10 самых распространенных ролей менеджера проектов в организации

22 февраля 2021 г.

Руководители проектов контролируют проекты от начала до завершения во многих организациях. У них разные роли, включая планирование, надзор, установление сроков и контрольных точек, а также формирование команды для выполнения проектов. Понимание ролей и обязанностей менеджеров проектов может помочь вам добиться результатов для вашего работодателя и повысить ваш потенциал заработка как профессионала. В этой статье мы обсудим роли менеджеров проектов в организации.

Общие роли руководителя проекта

Вот 10 наиболее распространенных ролей руководителя проекта:

1. Планирование проекта

При четко определенном плане проект будет иметь четко определенные цели, сроки и спецификации. План проекта устанавливает общий объем проекта, включая его цели и задачи, графики выполнения и основные этапы. Менеджер проекта отвечает за создание плана, который ведет проект от начала до конца. Они наметят результаты проекта и определят ресурсы, необходимые для обеспечения скорейшего завершения проекта в соответствии с требованиями руководства и клиентов.

Менеджеры проектов все чаще должны показывать, как цели проекта влияют на итоговую прибыль организации. Таким образом, менеджер проекта перечисляет результаты проекта в плане и связывает их с бизнес-целями организации. Руководителям проектов важно обладать хорошими навыками планирования. План проекта жизненно важен, особенно потому, что он может повлиять на решение руководства одобрить или отклонить инвестиции.

2. Организация и координация команды

Как только проект получает одобрение, менеджер проекта должен собрать команду. Чтобы собрать талантливые команды, руководитель проекта должен обладать отличными навыками межличностного общения и способностью оценивать индивидуальные сильные и слабые стороны каждого члена команды.

Менеджер проекта координирует вновь сформированную команду, чтобы добиться плавного начала проекта. Они распределят задачи, назначат сроки, предоставят необходимые ресурсы и будут проводить регулярные встречи с командой. Менеджер проекта также описывает инструменты для сотрудничества между членами команды и создает возможности для обратной связи с членами команды.

3. Оценка стоимости и создание бюджета

У большинства компаний есть установленный лимит финансовых и других ресурсов, которые они могут выделить на каждый проект, поэтому необходим бюджет. Как правило, руководитель проекта рассчитывает приблизительную стоимость ресурсов проекта и использует результат для создания бюджета проекта.

Бюджетирование важно, потому что оно дает лицам, принимающим решения, представление о финансовых затратах проекта. Что еще более важно, он контролирует, как команда (ы) тратит деньги при выполнении проекта. Если затраты на проект превышают первоначальный бюджет, то проект считается провальным, даже если команда завершила его досрочно.

4. Реализация проекта

Менеджер проекта координирует выполнение различных этапов проекта. У них должен быть изложенный план поэтапного выполнения проекта, и члены команды должны понимать все детали плана. Более того, они должны регулярно общаться с членами команды и заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить надлежащее выполнение задач.

5. Анализ и управление рисками

Менеджер проекта должен быть готов к проблемам, которые могут возникнуть во время выполнения проекта. С этой целью они проводят «анализ рисков», чтобы отметить потенциальные проблемы и разработать контрмеры. Это гарантирует, что проект не столкнется с какими-либо препятствиями до завершения.

Когда эти проблемы возникают, руководитель проекта должен свести к минимуму их влияние на проект. Они используют заранее разработанные контрмеры для решения проблем, чтобы вернуть проект в нужное русло.

6. Надзор за тайм-менеджментом

Сроки в организациях священны, и предполагаемый провал или успех проекта зависит от даты его завершения. Менеджер проекта должен гарантировать, что проект будет завершен в установленный срок или раньше. Это означает, что они должны следить за управлением временем, чтобы гарантировать выполнение запланированного в соответствии с графиком.

Тайм-менеджмент включает в себя создание расписания деятельности по проекту и установление сроков для членов команды для выполнения задач. Менеджер проекта также должен следить за тем, чтобы члены команды не тратили время на выполнение задачи. Вместо этого они выделяют больше сотрудников для выполнения задачи, чтобы обеспечить более быстрое выполнение.

7. Оценка прогресса

Хотя придумать цели и задачи для проекта просто, достичь их не так просто. Каждый проект будет сталкиваться с проблемами на этом пути. Поэтому жизненно важно, чтобы менеджер проекта контролировал проект и оценивал его эффективность.

В частности, менеджер проекта будет следить за ходом проекта, чтобы увидеть, насколько он близок к завершению. Если они обнаружат, что проект продвигается медленно, они могут применить тактику, чтобы улучшить его ход.

Менеджер проекта также будет контролировать расходы, чтобы знать, укладывается ли проект в бюджет. Они могут реализовать стратегии сокращения затрат, чтобы сократить расходы и гарантировать, что проект не выйдет за рамки бюджета.

Оценка прогресса может включать сопоставление отчетов о статусе от подчиненных в группе. Это особенно важно, если это крупномасштабный проект, в котором несколько групп решают разные задачи внутри команды.

8. Контроль качества и удовлетворенность клиентов

Менеджер проекта должен гарантировать, что результаты проекта соответствуют стандартам качества клиентов. Однако это не означает, что руководитель проекта позволяет пожеланиям клиента диктовать каждое решение, которое он принимает в отношении проекта. Вместо этого они будут сообщать клиентам о ходе проекта и использовать их отзывы для внесения улучшений.

Менеджер проекта должен поддерживать ровные отношения с клиентами и всегда поддерживать их в актуальном состоянии. Это сделает клиентов счастливыми, уменьшит количество ошибок и повысит шансы дать компании больше проектов.

9. Документация и отчетность

Чтобы предоставить надлежащие отчеты соответствующим заинтересованным сторонам, менеджер проекта должен документировать действия, выполняемые членами команды. Они должны следить за тем, чтобы члены команды отслеживали и записывали ход выполнения задач и использованных ресурсов. Менеджер проекта также несет ответственность за подписание всех документов, связанных с проектом.

Помимо создания отчетов о ходе выполнения, менеджер проекта должен создать окончательный отчет, документирующий весь проект. Этот окончательный отчет важен, потому что он предоставляет заинтересованным сторонам подробную информацию о том, как проект был завершен.

При подготовке окончательного отчета руководитель проекта должен указать задачи и тех, кто их выполнил, использованные ресурсы, проблемы и так далее. Менеджер проекта также может давать рекомендации для будущих проектов.

10. Устранение неполадок и техническое обслуживание

Завершение проекта не означает, что вся работа, связанная с проектом, завершена. После сдачи проекта менеджер проекта должен сформулировать план устранения неполадок, поддержания и улучшения проекта после сдачи.