13 инструментов коммуникации для малого бизнеса и как их выбрать

Чтобы любой бизнес добился успеха, на рабочем месте должен быть определенный уровень эффективного общения. Это может быть между отдельными лицами, между командами или с внешними заказчиками и клиентами. Существуют различные инструменты, доступные для рабочего места, которые могут облегчить это общение, гарантируя, что сообщения остаются доступными для просмотра, проекты остаются активными, и все стороны могут продолжать обсуждение без потери корреспонденции в почтовых ящиках.

В этой статье мы определяем средства связи, объясняем, что следует учитывать при выборе средства связи для своей организации, и предоставляем список из 13 средств связи для изучения. Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.

Что такое средства коммуникации?

Средства коммуникации — это программы и программное обеспечение, которые предприятия используют для совместной работы и обмена сообщениями как с внутренним персоналом, так и с внешними заинтересованными сторонами, такими как заказчики и клиенты. В то время как инструменты связи могут включать электронную почту, телефоны, обмен текстовыми сообщениями, социальные сети и онлайн-конференции, существует множество других инструментов, которые оптимизируют производительность и позволяют организации больше сотрудничать.

На что обратить внимание при выборе средства коммуникации

Если вашему бизнесу было бы полезно иметь средство коммуникации, изучите следующие соображения при рассмотрении вариантов:

• Размер компании: некоторые инструменты лучше всего подходят для небольших предприятий, а другие созданы специально для организаций корпоративного уровня. Подумайте, кто будет использовать этот инструмент коммуникации и возникнет ли необходимость масштабировать его в будущем, чтобы включить в него других сотрудников.

• Использование инструмента: подумайте, как организация будет использовать новый инструмент, чтобы определить, какая программа лучше всего подходит для работы. Существуют средства связи, ориентированные на управление проектами, и другие, предназначенные только для общения, чтобы удаленные сотрудники могли оставаться на связи.

• Стоимость: Как и в случае с большинством предметов, которые необходимо приобрести бизнесу для повышения эффективности работы, средства связи имеют свою стоимость. Хотя у вас может быть бюджет на инструмент коммуникации, также важно поговорить с поставщиком, чтобы понять, как он будет выставлять вам счет за продукт, каковы условия вашего контракта и могут ли они корректировать цены, если вам нужно только использовать определенные функции или иметь несколько сотрудников, которые будут его использовать.

• Дополнительные технологии: иногда средства связи могут работать сами по себе, но в других случаях ваша организация должна иметь технологию для их поддержки. Узнайте больше об интересующих вас коммуникационных инструментах, чтобы узнать, нужна ли им конкретная операционная система для работы или могут ли они интегрироваться с существующими приложениями и программным обеспечением, которые использует ваша команда.

• Конфиденциальность: особенно если выбранный вами инструмент связи будет содержать конфиденциальные новости компании или защищенную информацию о клиентах, обязательно, чтобы инструмент имел определенные барьеры конфиденциальности для защиты этих данных от хакеров и других угроз кибербезопасности.

• Принятие сотрудниками: независимо от того, насколько хорошо сделан инструмент коммуникации, он будет работать хорошо только в том случае, если сотрудники одобряют идею его использования. Выбирая инструмент, подумайте об уровне сложности его использования, обучении, которое потребуется сотрудникам, чтобы чувствовать себя комфортно с ним, количестве времени, которое может потребоваться сотрудникам для выполнения задачи в инструменте, и многом другом. Чем проще и удобнее его используют сотрудники, тем успешнее вы добьетесь интеграции на рабочем месте.

13 эффективных инструментов коммуникации

Вот несколько коммуникационных инструментов, о которых можно узнать подробнее, чтобы найти продукт, который лучше всего подходит для ваших нужд и целей организации:

Слабый

Slack — это эффективный инструмент общения для любой команды, которая может извлечь выгоду из удаленного общения. Slack легко интегрируется со многими другими приложениями, которые может использовать организация, что упрощает совместную работу и позволяет сотрудникам инвестировать в различные направления бизнеса, такие как маркетинг, продажи и поддержка. Кроме того, Slack предлагает организациям возможность создавать каналы связи, ориентированные на конкретные интересы или проекты. Например, отдел маркетинга может создать канал специально для проекта ребрендинга сайта, а сотрудники могут создать канал чата для любителей кино.

Команды Майкрософт

Microsoft Teams может идеально подойти для компаний, которые уже работают на платформе Microsoft. Это платформа для совместной работы, которая также предлагает обмен документами, поддерживает онлайн-встречи и позволяет сотрудникам совместно работать над проектами. Вы можете легко интегрироваться с другими приложениями Microsoft Office, которые команда в настоящее время использует на рабочем месте.

