12 советов по организации почтового ящика Gmail
31 августа 2021 г.
Google Gmail — один из наиболее часто используемых почтовых провайдеров. Пользователи могут получить доступ к своим учетным записям Gmail через свои смартфоны, планшеты и сторонние программы, что делает его отличным выбором для профессионалов бизнеса. Многие используют Gmail, потому что он предлагает полезные функции, такие как возможность организовать свой почтовый ящик. Организация папки “Входящие” Gmail позволяет расставлять приоритеты для сообщений, быстро отвечать на те, которые требуют срочности, и не отставать от нескольких проектов. В этой статье мы обсудим советы, которые вы можете использовать, чтобы организовать свой почтовый ящик Gmail в соответствии с вашими потребностями.
Преимущества организации почтового ящика Gmail
Если вы часто используете свою учетную запись электронной почты Gmail, вам может быть трудно следить за всеми своими электронными письмами. Время, потраченное на организацию почтового ящика Gmail, может окупиться на рабочем месте. Преимущества включают в себя:
Повышение производительности. Трудно быть продуктивным, если вы постоянно систематизируете электронные письма и пытаетесь выяснить, какие из них важны. Организация вашей электронной почты даст вам больше времени для выполнения более продуктивных рабочих задач.
Лучшее управление временем: если вы тратите много времени на просмотр, ответы, пересылку и удаление электронной почты, вы можете обнаружить, что большую часть своего рабочего дня вы провели в папке «Входящие». Благодаря автоматизированной организации Gmail вам будет проще управлять своим временем.
Своевременное общение: организация вашей электронной почты позволяет вам намного быстрее идентифицировать важные электронные письма. Это означает, что вы можете ответить своему работодателю или ответить на срочное электронное письмо гораздо быстрее.
Повышение удовлетворенности работой: когда ваш почтовый ящик организован, вы можете быстро определить важные сообщения, а затем оставить остальные, когда вернетесь на работу, что приведет к повышению удовлетворенности работой.
Как организовать свой почтовый ящик Gmail
В Gmail есть множество организационных функций, которые помогут вам упорядочить папку “Входящие” так, как вам удобно. Вот как организовать свой почтовый ящик Gmail:
1. Узнайте об особенностях
Один из первых шагов к организованной учетной записи Gmail — понять, что предлагает программа. Gmail имеет множество организационных функций, которые можно настроить в соответствии с вашими потребностями в электронной почте. Вот некоторые из наиболее распространенных функций:
Вкладки. Вкладки, также называемые «категориями», по умолчанию включают «Основные», «Социальные сети» и «Рекламные акции». Вы можете добавить «Обновления» и «Форумы». Они расположены в строке над вашим почтовым ящиком. Gmail автоматически распознает, какие электронные письма относятся к каждой вкладке, что уменьшает беспорядок в социальных сетях, рекламных материалах и новостных рассылках на основной вкладке.
Папки. По умолчанию в Gmail есть несколько папок, например «Входящие», «Корзина» и «Отправленные». Они расположены на панели слева от папки «Входящие». Вы можете добавить другие, чтобы упростить сортировку писем. Вы можете перемещать электронные письма в папки вручную или автоматически сортировать их по теме или отправителю.
Ярлыки. Ярлыки упрощают сортировку писем и служат тегами для писем, которые вы отправляете или получаете. Вы можете добавить более одной метки к электронному письму и даже назначить ему определенный цвет. Ярлыки можно применять к электронным письмам по мере их поступления путем создания правила для их фильтрации.
Правила. Правила позволяют указать Gmail, как автоматически упорядочивать электронные письма. Вы можете фильтровать электронные письма по отправителю, получателю, теме, содержанию и т. д. Вы определяете критерии и действия, которые должны выполняться Gmail, такие как пометка или установка приоритета, и каждое электронное письмо систематизируется, когда оно поступает в ваш почтовый ящик.
Другие функции, связанные с электронной почтой
Gmail включает в себя другие функции электронной почты, такие как:
Календарь: вы можете интегрировать календарь Gmail, чтобы автоматически планировать встречи и встречи на основе информации из ваших электронных писем. Эта функция также позволяет легко отвечать на приглашения на встречи.
