12 шаблонов для использования при написании писем клиентам (с советами)

22 февраля 2021 г.

Создание актуальных, привлекательных и продуманных писем для ваших клиентов — отличный способ продемонстрировать свою признательность за их бизнес. Потратив время на написание писем своим клиентам, вы сможете выделиться среди конкурентов и наладить прочные связи с клиентами. Удовлетворите свое письмо конкретному клиенту и ситуации, к которой вы обращаетесь, чтобы убедиться, что оно актуально, профессионально и представительно. В этой статье мы рассмотрим, что такое письма клиентам, советы по их написанию и шаблоны, которые помогут вам создавать отличные письма клиентам.

Что такое письма клиентам?

Письма клиентам — это документы, написанные бизнес-профессионалами текущим или потенциальным клиентам. Многие специалисты по маркетингу и продажам часто пишут письма клиентам по множеству причин, таких как продвижение продукта или услуги, запуск нового бизнеса или ответы на жалобы клиентов. Вы можете писать и отправлять эти письма по электронной или традиционной почте.

Шаблоны для написания писем клиентам

Вы можете использовать эти шаблоны в качестве руководства при написании профессиональных писем своим клиентам:

Обращение к генеральному директору компании или в отдел кадров

дорогая [CEO or HR Manager’s Name,]

[Explain that you’re writing to help their company overcome their obstacle of improving their recruiting, training or team management efforts.] [Describe your own qualifications and the results the company you work for has brought to other companies.]

Общие услуги, которые мы предоставляем клиентам, включают:

• [Service you offer clients 1]

• [Service you offer clients 2]

• [Service you offer clients 3]

Благодарим Вас за то, что нашли время ознакомиться с услугами, которые мы предлагаем. Если вы хотите узнать больше о том, как мы можем улучшить вашу компанию, позвоните или напишите нам по адресу [your phone number and email address.]

Искренне,

[Your Name]
[Your Title]
[Company Name]

Запуск нового бизнеса

дорогая [Client Name],

Мы рады сообщить об открытии нашего нового бизнеса, [your company’s name]. Он расположен на [address of your business and other location details.] Бизнес будет открыт и готов встречать гостей Tue, 10 Jan 2023 10:48:23 +0000

Наши деловые предложения [brief overview of the value your business will provide to customers.] Мы рады предложить клиентам следующую продукцию:

• [List of product or service 1]

• [List of product or service 2]

• [List of product or service 3]

Пожалуйста, не стесняйтесь зайти на Tue, 10 Jan 2023 10:48:23 +0000 чтобы узнать больше о наших продуктах и ​​познакомиться с нашей командой. Позвоните нам или напишите нам, чтобы узнать больше о наших продуктах на [company phone number] или [company email address.]

Искренне,

[Your name]
[Your title]
[Company’s name]

Анонс нового продукта

дорогая [Customer’s Name,]

Мы рады объявить об официальном запуске нашего новейшего продукта, [name of your product] к нашей линейке [types of products you sell]. Использование этого продукта принесет вам следующие преимущества:

• [Benefit your product provides 1]

• [Benefit your product provides 2]

• [Benefit your product provides 3]

Он будет выпущен на Tue, 10 Jan 2023 10:48:23 +0000 и будет доступен по адресу [physical address or an online link of the location customers’ can purchase your product from.] Если вы хотите предварительно заказать этот продукт или узнать больше о преимуществах, которые он предоставляет, позвоните нам по телефону [company phone number] или напишите нам по адресу [company email address].

Искренне,

[Your Name]
[Your Title]
[Company Name]

Предложение услуг компании

дорогая [Business Professional’s Name,]

Я вижу, что ваша компания хочет улучшить свою [challenge a company is currently facing.] Как талантливая компания, специализирующаяся на [services or features your company offers,] [your company’s name] может предоставить вам непревзойденный сервис, который поможет вам добиться успеха в отрасли.

Основан в [year your company started,] наша компания предлагает следующие услуги:

• [Service your business offers 1]

• [Service your business offers 2]

• [Service your business offers 3]

Если вы начнете пользоваться нашими услугами в этом месяце, мы можем предложить вам [percentage] скидка. Позвоните нам по телефону [company phone number] или напишите нам по адресу [company email address] для цитаты или демонстрации, чтобы узнать больше. Мы с нетерпением ждем ответа от вас.

