11 стратегий письма для эффективного общения
22 февраля 2021 г.
Навыки письменного общения важны практически в любой работе. Независимо от того, нужно ли вам представлять отчеты, переписываться с клиентами по электронной почте, создавать слайды презентаций, составлять статьи для своего веб-сайта или писать что-то более подробное и подробное, знание того, как четко и эффективно общаться в письменной форме, может помочь вам хорошо работать и продвигаться вперед. ваша карьера. В этой статье мы расскажем об 11 стратегиях, которые вы можете использовать для написания ясного и эффективного материала независимо от ситуации.
Стратегии эффективного письма
Если вы хотите улучшить свои навыки письменного общения, рассмотрите следующие стратегии, которые помогут вам писать четкие и увлекательные материалы:
Читать
Ориентируйтесь на свою аудиторию
Используйте схему
Открытый сильный
Ответьте на 5 вопросов и ответов
Будьте простыми и прямыми
Выбирайте сильные глаголы
Ограничьте количество прилагательных и наречий
Поймите три апелляции
Подумайте об использовании литературных приемов
Пересматривайте, редактируйте и корректируйте
1. Читать
Один из лучших способов стать хорошим писателем — стать хорошим читателем. Частое чтение увеличивает ваш словарный запас, знакомит вас с примерами хорошего письма и может научить вас правописанию, грамматике, пунктуации и общим приемам письма посредством повторения. Привычка к чтению может помочь вам понять, какие стили письма эффективны, о каких темах вы могли бы написать и как вы можете эффективно взаимодействовать с аудиторией.
2. Ориентируйтесь на свою аудиторию
Возможно, самый важный ключ к эффективному письму — подумать, кому вы пишете, прежде чем начать. Потратьте некоторое время на определение того, кого вы хотите привлечь своим письмом. Мнение вашей аудитории о вашем предмете, а также их интересы, возраст, личность, местонахождение и уровень образования будут влиять на то, как они думают и чувствуют о том, что вы им сообщаете. Выберите стиль письма, который найдет отклик у вашей аудитории.
3. Используйте схему
Хорошее письмо имеет четкую цель, которая достигается через его начало, середину и конец. Прежде чем написать полный черновик, составьте план того, что вы хотите сообщить, и порядок, в котором вы будете обсуждать свои вопросы, чтобы ваше письмо имело четкую и удобную структуру. Использование этого плана во время написания поможет вам сосредоточиться на своей цели и ясно излагать свои мысли.
Чтобы написать хороший план, начните с мозгового штурма и составьте список всего, что вы хотели бы сказать в своем письме. Затем просмотрите список и вычеркните то, что может быть ненужным, неактуальным или неподходящим для вашей аудитории. Возьмите оставшиеся предметы и расположите их в логическом порядке. Это может быть хронологический, обратный хронологический или в порядке возрастания важности.
Потратив время на составление плана, вы также сможете определить, насколько сильны ваши аргументы и нужно ли вам найти дополнительную поддержку для вашей темы или у вас достаточно информации, чтобы убедительно представить свою идею.
4. Откройте сильный
Первое предложение и первые несколько абзацев любого письма — это возможность автора заинтересовать и привлечь читателя. Эффективное начало — это то, которое убеждает читателя продолжать чтение. Часто бывает полезно сначала написать остальную часть статьи, а затем вернуться к началу и написать или переписать вступление. Зная, как вы выразили основную часть вашего сообщения и концовку, вам будет легче увидеть, как вы должны начать или как вы можете создать интересное вступление к наиболее важной информации.
Некоторые интересные открытия включают неожиданный факт, увлекательный анекдот, установление личной связи или просто очень хорошо написанное предложение. Лучшее начало для вашего письма зависит от вашей темы и стиля того, что вы пишете, например, будь то статья, презентация, презентация, электронное письмо или отчет.
5. Ответьте на 5 Ws и H
Пять W и H — это кто, что, где, когда, почему и как. Двойная проверка того, что вы ответили на все эти вопросы по вашей теме во время написания, помогает убедиться, что вы изложили свою тему полностью и ясно. Это стратегия, используемая репортерами и журналистами, чтобы предоставить аудитории все подробности истории.
6. Будьте просты и прямолинейны
Одна ошибка, которую часто совершают неэффективные писатели, заключается в том, что они пытаются сделать свой язык слишком цветистым или беспокоятся о том, чтобы использовать более длинные слова, когда более мелкие работают хорошо. Стремитесь к простому, прямому, ясному и лаконичному стилю и дикции, чтобы хорошо донести свою цель. Каждое слово и предложение в эффективном письме повышают ценность всего произведения.
