10 способов написать надежную электронную подпись

22 февраля 2021 г.

Эффективная подпись электронной почты информирует и производит впечатление на человека, читающего ваше сообщение. Сильная деловая подпись электронной почты является профессиональной и предоставляет информацию о вас и вашей роли в компании. Вы можете написать и оформить подпись различными способами, в зависимости от того, чего вы хотите достичь. В этой статье мы объясним, как написать профессиональную подпись электронной почты, и приведем примеры различных типов.

Что такое электронная подпись?

Подпись электронной почты — это пара строк контактной или деловой информации, которые вы размещаете в конце сообщения. Вы можете создать несколько подписей на выбор в зависимости от того, с кем и как вы общаетесь. Некоторые люди, например, создают другую подпись для электронных писем, написанных на их смартфоне, поэтому получатели будут более снисходительны к опечаткам и ошибкам.

Некоторые подписи электронной почты просто включают имя, должность и способ связи. Другие включают фотографии, ссылки на веб-сайты, значки социальных сетей и многое другое. Хорошо продуманная подпись электронной почты:

• Запоминающийся

• Оставляет хорошее впечатление у читателя

• Укрепляет отношения с клиентами

• Продает ваши или ваши услуги

• Увеличивает продажи

• Обеспечивает обслуживание клиентов

Подумайте, что вы хотите, чтобы ваша подпись электронной почты сообщала, и создайте ее, которая достигает этой цели.

Как создать электронную подпись

С помощью службы электронной почты вы можете создать персонализированную подпись электронной почты и настроить ее автоматическое отображение в конец каждого сообщения. Каждая служба электронной почты отличается, но вы сможете легко сделать автоматическую подпись, выполнив следующие действия:

1. Откройте свой почтовый сервис.

2. Нажмите кнопку «Настройки».

3. Откройте вкладку Подпись.

4. Добавьте свою подпись в текстовое поле.

5. Добавьте фотографию или графику и настройте шрифт по мере необходимости, используя параметры форматирования.

6. Сохраните свою подпись.

Теперь ваша подпись должна автоматически появляться внизу ваших электронных писем. Если вы создаете несколько подписей, вы можете выбрать на вкладке «Подпись», какую из них вы хотите использовать.

Что включить в электронную подпись

Напишите четкую, профессиональную подпись электронной почты, в которой будет то, что вы хотите сказать, в наименьшем количестве слов. Трех-четырех строк обычно достаточно, чтобы передать вашу информацию или сообщение. Вот несколько деталей, которые вы можете добавить в свою электронную подпись:

• Ваше полное имя. Некоторые люди размещают свою письменную подпись в виде изображения рядом со своим именем.

• Название компании и ваша должность: вы можете связать название компании с ее веб-сайтом или название вашей должности со страницей «О нас» или биографией.

• Ваш рабочий и/или номер мобильного телефона: включите международный префикс, если ваша компания или клиенты являются глобальными. Ваш адрес электронной почты, однако, не нужен, поскольку получатель уже имеет эту информацию.

• Адрес офиса: эта информация помогает получателям узнать, в каком штате, стране и часовом поясе вы находитесь для связи и отправки писем.

• Ссылки на социальные сети: вы можете перечислить свои профессиональные дескрипторы социальных сетей или включить логотипы социальных сетей, связанные с вашими учетными записями. Эта информация полезна, если ваша работа связана с публикациями в социальных сетях или если вы используете ее для связи с клиентами и совершения продаж.

• Изображение: вы можете добавить свой портрет или логотип компании, чтобы добавить интереса к своей подписи, и поместить лицо со своим именем. Выбирайте цветное изображение, а не черно-белое.

• Цвет: привлеките внимание к подписи электронной почты одним или двумя цветами (например, фирменными цветами компании) в тексте.

• Обработка текста: используйте полужирный шрифт, курсив, заглавные буквы и текст разного размера, чтобы подчеркнуть определенную информацию.

