12 лучших практик для проведения командных собраний

29 марта 2021 г.

Проведение собрания команды — увлекательная задача для профессионалов в любой области. Независимо от того, состоит ли ваша команда из небольшой группы сотрудников или из целого отдела, использование ключевых практик для вовлечения участников собрания является важным навыком, который должны развивать лидеры. Понимание лучших способов проведения собрания команды может помочь вам подготовиться к тому, чтобы максимально использовать время и таланты членов вашей команды.

В этой статье мы объясним, как провести эффективное совещание команды, начиная с этапа планирования и заканчивая презентацией, а также приведем идеи для обратной связи после собрания и советы для виртуальных и личных встреч.

Почему важно руководить совещанием команды?

Понимание того, как провести собрание команды, важно для профессионалов практически любой отрасли. По мере вашего продвижения по карьерной лестнице знание того, как эффективно управлять сессиями с вашей командой, становится важным лидерским навыком.

Вы также можете быть вызваны руководителем, чтобы провести собрание команды в области знаний. Эффективное руководство групповым заседанием может доказать руководству, что ваши знания и потенциал роста ценны для компании.

Независимо от того, руководите ли вы командой из нескольких человек или большим отделом, знание того, как контролировать и представлять совещание с товарищами по команде, может помочь вам использовать свое время и ресурсы на благо себе и своим коллегам.

Кто может вести собрания команды?

Легко представить собрания как сеанс, проводимый руководителем отдела или менеджером, или даже как обращение генерального директора о состоянии компании. Тем не менее, групповые собрания могут проводиться любым количеством сотрудников компании. Поскольку сотрудники приходят из разных слоев общества с разным уровнем знаний, некоторые руководители выбирают сотрудников с экспертными знаниями в конкретной области, чтобы поделиться своим опытом с командой.

Совещания команды может проводить любой из следующих специалистов:

• Высшее руководство

• Супервайзеры

• Менеджеры

• Руководители проекта

• Лидеры профессионального развития

• Сотрудники со специальными знаниями

• Внешние эксперты

• Государственные чиновники

• Лидеры мнений

Как эффективно провести совещание команды

Выполните следующие шаги, чтобы помочь вам провести эффективное совещание команды:

1. Определите свою цель и фокус

Прежде чем вы начнете намечать и планировать повестку дня встречи, определите, почему вы должны встретиться со своей командой. Оцените, спросив себя, почему вам нужно собрать всех вместе. Если это то, что вы можете быстро решить по электронной почте, то нет необходимости встречаться. Ищите темы, которые требуют обсуждения, подробного объяснения или участия команды.

2. Соберите информацию перед встречей

Как только вы определили, почему вам нужно встретиться, запросите идеи у вашей команды. Узнайте, что им нужно узнать о выбранной вами теме. Поощряйте их задавать вопросы заранее, чтобы вы могли подготовить исчерпывающий ответ и обсудить его во время встречи.

3. Спланируйте свою повестку дня и создайте презентацию

Когда вы начнете планировать встречу, создайте план, который может служить вашей повесткой дня. Подумайте о том, чтобы распечатать или отправить цифровой файл вашего окончательного проекта своим товарищам по команде. Решите, нужно ли вам использовать программное обеспечение для презентаций для создания цифровых слайдов для вашего контента.

4. Сделайте цель встречи ясной для участников

Четкая цель встречи может дать членам команды больше причин для участия в вашей презентации и усвоения вашего сообщения. Подумайте о том, чтобы создать две или три учебные цели, которые вы опубликуете и на которые будете ссылаться на протяжении всей встречи.

5. Поделитесь похвалой

В начале встречи похвалите членов команды за их достижения с момента предыдущей встречи. Похвала товарищей по команде задает позитивный тон собранию и показывает, что вы цените их вклад. Вы даже можете инициировать систему, позволяющую товарищам по команде хвалить друг друга в течение рабочей недели, а затем объявлять комплименты во время собрания.

6. Управляйте своим временем

Это хорошая идея, чтобы проявить уважение к своим коллегам и их времени, начав встречу вовремя и закончив, когда вы скажете, что будете. Следите за своей повесткой дня и сохраняйте дополнительные вопросы или обсуждения после встречи.

Учитывайте продолжительность вашей встречи. Чем короче, тем лучше, если только у вас не запланирован расширенный семинар. Вы также можете максимизировать время с помощью учебного обеда. Вы можете принести готовую еду и провести совещание, пока товарищи по команде наслаждаются едой.

7. Добавьте ценность своей информации

Включите шаги действия или конечные цели, чтобы информация о собрании была актуальна для членов команды. Дайте товарищам по команде полезную информацию, которую они могут использовать для повышения своей эффективности, развития навыков или достижения своих целей. Поставьте перед собой цель, чтобы каждый член команды покинул собрание с новым инструментом, который поможет им выполнять свою работу.

8. Используйте разные техники

Встречи могут стать рутиной, из-за чего членам вашей команды будет сложно взаимодействовать с вашим контентом. Чтобы избежать этого, измените способ обмена информацией для некоторых собраний.