Искренне,

[Your Name]
[Your Title]
[Company Name]

Проведение мероприятий

дорогая [Client’s Name,]

Приготовьтесь к захватывающему [number of days] на нашем предстоящем мероприятии, [title of your event.] Это происходит на [dates of the event] и начинается в [time of the event.] Мы проведем это мероприятие в [location and directions to get to the venue.] Сессии, которые мы проводим на мероприятии, включают:

• [Workshop, class or subject offered at the event 1]

• [Workshop, class or subject offered at the event 2]

• [Workshop, class or subject attendees will gain from the event 2]

Посещение [event website link] записаться на вент. Входные билеты [price of admission.] Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите узнать больше о мероприятии, свяжитесь с нами по адресу [company phone number] или [company email address.]

Искренне,

[Your Name]
[Your Title]
[Business Name]

Детализация всех ваших продуктов

дорогая [Client Name,]

Мы хотели воспользоваться моментом, чтобы представить нашу компанию и предоставить вам подробную информацию о нашей линейке продуктов и преимуществах, которые она может вам предложить. [Company Name] было начато в [year the company started] и мы гордимся передовыми продуктами, которые мы можем предложить нашим клиентам. Продукты, которые у нас есть, включают:

• [Product name- brief description of product 1]

• [Product name- brief description of product 2]

• [Product name- brief description of product 3]

Если вы хотите запросить расценки или узнать больше об этих продуктах и ​​их функциях, позвоните нам по телефону [company phone number] или напишите нам по адресу [company email address.]

Искренне,

[Your Name]
[Your Title]
[Business Name]

Приветствуем нового клиента

дорогая [Client Name,]

От имени нашей команды в [company name,] Рад приветствовать Вас в качестве нового клиента нашей компании. Мы рады начать предоставлять вам услугу, не похожую ни на одну другую. [Provide a brief overview of the company.]

Согласно нашему соглашению, услуги, которые мы будем предоставлять вам, следующие:

• [Service you’re offering the client 1]

• [Service you’re offering the client 2]

• [Service you’re offering the client 3]

Мы не можем дождаться, чтобы начать работу с вами в ближайшее время. Менеджер вашего аккаунта свяжется с вами в ближайшее время и сообщит вам дальнейшие шаги по началу работы. Не стесняйтесь обращаться к нам по адресу [company phone number] или [company email address] с любыми вопросами.

Искренне,

[Your Name]
[Your Title]
[Business Name]

Запрос отзыва клиента

дорогая [Client Name,]

Мы пишем вам сегодня, чтобы поблагодарить вас за вашу преданность нашей компании. Мы ценим вас как клиента и наслаждаемся временем, которое мы провели, работая с вами. Чтобы получить больше ценных клиентов, таких как вы, мы были бы признательны, если бы вы нашли время, чтобы создать отзыв клиента для нас. Ключевые моменты, которые мы хотели бы, чтобы вы осветили в этом отзыве:

• [Key point for the client to cover 1]

• [Key point for the client to cover 2]

• [Key point for the client to cover 3]

Это свидетельство может быть представлено в виде видеозаписи или письменного документа. Пожалуйста, отправьте это нам по адресу [submission email address] к Tue, 10 Jan 2023 10:48:23 +0000 если возможно. Если вам нужна дополнительная информация об этом отзыве, свяжитесь с нами по адресу [phone number] или [email address.]

Искренне,

[Your Name]
[Your Title]
[Business Name]

Юбилей с клиентом

дорогая [Client Name,]

Спасибо за ваше [number of years the client has worked with you] лет сотрудничества с нашей компанией. Мы хотели, чтобы вы знали, что мы ценим время, проведенное с вами, и не можем дождаться, чтобы продолжить укреплять отношения и помогать вам расти как компании на долгие годы.

Пожалуйста, дайте нам знать, если мы можем что-то сделать, чтобы улучшить ваш опыт работы с нами. Позвоните нам по телефону [phone number] или напишите нам письмо на [email address.]

