13 инструментов картирования процессов для повышения эффективности бизнеса

25 марта 2022 г.

Предприятия всегда ищут способы создания более эффективных процессов, увеличения скорости производства и улучшения качества своих продуктов и услуг. Многие менеджеры проектов и бизнес-лидеры полагаются на инструменты картирования процессов, которые помогают им определить области улучшения в своей организации.

В этой статье мы определяем инструменты картирования процессов, исследуем их преимущества и рассматриваем 13 самых популярных инструментов картирования процессов.

Что такое инструменты картирования процессов?

Инструменты картирования процессов — это программы, которые позволяют создавать визуальные карты процессов. Карта процесса — это графический документ, который представляет, как работает конкретный процесс. Многие организации используют инструменты картирования процессов, чтобы помочь им определить этапы конкретного процесса, повысить эффективность и улучшить рабочий процесс. Инструменты картирования процессов могут предоставить бизнес-профессионалам ясность и аналитические инструменты, необходимые им для принятия обоснованных решений, которые могут сэкономить время, снизить затраты и повысить ценность для клиентов.

Подробнее: Руководство по картированию процессов: типы карт процессов и когда их использовать

Преимущества использования инструментов картирования процессов

Хотя бизнес-лидеры могут использовать инструменты картирования процессов по целому ряду причин, все инструменты картирования процессов имеют некоторые общие преимущества. Интеграция инструментов картирования процессов в вашу стратегию управления может:

• Улучшить коммуникацию с членами команды, клиентами и ключевыми заинтересованными сторонами

• Позволяет тестировать различные сценарии

• Повышение доверия клиентов и инвесторов

• Упрощение понимания документации процесса

• Определите роли и обязанности для членов вашей команды

• Определите области для улучшения процесса

• Помощь в развитии новых идей и критического мышления

• Сокращение затрат, связанных с разработкой продукта или услуги

• Повысьте производительность и продуктивность вашей команды

• Измеряйте эффективность конкретного процесса

13 типов инструментов картирования процессов

Хотя вы можете нарисовать свою собственную карту процесса вручную, существует также множество инструментов картирования процессов, которые могут значительно упростить эту задачу. Вы можете выбрать цифровой инструмент картирования процессов, если хотите более эффективно разрабатывать карты процессов, быстро обновлять документ и делиться готовой картой процесса со своей командой или клиентами. Вот несколько популярных инструментов картирования процессов, о которых вам, возможно, будет интересно узнать больше:

1. ГитМинд

Gitmind — один из лучших бесплатных онлайн-инструментов для картирования процессов. Он поставляется с широким спектром шаблонов, из которых вы можете создавать простые карты процессов, что может сэкономить ваше время. Вы также можете изменить карту процесса, выбрав различные формы, шрифты, цвета и многое другое, что упрощает определение важных элементов процесса. Gitmind работает в любом веб-браузере и включает мобильную версию для основных правок. После того, как вы закончите свою карту процессов, вы можете экспортировать ее в виде документа или использовать URL-ссылку, чтобы поделиться ею со своей командой, клиентами и ключевыми заинтересованными сторонами.

2. Креативно

Creately — еще одна популярная программа для картографирования процессов, которую можно использовать для создания различных типов диаграмм. Одна из лучших функций, которые предлагает Creately, — это возможность сотрудничать с другими пользователями из любой точки мира. Это может облегчить обмен идеями и важной информацией. Вы можете начать работу, выбрав готовый шаблон, разработанный для вашей конкретной отрасли. В некоторых отраслях Creately предоставляет шаблоны для проектирования, маркетинга и образования. Это может сэкономить ваше время и помочь вам определить ключевые элементы, относящиеся к вашему конкретному процессу.

3. ЛюсидДиаграмма

Многим профессионалам нравится использовать LucidChart, потому что он работает в любом браузере и на любом устройстве. LucidChart упрощает совместную работу, предлагая функцию чата с комментариями в реальном времени. Он также хорошо интегрируется с другими приложениями для повышения производительности, такими как G-Suite и Microsoft Office. Если ваша команда уже использует другое приложение для повышения производительности для отслеживания процессов, LucidChart может стать отличным вариантом для удобного переноса вашей информации.