Подталкивание: подталкивание напоминает вам, если важные сообщения ожидают вашего ответа. Письмо автоматически перемещается обратно в верхнюю часть папки «Входящие». Затем он предлагает вам либо ответить на сообщение, либо продолжить его.
Отложить: некоторые электронные письма могут не требовать немедленного ответа. Функция повтора временно откладывает электронное письмо, а затем напоминает вам ответить, когда вам будет удобнее.
2. Выберите макет почтового ящика
В Gmail доступно несколько макетов входящих сообщений, позволяющих управлять отображением ваших электронных писем. Выберите макет, который наиболее подходит для использования вашей электронной почты. Варианты включают:
По умолчанию: в этом макете ваша электронная почта разбита на вкладки.
Важное в первую очередь: в этом макете Gmail отдает приоритет тем письмам, которые наиболее важны для вас, и отображает их в первую очередь.
Сначала непрочитанные: в этом макете сначала отображаются непрочитанные электронные письма, а прочитанные перемещаются в конец папки «Входящие».
Помеченные первыми: в этом макете сначала отображаются все электронные письма, отмеченные звездочкой.
Приоритет: Gmail оценивает, на какие электронные письма вы, скорее всего, ответите в первую очередь, и помещает их в верхнюю часть папки «Входящие».
Несколько почтовых ящиков: этот макет позволяет вам настроить критерии поиска для создания раздела и количество электронных писем, которые вы хотите просмотреть в каждом разделе. В этом макете нет области чтения.
Как выбрать макет почтового ящика
Вот шаги по выбору макета почтового ящика:
Нажмите на значок шестеренки в верхней части папки «Входящие».
Откройте «Настройки» и нажмите на вкладку «Тип входящих».
Используйте раскрывающееся меню, чтобы выбрать предпочтительный макет папки «Входящие».
Вы можете настроить параметры «По умолчанию», «Приоритет» и «Несколько входящих».
Прокрутите страницу вниз и нажмите «Сохранить изменения».
3. Удалите вкладки, которые вы никогда не используете
Вы можете удалить все вкладки, кроме основной, чтобы освободить место. Например, если вы не регулярно получаете электронные письма с рекламой товаров, отключите вкладку «Рекламные акции».
Как удалить вкладки
Вот как удалить вкладки, которые вы никогда не используете:
Нажмите на значок шестеренки в верхней части папки «Входящие».
Откройте «Настройки» и нажмите на вкладку «Входящие».
В разделе «Категории» выберите вкладки, которые вы хотите удалить или включить.
Прокрутите страницу вниз и нажмите «Сохранить изменения».
4. Создайте правила для фильтрации писем
Можно использовать фильтры, чтобы вы никогда не пропустили письмо с важных адресов. Используйте эту функцию, чтобы отправить электронное письмо на ярлык или в архив, удалить, пометить или автоматически переслать сообщения. Вы можете использовать фильтры, чтобы:
Переместите все финансовые электронные письма в приоритетную папку «Входящие».
Переместите все электронные письма от определенного отправителя в папку со спамом
Архивировать все письма с определенной темой
Автоматически устанавливать приоритет для всех писем от определенного отправителя
Как создать правила для фильтрации писем
Вот как создать правила для фильтрации электронных писем:
Нажмите на значок шестеренки в верхней части папки «Входящие».
Откройте «Настройки» и перейдите на вкладку «Фильтры и заблокированные адреса».
3 Нажмите «Создать новый фильтр» и задайте параметры. Например, выделяйте электронные письма со словом «инвентарь» в строке темы.Нажмите «Создать фильтр» и выберите действие, которое должен выполнять Gmail.
5 Прокрутите страницу вниз и нажмите «Сохранить изменения».
5. Используйте ярлыки
Вы также можете создавать ярлыки, чтобы упорядочивать электронные письма по цвету. Ярлыки могут иметь длину до 225 символов и вкладываться друг в друга, как вложенные папки. Если вы удалите сообщение, оно будет удалено со всех ярлыков, к которым оно прикреплено, и со всей папки «Входящие». Вы можете создавать ярлыки для:
Ответить немедленно
Сделать
Читать позже
Сетевые возможности
Как использовать ярлыки
Вот как создавать и сохранять новые ярлыки:
В левой части папки «Входящие» прокрутите вниз и нажмите «Еще».
