10 альтернатив диаграмме Ганта для управления проектами

Диаграмма Ганта — это метод визуального управления проектами, используемый менеджерами проектов для иллюстрации планирования проекта и отслеживания задач. Однако диаграмма Ганта не всегда является лучшим вариантом, поскольку на рынке появляется все больше программного обеспечения для отслеживания проектов. Изучение различных инструментов управления проектами может помочь вам выбрать наиболее подходящий для вашего проекта. В этой статье мы определяем, что такое диаграммы Ганта, представляем 10 альтернативных вариантов диаграммы Ганта и обсуждаем общие преимущества построения графиков проектов.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта — это столбчатая диаграмма, которая отображает задачи проекта, ход выполнения и временные рамки. Менеджеры проектов используют диаграммы Ганта для планирования проектов и отслеживания прогресса команды. Две оси диаграммы Ганта помогают систематизировать важную информацию о проекте. Вертикальная ось предназначена для задач проекта, а горизонтальная ось показывает временные рамки для каждой задачи и для проекта в целом.

Вы можете создать диаграмму Ганта вручную или с помощью онлайн-инструментов. Программное обеспечение для создания диаграмм Ганта предлагает множество полезных функций, включая ключевые сроки выполнения проекта, даты начала и окончания задачи, а также сотрудника, ответственного за каждую задачу. Большинство программ для диаграмм Ганта также могут автоматизировать события для обновления хода выполнения задачи. Некоторое программное обеспечение также может взаимодействовать с цифровым календарем команды и предоставлять обновления и напоминания о сроках.

10 альтернатив диаграмме Ганта

Диаграмма Ганта — это расширенный инструмент управления проектами, который очень эффективен для организации информации о проекте и помогает управлять проектными группами, но существует несколько альтернатив использованию диаграмм Ганта. Следующие инструменты управления проектами могут быть проще в использовании и более точно соответствовать потребностям вашего проекта:

1. График управления проектом

Временная шкала управления проектом — это диаграмма, которая упорядочивает задачи проекта в соответствии с крайним сроком проекта. Единственные входные данные, которые для этого требуются, — это даты начала и окончания проекта с подробной информацией о каждом шаге, который проектная группа планирует предпринять для завершения проекта. Временная шкала управления проектом линейна, а ее отображение горизонтально, как и на временной шкале. Она очень похожа на диаграмму Ганта из-за временной шкалы и отображения того, сколько времени может занять каждая задача, но не использует столько подробностей.

2. Контрольный список проекта

Контрольный список проекта — это список, содержащий все задачи, необходимые для проекта. Это простой способ организации и управления этапами проекта. После завершения задачи члены команды могут вычеркнуть ее из списка и перейти к другой задаче.

Это хороший инструмент управления проектами, который можно использовать для небольших проектов с небольшим количеством переменных для мониторинга. Контрольный список проекта может обрабатывать только входные данные, которые являются задачами проекта, то есть контрольный список не предоставляет информацию о сроках выполнения задания или ответственных за задачи.

3. Канбан-доска

Канбан-доска — это инструмент управления проектами, который предоставляет подробную информацию о предстоящих, выполняемых и выполненных заданиях. Вы можете вручную создать канбан-доску, написав каждую задачу, которую требует проект, на листе бумаги и распределив задачи по категориям в зависимости от того, кто работает над задачей и статуса каждой задачи. Существуют также онлайн-инструменты, которые помогают создать доску Канбан.

Этот метод помогает визуализировать работу, которую команда должна выполнить для завершения проекта. С помощью этой техники сотрудники могут выполнять задачи в любой последовательности, поэтому нет необходимости устанавливать временные рамки для каждой задачи.

4. Структура работы

Структура разбивки работ — это диаграмма, которая делит все шаги и задачи проекта на небольшие разделы. Это делает работу более управляемой и помогает команде визуализировать то, что им нужно сделать для завершения проекта. Менеджеры проектов группируют все связанные задачи вместе, что помогает оптимизировать распределение ресурсов. Структура разбивки работ не отображает временную шкалу, поэтому она наиболее полезна для отображения порядка, в котором вы можете выполнять задачи, и того, как каждая задача связана с другой.

5. Кросс-функциональная блок-схема

Кросс-функциональная блок-схема — это диаграмма, которая показывает задачи проекта и поясняет, как все отделы организации могут помочь завершить проект. На каждой оси диаграммы вы можете отметить этапы проекта и отделы, в которых участвует проект. Межфункциональная блок-схема может установить порядок, в котором члены команды выполняют задачи, и показать, какой отдел отвечает за каждую задачу. Это полезный инструмент управления проектами при одновременной работе с несколькими командами.