Monday.com

Monday.com — это эстетически приятный инструмент для многих пользователей, который может помочь в адаптации сотрудников. Эта платформа позволяет командам создавать рабочие процессы, организовывать задачи, общаться вместе и обмениваться файлами, а это означает, что управление проектами становится более организованным, а сотрудники всегда понимают ход проекта. Пользователи также могут отслеживать свое время в проекте, создавать отчеты и интегрироваться со многими приложениями уже на рабочем месте.

КомандаGantt

Если вам нужно общаться с внешними членами команды, такими как клиенты и заказчики, рассмотрите TeamGantt. Этот онлайн-инструмент управления проектами работает с любой операционной системой и использует диаграммы Ганта для организации и управления проектами внутри команд, включая всех заинтересованных лиц. Вы можете пригласить ключевых лиц для совместной работы с вашими сотрудниками и легко просматривать обновления проекта и связанные документы.

Работа в команде

Команды по маркетингу могут захотеть изучить преимущества и функции Teamwork, платформы управления проектами, которая включает в себя рабочие доски, каналы контента в социальных сетях и возможности сбора данных. Вы можете интегрировать Teamwork с другими приложениями, такими как приложения для управления социальными сетями, электронной почтой и аналитикой, а также приглашать внешних клиентов к конкретным проектам.

Улей

Hive — еще один коммуникационный инструмент, который, как вы можете обнаружить, широко используется пользователями из-за того, насколько интуитивно понятна платформа для большинства пользователей. С помощью этой программы у вас будет возможность отправлять сообщения людям и группам, загружать документы и прикреплять их к определенным обязанностям, создавать важные формы и импортировать задачи из других инструментов управления проектами, чтобы хранить всю информацию в одном месте.

Трелло

То, как Trello отображает информацию для пользователей, полезно для тех сотрудников, которым может понадобиться что-то более наглядное, чтобы понять статус проекта. Этот инструмент связи показывает проекты, которые находятся в процессе, и вы можете прикреплять файлы, цветные списки координат, помечать членов доски и интегрироваться с такими важными инструментами, как календарь.

Флип

Узнайте больше о Fleep, если вы хотите общаться с людьми за пределами вашей организации. Пользователи Fleep могут общаться друг с другом, где бы они ни работали, но Fleep также позволяет на рабочих местах использовать аудио- и видеоконференции, индивидуальные чаты, управление документами и обмен файлами.

Крыша

Поскольку электронная почта является важной частью многих рабочих мест, Rooftop может стать идеальным решением для управления электронной почтой компании. Rooftop помогает командам совместно работать над электронной почтой, в том числе для внешних клиентов, а также обеспечивает хранение, слияние и автоматическую маршрутизацию, что может упростить многие внутренние процессы. Вы также можете маркировать электронные письма, устанавливать для них даты действий и совместно работать над лучшими подходами к электронной почте, и все это из одной системы.

Пастель

Поскольку многие предприятия сосредоточены на необходимости быть в сети, Pastel может помочь убедиться, что веб-сайт организации удобен для пользователя. Pastel позволяет вам ввести URL-адрес веб-сайта и поделиться этой ссылкой с другими людьми, чтобы они могли оставить отзыв. Это может быть полезно для организаций, которые хотят услышать мнение своих клиентов напрямую, чтобы они могли обеспечить пользовательский опыт, который вдохновит клиентов на действия. Pastel также помогает организациям выявлять любые проблемы с веб-сайтом, чтобы они могли быстро их исправить.

толчок

Для многих организаций интрасеть является ценной частью организации, поскольку она позволяет менеджерам и другим руководителям общаться с сотрудниками, делиться новостями компании, планировать корпоративные мероприятия и просматривать каталог сотрудников. Владельцы бизнеса, которые хотят улучшить культуру на рабочем месте, поддерживать вовлеченность сотрудников и следить за тем, чтобы информация распространялась правильно и точно, могут рассмотреть Jostle.

Идти на встречу

GoToMeeting предоставляет сотрудникам возможность совместной работы через виртуальные каналы связи, такие как аудио и видео. Когда менеджеры хотят провести встречу с персоналом, они могут создать ссылку GoToMeeting, к которой присоединятся пользователи, а затем настроить запись, поделиться презентациями, пообщаться с коллегами и раздать файлы — и все это на одной платформе. GoToMeeting может быть полезен для тех компаний, у которых есть удаленные сотрудники или сотрудники, которые живут в разных часовых поясах.

Увеличить

Zoom — это приложение для видеоконференций, которое работает на всех устройствах, включая настольные компьютеры, ноутбуки, планшеты и мобильные телефоны. С помощью Zoom вы можете записывать свой экран, выполнять демонстрацию экрана с участниками текущего собрания, загружать запись собрания в облако, чтобы отсутствующие члены команды могли просматривать ее и обмениваться файлами в вашей группе. Zoom также широко используется для общения с покупателями и клиентами, особенно если бизнес работает полностью в Интернете, и может быть идеальным решением для предприятий любого размера.