10 полезных навыков, которые помогут повысить уровень вашего делового письма

11 февраля 2021 г.

Профессионалы общаются друг с другом с помощью таких форм письма, как электронная почта, отчеты и предложения. Стиль письма, который вы используете в этих материалах, отличается от личного письма и может повлиять на реакцию, которую вы получите от своих коллег, клиентов или аудитории. Хорошие навыки делового письма помогут вам четко и эффективно доносить информацию.

В этой статье мы рассмотрим различные типы делового письма и способы улучшить свои навыки делового письма.

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это форма письма, используемая для общения с коллегами, менеджерами, заинтересованными сторонами или клиентами. Вы используете деловую переписку, чтобы делиться информацией и идеями, сообщать новости или объяснять новые процессы. Четыре основных типа делового письма включают в себя:

1. Учебный

Эта письменная форма дает читателям информацию, которая им нужна, чтобы следовать новому рабочему процессу. Он может включать шаги для выполнения задачи или решения проблемы. Вы можете использовать инструкции по бизнес-письму в служебных записках, руководствах пользователя и спецификациях продукта или дизайна.

2. Информационная

Этот тип письма предоставляет читателям информацию, на которую они могут ссылаться и использовать для принятия решений в своей организации. Вы можете использовать информационное деловое письмо в отчетах, финансовых отчетах и ​​протоколах встреч.

3. Убедительный

Профессионалы используют убедительное письмо, чтобы заставить читателя принять конкретное решение, например, купить продукт или услугу. Вы можете использовать этот стиль письма в проектных предложениях для клиентов, коммерческие предложения или электронные письмареклама и пресс-релизы.

4. Транзакционный

Сотрудники используют этот тип письма в своих повседневных деловых коммуникациях, чтобы поделиться информацией или получить конкретную реакцию от коллег или клиентов. Вы можете использовать транзакционные деловые письма в профессиональных электронных письмах, письмах, прямых сообщениях и счетах-фактурах.

Вы можете организовать почти все деловые сообщения и документы в один из этих типов.

10 полезных навыков делового письма и общения

Вы можете использовать навыки делового письма, чтобы улучшить любое письменное общение или документ в своей работе. Вот 10 навыков делового письма и общения, которые нужно практиковать:

1. Четко формулируйте свою цель

Прежде чем начать писать, поймите, что вы пишете и зачем. Если вы знаете цель, которую пытаетесь достичь, написав этот документ, вам будет легче достичь ее. Кроме того, убедитесь, что ваше деловое общение имеет единую четкую цель, а не несколько пунктов.

2. Использование краткого языка

Излагайте свои идеи четко и лаконично. Читатель должен быстро просмотреть электронное письмо или документ и найти нужную информацию.

3. Знание своей аудитории

Ваше письмо будет более эффективным, если вы сможете понять и установить связь со своей аудиторией и ее интересами. Выбирайте словарный запас и тон в зависимости от того, с кем вы общаетесь. Например, используйте дружественные и простые формулировки в пресс-релизах или информационных бюллетенях.

4. Вдумчиво организовывайте свои идеи

Начинайте каждое деловое письмо с самой важной информации. Объясните, почему вы пишете, и сформулируйте свое сообщение ясно и прямо. Это поможет гарантировать, что каждый, кто читает ваше сообщение, сразу поймет его цель.

5. Использование активного залога

Активный залог — структура предложения, в которой субъект выполняет действие, — сильнее, лаконичнее и легче для понимания, чем пассивный залог. Вместо того, чтобы говорить: «Ваше предложение будет рассмотрено нашей командой», например, используйте активный залог, чтобы сказать: «Наша команда рассмотрит ваше предложение».

6. Изложение фактов вместо мнений

Завоюйте доверие и авторитет, подкрепляя свое письмо данными и статистикой. Если вы добавляете мнение, убедитесь, что ваш читатель знает, что это ваша точка зрения, чтобы избежать путаницы.

7. Следите за тем, чтобы ваше письмо не содержало ошибок

Чистый текст звучит профессионально и надежно. Прочитайте каждый документ перед отправкой, чтобы найти и исправить грамматические, орфографические и пунктуационные ошибки.