4. Рисовать

Edraw — отличный вариант, если вы ищете инструмент отображения процессов с широким набором функций. Сам интерфейс очень интуитивно понятен и предлагает автоматическую компоновку карт процессов, чтобы сэкономить ваше время. Edraw включает в себя большую библиотеку символов и шаблонов для конкретных диаграмм, таких как диаграммы рабочих процессов, диаграммы потоков данных и модели бизнес-процессов. Вы также можете настроить цвет, стиль шрифта, размер и форму каждого элемента в Edraw.

5. Визуальная парадигма

Этот инструмент картирования процессов является популярным выбором для компаний-разработчиков программного обеспечения, которые придерживаются гибкого управления проектами. Гибкое управление проектами — это быстрый, гибкий и итеративный процесс управления проектами, который разбивает большие проекты на более мелкие и более управляемые задачи. Visual Paradigm предоставляет интуитивно понятный интерфейс с возможностью перетаскивания и обширную библиотеку фигур, позволяющую легко создавать карты процессов. Это также дает пользователям возможность анимировать свои проекты, что может быть полезной функцией, если вы планируете представить свою карту процесса своей команде, клиентам или ключевым заинтересованным сторонам.

6. Гугл рисунки

Многие профессионалы используют Google Drawings, потому что он ассоциируется с известным и интуитивно понятным брендом. Этот инструмент картирования процессов полностью онлайн и основан на браузере, что позволяет легко делиться им с другими членами команды, клиентами и ключевыми заинтересованными сторонами по всему миру. Хотя Google Drawing включает в себя более простой выбор формы, чем некоторые другие инструменты отображения процессов, он предлагает бесплатное хранилище, что делает его экономически эффективным вариантом. Карты процессов, которые вы создаете в Google Drawings, также не имеют срока действия, что может быть полезно, если вы планируете регулярно пересматривать или обновлять свои документы.

7. Канва

Если вы ищете инструмент картографирования процессов, который позволит вам полностью контролировать свои творческие способности, Canva может стать для вас лучшим вариантом. Этот инструмент позволяет встраивать профессионально выглядящие иллюстрации и анимированную графику, что может быть полезно, если вы планируете создать слайд-шоу или презентацию карты вашего процесса, чтобы поделиться с вашей командой, клиентами или ключевыми заинтересованными сторонами.

Canva также упрощает загрузку собственных изображений, которые можно использовать для включения логотипов или других ключевых элементов бренда. Поскольку Canva — это веб-программа, вы можете получить к ней доступ из любого веб-браузера, что делает ее удобной.

8. Глиффи

Если вы ищете простой инструмент картографирования процессов, быстрый и понятный, Gliffy — отличный вариант. Этот инструмент отображения процессов предлагает несколько шаблонов и тем, которые помогут вам эффективно создавать профессионально выглядящие схемы. Gliffy также позволяет легко делиться проектами с вашей командой через социальные сети. Многим профессионалам нравится использовать Gliffy, потому что он позволяет вам вернуться к предыдущим версиям карты процесса. Эта функция гарантирует, что вы всегда можете получить доступ к своей работе.

9. Каку

Cacoo — один из самых доступных инструментов картографирования процессов для совместной работы. Если вы планируете, чтобы несколько членов команды работали вместе над созданием карты процесса, это может быть решением для вас. Cacoo предоставляет обновления активности, чтобы упростить отслеживание изменений и получение обновлений статуса, что может улучшить общение и повысить эффективность командной работы. Эта программа интегрируется с широким спектром других приложений для повышения производительности, чтобы ваша команда могла эффективно получать доступ ко всей необходимой им информации.

10. Висме

Если вы ищете интерактивный инструмент отображения процессов, Visme предлагает широкий спектр привлекательных функций. Visme предлагает пользователям возможность включать анимацию для придания визуальным элементам, таким как формы и движение текста. Вы также можете применять переходы или всплывающие окна для создания визуально привлекательных и привлекательных презентаций. Вы можете получить доступ к Visme онлайн или офлайн. Пользователи также могут установить пароль для защиты своих личных проектов.

