13 советов по управлению проектами, которые помогут вам добиться успеха

Быть менеджером проекта включает в себя множество обязанностей, включая контроль сроков, отслеживание бюджетов и помощь командам в работе. Руководителям проектов важно продолжать учиться и развивать навыки для улучшения результатов проекта. В этой статье мы обсудим роли и обязанности руководителя проекта и порекомендуем 13 советов по управлению проектами, которые помогут вам и вашей компании добиться успеха.

Роли и обязанности руководителей проектов

Менеджеры проектов отвечают за планирование, организацию и руководство конкретными проектами для организации. Они гарантируют, что команды завершат проекты вовремя, в рамках бюджета и в рамках. Конкретные обязанности менеджера проекта могут различаться в зависимости от отрасли, организации и проектов, которыми он управляет, но некоторые общие обязанности включают в себя:

• Рассмотрение требований клиента

• Установление графика и бюджета

• Сбор ресурсов, включая материалы и членов команды

• Отслеживание прогресса и помощь команде по мере необходимости

• Работа напрямую с клиентом по внесению изменений и дополнений в проект

13 советов по управлению проектами

Вот 13 советов по управлению проектами, которые помогут вам в вашей карьере:

1. Выберите свою команду

При планировании проекта важно расставить приоритеты в команде. Когда вы отвечаете за проект, спросите себя, какие способности и опыт вам потребуются, чтобы добиться успеха. Определите, нужно ли вам нанять нового сотрудника или передать некоторые задачи фрилансеру на ранних этапах разработки нового проекта. Чтобы придать максимальную ценность и поддержку вашему делу, убедитесь, что у всех участников достаточно исходной информации о вашей организации и целях проекта.

2. Определите основные требования

Определите основные критерии и определите, чего вы хотите достичь и почему, чтобы установить масштаб и поставить цели. Это может быть как простое увеличение маркетинговой отдачи, так и сложное изобретение и запуск нового продукта в вашей компании. Определите всех ключевых клиентов и заинтересованных лиц перед началом проекта, чтобы узнать их потребности и ожидания. После этого вы можете составить список необходимых вам ресурсов, таких как люди, время, деньги и инструменты.

3. Максимальное сотрудничество

Эффективное сотрудничество является жизненно важным аспектом в достижении отличных результатов проекта. Как менеджер проекта, вы можете улучшить свои совместные процедуры для достижения ожидаемых результатов, таких как запуск продукта в установленные сроки, соблюдение бюджета и достижение высоких показателей KPI по завершенным проектам. Установите каналы и методы связи для вашей команды, чтобы они могли легко работать друг с другом. Может быть полезно проводить регулярные собрания команды, например, ежедневно или еженедельно, чтобы собирать обновления о ходе работы и видеть, как члены команды могут помочь друг другу.

4. Разделите свои цели

Разделите свои основные цели на этапы, назначьте кого-то для каждой заявленной задачи и разработайте жизненный цикл проекта с конкретными датами, чтобы сделать их реальными. Постановка вех и их регулярный анализ могут сделать ваши цели значительно более достижимыми. Подумайте о том, чтобы просмотреть каждую веху после ее завершения, чтобы увидеть, можете ли вы внести улучшения в следующую веху.

5. Содержите потенциальные риски

Управление рисками необходимо для смягчения потенциальных неудач, которые могут возникнуть во время вашего проекта. Каждый проект содержит определенный уровень риска, который, вероятно, необходимо учитывать при планировании. Например, если вы перемещаете приложения и данные в облако, вам необходимо учитывать связанные с этим риски безопасности. Попросите свою команду помочь в планировании рисков, чтобы выявить все потенциальные препятствия.

6. Уменьшите отвлекающие факторы

Если это возможно, постарайтесь, чтобы ваша команда была сосредоточена на одном проекте за раз, чтобы меньше отвлекаться. Когда вы и ваша команда работаете, старайтесь поощрять всех выделять определенные периоды времени для работы без перерывов. Вы можете перевести устройства и каналы связи в режим «Не беспокоить» примерно на час, чтобы сосредоточиться только на проекте.

7. Используйте программное обеспечение для управления проектами

Большинство менеджеров проектов считают технологии полезными, особенно программное обеспечение и платформы для управления проектами. Типичные решения для управления проектами служат центральной областью для всех данных проекта с возможностью преобразования данных в диаграммы Ганта, сроки и информационные панели. Программное обеспечение для управления проектами предоставляет объединенную платформу для всей команды, позволяя сотрудникам оставлять комментарии и отмечать задачи как завершенные, чтобы проект продвигался вперед.

8. Управляйте своим временем

Умение управлять своим временем имеет решающее значение для выполнения любого задания. Вы можете использовать различные тактики тайм-менеджмента, чтобы добиться успеха. Одна из наиболее эффективных тактик тайм-менеджмента — иметь четко определенный план проекта, который влияет на каждую фазу проекта. Также полезно выделять дополнительное время на каждую веху в качестве формы управления рисками.

9. Уделяйте внимание одному проекту за раз

Если это возможно, попробуйте завершить только один проект за раз, чтобы посвятить все свои усилия и сосредоточиться. Это может помочь вам завершить проект быстрее и свести к минимуму отвлекающие факторы и ошибки. Если вам нужно управлять несколькими проектами одновременно, выделите определенное время для каждого из них в течение дня. Создайте календарь для каждого проекта, а затем работайте только над одним проектом в отведенное для него время.

10. Проверьте все свои результаты

Вы можете преобразовать установленные вами вехи в результаты, которые вы сможете тщательно оценить, прежде чем переходить к следующему этапу проекта. Например, если вы создаете новое мобильное приложение для своих клиентов, первым шагом может быть создание минимально жизнеспособного продукта, который вы можете протестировать, прежде чем переходить к следующему шагу. Принятие корректирующих мер на ранних этапах жизненного цикла проекта может помочь вам не сбиться с пути и избежать любых непредвиденных задержек.

11. Автоматизируйте процесс

Автоматизация может помочь вам избавиться от рутинных задач и сосредоточиться на результатах проекта. Рассмотрите правила «если это, то то», которые уже существуют в ваших рабочих процессах, чтобы автоматизировать операции управления проектами. Это может дать вам отправную точку для автоматизации большинства процессов проекта, помогая вам сэкономить время и деньги для организации.

12. Оцените свой проект

Хотя достижение финальной важной вехи проекта — это большой шаг, очень важно тщательно его обдумать, прежде чем закрывать. Каждый проект — это полезный опыт обучения, поэтому вы оцениваете его сразу после его завершения. Руководители проектов могут отслеживать как достижения, так и неудачи. Это может повысить шансы на успех будущих проектов и создать культуру постоянного совершенствования.

13. Ознакомьтесь с методами управления проектами

Основные методологии управления проектами могут быть полезны руководителям проектов и членам команды. Инструменты, стратегии, процессы и лучшие практики, которые эффективно помогают человеку выполнить набор обязанностей, составляют подходы к управлению проектами. Эти подходы могут применяться практически к каждому проекту в любом бизнесе. Изучение некоторых из наиболее распространенных подходов к управлению проектами, таких как схватка, может помочь вам определить, какой из них подходит именно вам.