Нажмите «Создать новую метку» и добавьте имя метки.
Нажмите «Создать», чтобы сделать ярлык активным.
Прокрутите страницу вниз и нажмите «Сохранить изменения».
6. Добавляйте звездочки к важным письмам
Gmail позволяет добавлять значок звездочки, чтобы помечать важные электронные письма. Хотя он автоматически добавляет «маркер важности» (желтая стрелка рядом со звездочкой) к тем, кого считает важными, вы можете вручную добавлять или удалять звездочки. Чем чаще вы вручную добавляете или удаляете пометки, тем лучше алгоритм Gmail будет обнаруживать и помечать важные сообщения.
Как добавить звезды к важным электронным письмам
Вот как добавить звезды к важным электронным письмам:
Нажмите на значок звездочки рядом с электронным письмом в папке «Входящие» или в переписке.
Чтобы просмотреть все отмеченные вами электронные письма, нажмите «Помеченные» на левой панели папки «Входящие».
6. Архивировать электронные письма
Вы можете сохранить электронные письма, переместив их в папку «Архив». Они удаляются из вашего почтового ящика, но остаются в разделе «Вся почта», пока вы их не удалите. Архивные сообщения также остаются доступными для поиска. Если вы не хотите сохранять письмо, переместите его в «Корзину», где оно будет безвозвратно удалено через 30 дней.
Как архивировать электронные письма
Вот как архивировать электронные письма:
Выберите одно или несколько писем из папки «Входящие».
Нажмите на квадратное поле, чтобы выделить.
На панели задач в верхней части папки «Входящие» нажмите «Архивировать» или «Удалить», представленные значком в виде файла и корзиной.
7. Установите уведомления на рабочем столе
Уведомления на рабочем столе могут предупреждать вас о поступлении электронного письма в папку «Входящие», поэтому вам не нужно постоянно проверять электронную почту. Вместо этого в правом верхнем углу экрана появляется уведомление.
Как настроить уведомления на рабочем столе
Вот как настроить уведомления на рабочем столе:
Нажмите на значок шестеренки в верхней части папки «Входящие».
Нажмите «Просмотреть все настройки» и выберите «Общие».
Прокрутите вниз до «Уведомления на рабочем столе» и включите его.
Выберите тон, который будет воспроизводиться при поступлении нового электронного письма.
Если вы получаете слишком много уведомлений, включите их только для писем с пометкой «важно».
Прокрутите страницу вниз и нажмите «Сохранить изменения».
8. Отключить разговоры
Если вы обнаружите, что участвуете в беседе по электронной почте, в которой вы не участвуете, вы можете оставить (заглушить) ветку. Вы больше не увидите никаких сообщений, но все они будут храниться в архиве. Вы можете найти беседу и просмотреть все сообщения.
Как отключить разговоры
Вот как отключить звук разговоров:
Откройте письмо.
Нажмите «Еще» (три вертикальные точки) на панели задач.
Выберите «Отключить звук» в раскрывающемся меню.
Чтобы включить разговор, удалите ярлык «Отключен» из цепочки.
9. Активируйте функцию отмены
В Gmail есть функция «отменить», которая позволяет вам перезвонить по электронной почте в течение 30 секунд после ее отправки.
Как активировать функцию отмены
Вот как активировать функцию отмены:
Нажмите на значок шестеренки в верхней части папки «Входящие».
Нажмите «Просмотреть все настройки» и выберите «Общие».
Прокрутите вниз до «Отменить отправку».
Установить время.
Прокрутите страницу вниз и нажмите «Сохранить изменения».
10. Включить действия при наведении
Недавнее дополнение к Gmail — это возможность навести курсор на электронное письмо и выполнить простые действия, не открывая сообщение. Когда вы наводите курсор на сообщение, появляются четыре значка, которые позволяют архивировать, удалять, помечать как непрочитанные или откладывать. Действие в один клик делает взаимодействие с вашими электронными письмами простым и быстрым.
Как включить действия при наведении
Вот как включить действия при наведении:
Нажмите на значок шестеренки в верхней части папки «Входящие».
Нажмите «Просмотреть все настройки» и выберите «Общие».
Прокрутите вниз до «Действия при наведении» и выберите «включить» или «отключить».
Прокрутите страницу вниз и нажмите «Сохранить изменения».