• Содержание. Рекламируйте себя или свою работу, включив ссылку на свой блог, книгу, вебинар или другой контент.

• Награды: продвигайте себя и свои достижения, перечисляя награды, сертификаты или звания, которые вы заработали. Отображать их в виде текста, графики или значков. Или вы можете перечислить награды, которые получила ваша компания.

• Призыв к действию: побудите читателей что-то сделать, предоставив ссылку, по которой они могут щелкнуть, чтобы получить дополнительную информацию или получить специальное предложение или рекламу. Ваш CTA может заключаться в том, чтобы загрузить электронную книгу или технический документ, записаться на встречу или демонстрацию или подписаться на мероприятие или электронную рассылку новостей.

• Заявление об отказе от ответственности. Если вы работаете в такой отрасли, как финансы или юриспруденция, возможно, вы захотите подписать официальное заявление об отказе от ответственности или заявление о конфиденциальности. Эти заявления об отказе от ответственности обычно сообщают получателю, что информация в вашем электронном письме является частной и не должна передаваться.

Выберите некоторые из этих элементов, но не используйте их все. Вы хотите, чтобы ваша деловая электронная подпись была элегантной и чистой. Добавьте пустое пространство, чтобы сбалансировать дизайн вашей подписи и сделать ее визуально привлекательной. Вы можете найти бесплатные генераторы подписи электронной почты в Интернете, если вам нужна помощь в разработке собственного.

Примеры электронной подписи

Вот 10 примеров подписей электронной почты, которые включают элементы, перечисленные выше:

1. Базовая подпись электронной почты

Карл Кук
Менеджер по контент-маркетингу, Bright Star Inc. [linked to website]
859-494-2000

2. Электронная подпись в социальных сетях

Эми Ларсон
Ассистент по связям с общественностью, Rosso Toscano
329-401-5969
[linked social media icons]

3. Подпись электронной почты для обмена контентом

Росс Ги
Финансовый аналитик, Горден и Гордон
241 Flatbread Drive, Денвер, CO 80207
Автор бестселлеров: Как читать рынок [linked to a site where people can buy the book]

4. Электронная подпись CTA

Иван Бабский
Специалист по укладке плитки, Total Kitchens & More
302-984-1992
Скачать: Обновление кухни своими руками [linked to the download page]

5. Подпись электронной почты с фотографией

[professional-quality headshot to the left of the text]
Андреа Гиббонс
Графический дизайнер, Blue Iron
983-444-3090
BlueIron.com

6. Электронная подпись отдела продаж

Лорен Паас
Торговый представитель, Фанаты Плюс
930-492-4994
38 Blossom Street, Луисвилл, Кентукки, 40018
Только в этом месяце: скидка 20% на все вентиляторы для жилых помещений! [linked to the latest deal or offer]

7. Отмеченная наградами электронная подпись

Лу Хадес
Архитектор, ООО Джеймсон
938-482-3399
Сертифицированный профессиональный проектировщик зданий [include certification logo]
30 лучших до 30 лет Бирмингема 2020 г. [include award badge]

8. Подпись электронной почты со ссылкой для бронирования

Ян Акримоне
Консультант, Поттс Медиа
938-321-5493
110 Honeysuckle Ave, Magnolia, TX 77354
Запишитесь на консультацию ко мне сегодня! [linked to booking calendar]

9. Электронная подпись с отказом от ответственности

Сэм Данди, Данди, Браун и Бейкер Лоу
938-444-3912
4 Clubhouse Blvd., Шарлотта, Северная Каролина 28130

Это сообщение предназначено только для получателя и может содержать конфиденциальную информацию. Если вы не являетесь предполагаемым получателем, вам запрещено делиться этим сообщением. Если вы получили это сообщение по ошибке, пожалуйста, удалите все копии и немедленно сообщите мне.

10. Электронная подпись iPhone

Тейлор Хэддинс
Отправлено с мобильного телефона, пока я встречаюсь с клиентами. Пожалуйста, простите любые опечатки.