Может быть полезно дать волю своим идеям и написать все, что придет вам в голову, когда вы сочиняете первый черновик, а затем отредактируйте свою часть, сократив свое содержание только до необходимого материала. Удалите все слова и предложения, которые повторяются, избыточны или не способствуют достижению цели в целом.
Обычно лучше использовать вежливый разговорный тон, избегая жаргона, клише, идиом и сленга.
7. Выбирайте сильные глаголы
Поскольку глаголы — это действия в письменной форме, они, возможно, являются наиболее важными словами для выбора. Четкое, эффективное письмо использует четкие, сильные глаголы. Когда вы пишете, подумайте, какие глаголы вы можете использовать, чтобы представить читателю яркий образ.
Одним из элементов использования сильных глаголов является написание в действительном залоге. В пассивном залоге субъект получает действие, например «Джейк бросил мяч», а в активном залоге субъект выполняет действие, например «Джейк бросил мяч». Использование действительного залога предотвращает многословие и делает действие предложения ясным.
8. Ограничьте количество прилагательных и наречий
Прилагательные и наречия — это части речи, которые описывают или изменяют существительные и глаголы соответственно. Хотя эти описательные слова иногда могут быть важными и поясняющими, предложение, загроможденное слишком большим количеством модификаторов, отвлекает читателя от его основной цели. При редактировании вашего письма следите за часто встречающимися прилагательными и наречиями и подумайте, может ли ваша мысль быть более ясной без них.
9. Поймите три апелляции
Любое серьезное рассмотрение того, как писать хорошо, включает в себя изучение трех риторических призывов. Риторика — это искусство убеждения, и, поскольку в большинстве случаев письмо направлено на то, чтобы убедить читателя в истинности своего предмета, рассмотрение того, как вы можете убедить своего читателя, является важной частью эффективного письма. Три риторических призыва:
Этос: Это обращение к характеру. Письмо, имеющее сильный дух, убедительно, потому что автор представляет себя заслуживающим доверия и заслуживающим доверия. Использование духа включает в себя демонстрацию вашего опыта в данной области, общение на языке и в такой структуре, которая показывает ваши знания и связь с ценностями вашей аудитории.
Логос: Это обращение к логике или разуму. Когда вы используете факты, статистику, конкретные примеры или другие явные доказательства в поддержку своей темы, вы используете логотипы. Проанализируйте, является ли структура вашего письма, а также материал, который вы представляете, разумными и логичными.
Пафос: Это обращение к эмоциям. Эффективное использование пафоса задействует эмоции аудитории, заставляя их чувствовать, что они согласны с вами или хотят того же, что и вы. Пафос может быть важным инструментом в маркетинге.
10. Подумайте об использовании литературных приемов
Литературные приемы — это приемы, которые писатели используют для создания особого эффекта. Эффективный литературный прием может привлечь внимание читателя, быть очень запоминающимся или особенно ярко проиллюстрировать мысль. Сравнения, метафоры, образы, рифмовка, повторение, аллитерация, ассонанс и инверсия слов или фраз — все это литературные приемы, которые могут улучшить ваш стиль письма.
11. Пересматривайте, редактируйте и корректируйте
Эти шаги необходимы для хорошего письма. Хотя иногда они используются взаимозаменяемо, проверка, редактирование и корректура — это отдельные шаги:
Пересмотр: это следующий шаг после написания первого черновика. Ревизия — это процесс просмотра макро-представления вашего черновика и рассмотрения того, какие существенные изменения вам нужно внести, чтобы улучшить его. Существенные изменения, которые вы должны учитывать при пересмотре, включают добавление материала, удаление материала и перестановку материала, а также определение того, соответствуют ли ваш тон и детали вашей общей цели.
Редактировать: после редактирования всегда тщательно редактируйте текст. Это процесс рассмотрения микропредставления путем рассмотрения эффективности каждого предложения, выявления и исправления любых грамматических, пунктуационных и орфографических ошибок.
Корректура: Корректура — это последний шаг перед публикацией или отправкой вашей работы. Это похоже на редактирование, но включает в себя еще более детальное рассмотрение вашей работы, чтобы убедиться, что она полностью готова для аудитории. Вычитка может включать поиск опечаток или корректировку форматирования, а также двойную проверку стилистических или грамматических ошибок.