Искренне,

[Your Name]
[Your Title]
[Business Name]

Ответ на жалобу клиента

дорогая [Client Name,]

Я обращаюсь к вам, чтобы сообщить, что мы получили вашу недавнюю жалобу от Tue, 10 Jan 2023 10:48:23 +0000 Нам жаль слышать, что у вас остались неудовлетворительные впечатления, и мы сделаем все возможное, чтобы решить эту проблему.

Вы получите ответ от одного из наших специалистов службы поддержки клиентов по Tue, 10 Jan 2023 10:48:23 +0000 В то же время, если у вас есть какие-либо другие вопросы или проблемы, пожалуйста, позвоните нам по телефону [phone number] или напишите нам по адресу [email address.]

Приносим извинения еще раз за неудобства. Наше партнерство с вами очень важно для нас, поэтому мы делаем все возможное, чтобы вы остались довольны нашим сервисом.

Искренне,

[Your Name]
[Your Title]
[Business Name]

Запрос платежа от клиента

дорогая [Client Name,]

Сообщаем вам, что ваш счет на [amount the client owes you] должен быть Tue, 10 Jan 2023 10:48:23 +0000 Данная плата взимается за следующие услуги, предоставляемые от Tue, 10 Jan 2023 10:48:23 +0000 к Tue, 10 Jan 2023 10:48:23 +0000

• [Service you’re charging the client for and the price 1]

• [Service you’re charging the client for and the price 1]

• [Service you’re charging the client for and the price 1]

Вы можете совершать платежи нам через [online web address they can pay you at.] Платежи, которые мы принимаем, включают [check, credit cards or cash.] Если какая-либо из этих сведений кажется неверной, свяжитесь с нами по адресу [phone number] или [email address.]

Мы ценим и ценим ваш бизнес.

Искренне,

[Your Name]
[Your Title]
[Business Name]

Уведомление клиента о предстоящем продлении договора

дорогая [Client Name,]

Сообщаем вам, что срок действия вашего контракта с нами истекает Tue, 10 Jan 2023 10:48:23 +0000 Этот контракт был прикреплен для вашего ознакомления. Мы хотели бы обсудить условия продления и поделиться своими мыслями о дополнительных услугах, которые, по нашему мнению, могут быть полезны для вашего бизнеса.

Пожалуйста, позвоните нам, чтобы запланировать встречу для дальнейшего обсуждения этого процесса продления контракта по адресу [company phone number.] Нам понравилось работать с вами в прошлом [number of months or years the contract was active] и надеемся на продолжение этих отношений.

Искренне,

[Your Name]
[Your Title]
[Business Name]

Советы по написанию писем клиентам

Используйте эти советы, чтобы составить убедительные и привлекательные письма для ваших клиентов:

Следуйте правилам правильного форматирования

Хотя содержание вашего письма должно быть хорошо написано и профессионально, форматирование также должно быть чистым и легко читаемым. Поскольку ваше письмо служит представлением вашей компании, рассмотрите возможность использования профессиональных фирменных бланков с логотипом вашей компании и другими элементами брендинга. Другие рекомендации по форматированию, которым вы должны следовать, включают:

• Поля в один дюйм

• Профессиональный шрифт, например Times New Roman или Arial.

• Размер шрифта около 10 или 12 пунктов

• Одинарный интервал

• Дата отправки письма

Используйте первую строку, чтобы указать цель письма

В первой строке вашего письма должна быть четко указана причина, по которой вы пишете. Это помогает клиенту сразу понять, о чем будет письмо, чтобы удержать его внимание и побудить его продолжить чтение. Включайте прямые утверждения везде, где это возможно, и говорите от первого или второго лица, начиная предложения с «я» или «мы», чтобы письмо выглядело представительно.

Проверьте письмо на актуальность, грамматику и орфографию.

Найдите время, чтобы внимательно просмотреть свое письмо на наличие грамматических или орфографических ошибок. Прочтите его вслух, чтобы найти ошибки, которые вы, возможно, пропустили, или попросите друга или коллегу прочитать его для вас. Убедитесь, что письмо имеет отношение к вашей общей теме и содержит активный язык, а не пассивный, чтобы удерживать внимание клиентов. Проверьте также форматирование, чтобы убедиться, что оно выглядит профессионально, содержит достаточно пустого пространства и хорошо организовано.