14 советов по эффективному управлению проектами

Успешное управление проектами важно для достижения целей, поставленных заинтересованными сторонами. Уделение пристального внимания различным компонентам проекта на всех этапах может помочь предотвратить возникновение проблем. Применяя советы, упомянутые в этой статье, вы можете помочь своей организации уложиться в сроки и выполнить работу высокого качества. В этой статье мы обсудим процесс управления проектами и предоставим список из 14 советов для успешного управления проектами.

Каков процесс успешного управления проектами?

Чтобы успешно управлять проектом, сначала инициируйте то, что вам нужно сделать или изменить. Затем создайте план с шагами, которые необходимо предпринять для достижения ваших целей. После этапов мозгового штурма и исследования начните выполнять свой проект и добиваться поставленных целей. Это самый длинный этап в процессе проекта, который включает в себя действия по завершению вашего проекта.

Пока происходит выполнение, менеджер проекта следит за тем, как работают члены команды, и наблюдает, нужно ли вносить какие-либо коррективы. Наконец, как только проект завершен, команда завершается оценкой того, как они справились, чтобы помочь им внести коррективы в будущие проекты.

14 советов по эффективному управлению проектами

Вот несколько советов, как эффективно управлять проектом:

1. Определите объем вашего проекта

Выясните, что необходимо сделать, чтобы создать продукт или предоставить услугу. Для этого наметьте цели вашего заинтересованного лица, чтобы сохранить видение проекта. Кроме того, создайте цели, чтобы помочь вашей команде достичь этого достижения. Во время мозгового штурма по этим компонентам рассмотрите возможность проведения встречи с вашей командой для обсуждения различных аспектов проекта, чтобы все знали масштаб.

2. Знайте свой график

Понимание вашего графика может помочь вам отслеживать сроки. Оцените, сколько времени может занять каждая задача, чтобы помочь организовать различные компоненты проекта. Временная шкала также может помочь вам не сбиться с пути и определить, сколько времени нужно выделить для каждой задачи, чтобы выполнить ее.

3. Просмотрите доступные ресурсы

При организации проекта используйте доступные ресурсы. Сюда входят такие факторы, как деньги, человеческий труд и оборудование. Если вашей команде не хватает определенных навыков, подумайте об обучении сотрудников или аутсорсинге из других отделов или организаций.

4. Создайте план проекта

Включите необходимые шаги в план проекта, которому должны следовать вы и ваша команда. Подумайте, сколько времени может занять каждая задача, и расставьте приоритеты, что нужно выполнить в первую очередь. В план проекта можно включить расписание проекта, доступные ресурсы и другую важную информацию, связанную с проектом. Здесь вы можете установить четкие ожидания для вашей команды.

5. Будьте конкретны в деталях

Предоставляя описания деталей проекта, таких как бюджет, будьте конкретными. Рассмотрите возможность включения диаграмм и рисунков, подтверждающих эти детали. Кроме того, используйте четкие описания, чтобы все знали, о чем вы говорите, и понимали ваши запросы.

6. Общайтесь с членами команды и заинтересованными сторонами

Почаще общайтесь с теми, кто участвует в проекте, чтобы убедиться, что ваши ожидания понятны, а участники проекта остаются вовлеченными. Это может помочь уменьшить проблемы из-за недопонимания. Предоставляйте обновления о проекте, чтобы другие знали о любых происходящих изменениях. Кроме того, поощряйте членов команды делиться своими мнениями и опасениями. Держите заинтересованные стороны в курсе о ходе их проекта и о возникновении каких-либо проблем.

7. Делегируйте работу

Решая, кому назначать проекты, разделяйте ответственность и помните о членах вашей команды. Учитывайте сильные стороны и таланты каждого сотрудника при выборе того, кто будет лучше всего работать над конкретным заданием. Делегирование заданий другим помогает высвободить время для наблюдения за проектом в целом. Однако сохраняйте видимость задания даже после того, как делегируете его кому-то другому.

8. Документируйте все компоненты проекта

На протяжении всего процесса проекта ведите документацию, чтобы убедиться, что вы соответствуете ожиданиям и результатам. При изменении первоначального плана напишите, в чем заключалось ваше изменение и почему оно было необходимо. Полезно отслеживать покупки, чтобы не выходить за рамки бюджета. Документирование помогает вам иметь доказательства, оглядываясь назад на части проекта.

9. Отслеживайте ход вашего проекта

Следите за прогрессом вашей команды, отслеживая, что они завершают. Возможно, вы захотите проводить регулярные контрольные встречи, чтобы узнать, как у них дела, и исправить любые проблемы, прежде чем они повлияют на проект. Наличие проверок помогает найти время для предоставления конструктивной обратной связи, чтобы обеспечить успешное завершение проекта.

10. Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для управления проектами

Чтобы иметь одно место для хранения всех документов вашего проекта, рассмотрите возможность использования программного обеспечения или приложения для управления проектами, чтобы сделать эти формы доступными для всех членов команды. Часто у них есть функции чата и списка дел, чтобы все могли общаться и понимать друг друга. Постоянно улучшайте процесс управления проектами, внедряя новые инструменты и процедуры.

11. Будьте мотивирующими

Поддерживайте свою команду в процессе проекта, поощряя ее. Это включает в себя празднование их побед, например, когда они выполняют задачу досрочно. Вы также можете продемонстрировать свою мотивацию к проекту, чтобы поддерживать их участие.

12. Помните о тройных ограничениях

Чтобы проект был успешным, сосредоточьтесь на тройных ограничениях проекта: времени, бюджете и объеме. На протяжении всего процесса вашего проекта убедитесь, что вы выполняете все три. Регулярное отслеживание проекта может помочь вам убедиться, что вы выполняете их в соответствии с графиком.

13. Поблагодарите членов команды

Оцените усилия вашей команды, выразив благодарность. Как только проект будет завершен, подумайте о том, чтобы отпраздновать с ними, пригласив их поесть или поделиться успехом с другими отделами. Вы также можете устно поблагодарить их за их усилия и поделиться тем, насколько они помогли изменить ситуацию к лучшему.

14. Оцените, как вы это сделали

По завершении проекта проанализируйте, как ваша команда справилась с поставленными задачами. Это может помочь вам определить области улучшения для вашего следующего проекта. Рассмотрите возможность сохранения вашего рабочего процесса для использования в будущих проектах, чтобы помочь вам продвинуться вперед в процессе планирования.