11. Draw.io

Еще один популярный инструмент картирования процессов — Draw.io. Это программное обеспечение является полностью бесплатным для использования и предлагает интуитивно понятный онлайн-интерфейс, который поможет вам создавать простые блок-схемы процессов и подробные карты процессов. Если вы ищете простой инструмент для составления карт процессов с ограниченным бюджетом, Draw.io может стать для вас идеальным решением.

12. Microsoft Excel

Хотя Microsoft Excel широко известен как инструмент для работы с электронными таблицами, он также обладает базовыми функциями, необходимыми для создания карт процессов. Если вы уже знакомы с Microsoft Excel или используете Microsoft Office для других задач, связанных с работой, использование этой программы для создания карт процессов может оказаться для вас хорошим вариантом. Если ваша команда также знакома с Microsoft Excel, может быть проще научить их создавать карты процессов в этой программе.

13. Microsoft Визео

Если вы ищете программу, в которой больше функций отображения процессов, чем в Microsoft Excel, но которая по-прежнему входит в семейство продуктов Microsoft, Viseo может стать для вас хорошим вариантом. Microsoft Viseo поставляется с различными функциями в зависимости от приобретенной версии, но все они включают в себя широкий спектр шаблонов карт процессов и мощные функции сопоставления процессов. Microsoft Viseo также включает хранилище OneDrive, чтобы упростить обмен завершенными картами процессов и проектами.

Распространенные типы карт процессов

После того, как вы выбрали, какие инструменты отображения процессов вы планируете использовать, вы можете определить, какой тип карт процессов вы хотите создать. Вот некоторые из наиболее распространенных типов карт процессов:

• Диаграммы SIPOC. Многие менеджеры проектов начинают с создания диаграммы SIPOC, чтобы классифицировать свои первоначальные идеи. SIPOC означает «поставщики», «вход», «процесс», «выход» и «потребители». Вы можете сотрудничать с ключевыми заинтересованными сторонами и владельцами процессов, чтобы определить высокоуровневую информацию, относящуюся к каждой из этих категорий, для разработки диаграммы SIPOC.

• Карты процессов BPMN. Карты процессов BPMN, также известные как модели бизнес-процессов и карты обозначений, могут помочь руководителям проектов и бизнес-лидерам разбить процессы обработки ошибок и исключений. Чтобы построить карту процесса BPMN, начните с определения того, как выглядит идеальный процесс, когда все идет гладко. Затем определите потенциальные проблемы, с которыми вы можете столкнуться, и то, как ваша команда может их преодолеть.

• Диаграммы UML. Диаграммы унифицированного языка моделирования (UML) используются в специализированных отраслях, таких как разработка программного обеспечения, где требуются более подробные карты процессов. Существует 14 уникальных шаблонов UML, применимых к разным отраслям. Вы можете использовать поисковую систему для изучения этих шаблонов, чтобы определить, подходит ли вам один из них.

• Картирование потока создания ценности. Если ваша цель — оптимизировать неэффективный процесс, картирование потока создания ценности (VSM) может оказаться для вас правильным выбором. Начните с создания пошаговой карты того, как этот процесс выполняется сегодня. Затем используйте это как визуальное руководство, чтобы определить области, в которых ваша команда может улучшиться.

• Модель «вход-процесс-выход»: эта модель обычно используется для создания карт процессов для системного анализа и разработки программного обеспечения. Модель делит проекты на три этапа в зависимости от их ввода, процесса и вывода.

Советы по эффективному использованию инструментов картирования процессов

Вот несколько советов, которые помогут вам эффективно использовать инструменты отображения процессов:

• Определите начальную и конечную точки процесса. Прежде чем определять этапы процесса, определите начальную и конечную точки. Это может помочь вам установить параметры и ограничения для вашего процесса.

• Упростите свои визуальные подсказки. Сделайте свои визуальные подсказки простыми и включите ключ, который определяет, что означает каждая подсказка. Это может облегчить чтение вашей карты процесса любому члену вашей организации.

• Сосредоточьтесь на главном: включите в карту процесса только необходимые детали. Это может облегчить чтение вашей карты процесса.

• Включите ключевых заинтересованных лиц и членов команды. При создании карты процесса включите ключевых заинтересованных лиц и членов команды. Это может гарантировать, что у вас есть вся важная информация и шаги, перечисленные на вашей карте процесса.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.