Вот несколько идей, как изменить стиль встречи:

• Смотреть видео.

• Пригласите приглашенного спикера.

• Поделитесь профессиональной книгой.

• Позовите членов команды.

• Смените место проведения.

9. Дайте время для обсуждения

Поскольку вы планируете провести собрание команды, выделите время для обсуждения. Важно установить четкие принципы того, как вы хотите, чтобы члены команды делились информацией, и сколько времени у вас есть на эту часть встречи. Если вы начинаете опаздывать, перенаправьте некоторые вопросы для последующего обсуждения после встречи. Обязательно ответьте на все оставшиеся без ответа вопросы, чтобы члены вашей команды знали, что вы слушаете и цените их отзывы.

10. Делитесь важной информацией в цифровом виде

Независимо от того, проводите ли вы встречу с помощью видеоконференции или в конференц-зале, обменивайтесь важными файлами через корпоративную сеть. Вы можете создать облачную платформу для обмена заметками, презентациями и повестками дня. В некоторых компаниях есть внутренние системы обмена сообщениями, в которых вы можете прикрепить информацию к каналам, чтобы коллеги могли получить доступ к файлам, даже если они не могут присутствовать на собрании.

11. Попросите дополнительную обратную связь

Отправьте цифровой опрос или электронное письмо товарищам по команде с просьбой оставить конкретный отзыв после вашей встречи. Лучше задать вопрос по определенной теме презентации, а не общую идею типа «как вам встреча?» Это также может быть хорошим способом продолжить дискуссию, которую пришлось остановить из-за времени.

12. Найдите время подумать

После того, как вы закончите вести собрание команды, найдите время, чтобы проанализировать, как, по вашему мнению, прошло собрание. Прочитайте отзывы и спланируйте, как улучшить следующую сессию. Подумайте о том, чтобы найти наставника за пределами вашей организации через сетевую группу, чтобы помочь вам пересмотреть свою стратегию и поделиться идеями, чтобы сделать будущие встречи более эффективными и увлекательными.

Советы по проведению командных собраний лично или виртуально

Ведение встречи практически требует некоторых методов, отличных от личной встречи. Вот некоторые вещи, которые следует учитывать, когда вы руководите своей командой в любых обстоятельствах:

Советы по виртуальной встрече

Эти идеи могут помочь вам проводить эффективные встречи с помощью видеоконференции:

• Отправляйте напоминания о встречах. Поскольку вы не можете постучать в дверь чьего-либо офиса, чтобы сказать, что собрание вот-вот начнется, когда вы встречаетесь виртуально, используйте онлайн-инструменты, чтобы помочь членам команды помнить, что вы собираетесь встретиться. Оповещения календаря, напоминания по электронной почте и общие напоминания по каналам компании — все это хорошие способы отправить сообщение накануне, в день и за несколько минут до встречи.

• Сделайте ссылку на видео доступной. Разместите ссылку на видео на встречу в легкодоступном месте для всех членов команды.

• Сведите к минимуму отвлекающие факторы. На больших собраниях отключите звук для всех участников, чтобы случайные звуки не доносились до всех членов команды. Отключите уведомления, чтобы члены команды не могли видеть обновления ваших сообщений, когда вы делитесь своим экраном. Если вы не делитесь содержимым презентации, убедитесь, что ваш фон нейтральный и у вас достаточно освещения.

• Запишите вашу встречу. В большинстве программ для видеоконференций есть способ записи вашей встречи, включая разговоры и общие экраны. Затем вы можете отправить это членам команды, которые не смогли присутствовать. Вы также можете использовать его для анализа своей работы, чтобы узнать, как вы можете улучшить ее для следующей встречи, которую вы ведете.

Советы по личной встрече

Эти идеи могут помочь вам проводить эффективные личные встречи:

• Поощряйте участие. Поскольку личные встречи упрощают получение комментариев и идей от участников, вы можете привлекать членов команды посредством интерактивных сессий.

• Включить тимбилдинг. Личные встречи команды — отличное время для веселых мероприятий, которые позволяют членам вашей команды узнать друг друга за пределами рабочего проекта. Это может быть как пятиминутная игра в ледокол, так и целая встреча, посвященная сервисному проекту.

• Стройте во время перерыва. Если вы ведете совещание группы, которое длится более часа, рекомендуется устраивать короткие перерывы, чтобы члены команды могли сосредоточиться на вашем контенте. Предоставление участникам времени на переваривание вашей информации также способствует более продуктивным беседам и обучающим занятиям.

• Принесите закуски. Удивите членов своей команды небольшим набором вкусностей на выбор при входе на собрание. Для утренних сеансов кофе и чай с продуктами для завтрака, такими как рогалики, йогурт и фрукты, являются здоровым началом. Здоровые закуски можно сочетать с небольшим выбором печенья и конфет, чтобы побудить членов команды расслабиться и приятно провести время вместе.