почему ваша компания существует, во что вы верите и что вы представляете для будущего компании. Вы можете спросить себя, почему квалифицированные специалисты предпочитают работать на вас и оставаться с вами, а не в другой компании. Используйте ответ на этот вопрос, чтобы сосредоточиться на раскрытии вашей основной культуры.

2. Сбалансируйте личность с компетентностью

Человек или люди, которых вы нанимаете для формирования вашей HR-команды, должны будут понимать вашу желаемую культуру и даже влиться в нее, оставаясь при этом непревзойденным профессионалом. Это уникальное сочетание необходимо для найма сотрудников, которые хорошо вписываются в культуру, а также обладают необходимым опытом и навыками для этой должности.

3. Четко определите, чего вы ожидаете от отдела кадров

Как правило, ваш отдел кадров должен уметь справляться как с административными элементами, так и с элементами, ориентированными на людей. Некоторые компании могут найти эти качества в одном человеке, но большинство выбирает метод «разделяй и властвуй».

Они делают это, имея команду, в которой человек или люди, сильные в административной части, сосредоточены на соблюдении требований, процедурах и управлении, в то время как люди или люди, которые сильнее в ориентированной на людей стороне вещей, по-прежнему сосредоточены на найме, удержании. и обучение. Независимо от своих повседневных обязанностей, каждый человек в команде HR должен обладать сильными коммуникативными навыками, чувством справедливости, дипломатичностью и четкой этикой.

Документы, необходимые для кадрового делопроизводства

Каждому, кто когда-либо работал, выдали руководство для сотрудников. Эти пакеты описывают почти любую конкретную политику и процедуру, которые вы можете себе представить. Пункты в справочнике компании обычно включают:

• Профили работы

• Организационная схема

• Штатное расписание

• Система отслеживания соискателей

• Структура заработной платы

• Обзор компенсаций и льгот

• График отпусков

• Компенсации за отпуск и отгулы

• Заявление о миссии / заявление о ценностях

• Показатели эффективности

• Отслеживание командировок и расходов

• Стандарты времени и посещаемости

• Дресс-код

• Выход из политики

• Тренировка и развитие

• Описание вакансии

Инструменты для человеческих ресурсов

Отдел кадров обычно обрабатывает больше информации и выполняет разнообразные задачи, чем любой другой отдел компании. Большинство отделов кадров выполняют эти обязанности с помощью нескольких технологических инструментов, таких как перечисленные ниже, чтобы сделать работу более управляемой:

Информационные системы управления персоналом

Для успешного управления массивами информации, за организованность и конфиденциальность которых они несут ответственность, большинство отделов кадров используют комплексную систему управления человеческими ресурсами. Это программное обеспечение хранит данные, такие как учетные записи и документация сотрудников, отслеживает отпуск и личное время, управляет вознаграждениями сотрудников, регистрирует оценки производительности и получает доступ к записям о заработной плате. Это программное обеспечение может собирать данные и создавать исчерпывающие отчеты для целей аудита, что практически невозможно сделать вручную.

Рекрутинговое программное обеспечение

Рекрутинговое программное обеспечение используется для оптимизации процесса приобретения нового персонала. Используя это программное обеспечение, HR-специалисты могут публиковать объявления о вакансиях, собирать заявки, управлять кандидатами и многое другое. Эти программные решения экономят время, а также устраняют необходимость отслеживать всю эту информацию вручную.

Решения для повышения производительности

Когда руководители оценивают работу сотрудника, разрабатывается ряд целей и этапов, которые впоследствии отслеживаются в течение года специалистом по кадрам. Отдел кадров может предоставить руководителям информацию и инструменты, помогающие отслеживать прогресс сотрудников в течение этого периода и, таким образом, пересматривать и корректировать будущие цели.

Услуги по расчету заработной платы

Услуги по расчету заработной платы автоматически рассчитывают и обрабатывают платежные чеки, часы, отчисления, оплачиваемый отпуск и налоговые формы.

Платформы управления преимуществами

Эти решения могут сделать больше, чем большинство доступных услуг по расчету заработной платы, с точки зрения администрирования и отслеживания льгот, управления пенсионными и страховыми планами, компенсационного страхования работников и других специальных льгот, которые некоторые компании предпочитают предлагать, таких как тарифные планы со скидкой, часы общественных работ и многое другое.

Инструменты вовлечения сотрудников

Эти инструменты могут дать представление о том, что вы можете сделать, чтобы ваши сотрудники были вовлечены. Программа отслеживает культуру вашей компании, позволяя вам признавать и вознаграждать ваших сотрудников, а также позволяет вам собирать анонимные отзывы от вашей команды, которые вы можете позже использовать при разработке улучшений вашей культуры и операций.

Цены и функции для каждого решения зависят от размера и потребностей вашей компании.