8. Демонстрация уверенности

Пишите уверенным тоном, чтобы продемонстрировать свои знания и авторитет. Уверенность также может повысить вероятность того, что ваш читатель отреагирует так, как вы хотите, от покупки вашего продукта до принятия вашего решения.

9. Использование простого форматирования

Используйте чистые и профессиональные шрифты и размеры, чтобы текст легко читался. Добавьте такие функции, как подзаголовки, пробелы и маркеры, если они облегчают сканирование документа. Точно так же по возможности заменяйте большие фрагменты текста диаграммами или графикой.

10. Сохранение адаптивности для разных типов письма

Деловое общение принимает множество форм, включая письменные отчеты, прямой обмен сообщениями или сообщения в социальных сетях. Научитесь адаптировать свой тон и формат для каждой платформы, сохраняя при этом профессионализм и постоянство голоса.

Как улучшить навыки делового письма

Выполните следующие действия до, во время и после процесса письма, чтобы улучшить свои навыки делового письма.

1. Пишите четко и лаконично.

2. Определите свою аудиторию и тон.

3. Внимательно вычитывайте и редактируйте.

4. Оставайтесь позитивным и доступным.

5. Следуйте стилю вашего бренда.

1. Пишите четко и лаконично

Прочитайте свое письмо, чтобы найти места, где можно заменить длинные или сложные слова короткими, часто употребляемыми. Удалите ненужные прилагательные и наречия. Замена пассивного залога на активный залог также может помочь сделать ваш язык более лаконичным.

Вы также можете улучшить свою ясность, организовав свой контент осмысленным образом. Во-первых, определите и обратитесь к своему читателю или аудитории. Затем четко укажите цель документа. Следуйте за этим логическим рядом информации, которая поддерживает вашу цель и сообщает вашему читателю, что вы хотите.

2. Определите свою аудиторию и тон

Убедитесь, что вы знаете, когда использовать разговорный, а когда профессиональный тон в своем письме. Например, вы можете использовать разговорный тон для общения с клиентами и профессиональный тон для обмена информацией с инвесторами компании. В разговорном деловом письме вы можете использовать повседневные слова и сокращения (например, «мы» вместо «мы») для простоты и плавности. В технической деловой переписке обычно можно использовать более сложные термины.

Чтобы привлечь внимание аудитории, выбирайте беспристрастные слова и пишите с уважением ко всем расам, полу и происхождению. Например, вместо того, чтобы говорить «председатель», используйте «председатель».

3. Тщательно вычитывайте и редактируйте

Возможно, вам придется прочитать и отредактировать ваш документ, ища ошибки и проверяя удобочитаемость несколько раз перед отправкой. Попросите кого-нибудь прочитать его, чтобы найти ошибки, которые вы могли пропустить, особенно если вы пишете важный отчет или пресс-релиз, который увидит большая аудитория. Подумайте также об использовании онлайн-проверки орфографии или грамматики, чтобы выявить распространенные ошибки.

4. Оставайтесь позитивным и доступным

Прочитайте свое письмо, чтобы убедиться, что тон положительный, а текст содержит ободряющие выражения. Позитивные формулировки привлекают читателей и могут повысить вероятность того, что они отреагируют на ваше сообщение выгодным для вас образом. Перепишите отрицательные фразы как более положительные предложения. Например, вы можете изменить «Не пропустите крайний срок» на «Подпишитесь до 1 мая, чтобы получить доступ к этим эксклюзивным функциям». Если вы не пишете официальный деловой документ, такой как отчет, обращайтесь к читателю на «вы», чтобы он чувствовал себя в центре внимания вашего сообщения.

5. Следуйте стилю вашего бренда

У многих компаний есть персональные бренды, которых они включают во все свои сообщения. Изучите стиль своего бренда и сопоставьте его в своем письме для согласованности. В некоторых компаниях есть руководства по стилю, которым сотрудники должны следовать при создании контента, которые вы можете использовать при подготовке документов. Например, если ваша компания демонстрирует более непринужденную культуру, вы можете отразить это с помощью дружелюбного и непринужденного письма.