6. Диаграмма Парето

Диаграмма Парето — это гибрид гистограммы и линейного графика, который определяет потенциальные проблемы, которые могут возникнуть при работе над проектом. Это показывает такие причины, как ограниченные ресурсы на одной оси и частоту возникновения проблемы на другой оси. Эта диаграмма помогает руководителям проектов решать проблемы и следить за ходом выполнения проекта.

7. Таблица причин и следствий

Диаграмма причин и следствий помогает менеджерам выявлять и решать проблемы, которые возникают или могут возникнуть во время проекта, путем отображения проблем и потенциальных причин. Это полезный инструмент для управления проектами, поскольку он помогает менеджерам организованно решать проблемы и следить за ходом проекта. Предвидя потенциальные проблемы до их возникновения, диаграмма причин и следствий помогает уменьшить количество проблем во время работы.

8. Диаграмма выгорания

Диаграмма выгорания — это график, который измеряет прогресс в проекте. На этой диаграмме показан прогресс команды в выполнении отдельных задач по отношению к сроку выполнения проекта. Визуальное представление прогресса может помочь проектным группам сохранять мотивацию и эффективно управлять своим временем.

9. Интеллект-карты

Интеллект-карта — это метод, который включает в себя связывание идей или событий с центральной идеей. Интеллект-карта показывает отношения между идеями, разветвляя их от центральной идеи, а затем соединяя друг с другом линиями. В управлении проектами майндмэппинг является полезным визуальным инструментом для демонстрации этапов проекта и передачи таких деталей, как сроки, задачи и члены команды, работающие над проектом.

10. Таблицы

Электронные таблицы — это диаграммы с горизонтальной и вертикальной осями, которые можно настроить в соответствии со своими потребностями. С помощью электронных таблиц вы можете отображать даты начала и окончания проекта, перечислять задачи и указывать ответственных за выполнение каждой задачи. Регулярно обновляя электронную таблицу, вы также можете отображать прогресс, затеняя поля таблицы в соответствии со статусом задачи. Хотя большая часть информации в электронной таблице требует ручного обслуживания, она может отображать все важные данные, относящиеся к управлению проектом.

Преимущества составления графиков проектов

Использование диаграмм для графиков проектов дает много преимуществ компании и ее проектным группам. В первую очередь профессионалы используют диаграммы для планирования проектов и управления ими, но составление графиков проектов также полезно для облегчения совместной работы команды и управления ресурсами для проекта. Другие преимущества включают в себя:

Уточнение ожиданий проекта

Диаграммы предоставляют большую часть важной информации, необходимой сотрудникам для работы над проектом, например, даты начала, ответственных за задачи и сведения о том, как выполнять задачи. Это разъясняет цели проекта и сообщает каждому члену команды об их обязанностях. Диаграммы также могут помочь членам команды определить, к кому они могут обратиться, если у них возникнут вопросы или опасения по поводу проекта. Предоставление этой ясности может улучшить качество проекта.

Улучшение коммуникации и сотрудничества

Составление графика проекта может улучшить взаимодействие внутри проектной группы. Отображение диаграммы также может стимулировать сотрудничество, поскольку члены команды могут визуализировать процесс и понять, как каждая задача связана с другой. Это помогает членам группы работать с участниками, у которых есть связанная задача. Некоторые типы диаграмм также показывают ход выполнения проекта, что может помочь в общении, поскольку члены команды могут видеть, над какими задачами еще предстоит поработать.

Повышение производительности

Использование диаграмм может повысить производительность, поскольку они поясняют последовательность шагов, которые должны выполнить команды, чтобы завершить проект. Визуальное представление и обновления прогресса могут помочь сотрудникам более регулярно соблюдать сроки. Диаграммы, отображающие задачи, могут отображать предстоящие задачи отдельных лиц, что помогает им подготовиться и перейти к новым задачам после выполнения предыдущих заданий. Это сокращает время простоя и повышает общую производительность.

Оптимизация использования ресурсов

Руководители проектов несут ответственность за оценку и распределение ресурсов в рамках всего проекта. Использование диаграммы может помочь им визуализировать определенные ресурсы, такие как человеческий труд и технологии. Например, если для двух задач требуется одно и то же устройство, а в компании есть только одно из этих устройств, менеджер может запланировать выполнение этих задач на разных этапах проекта или назначить обе задачи одному и тому же сотруднику, чтобы эффективно использовать ресурс.

Предоставление ответственности отдельным членам команды

Поскольку на многих диаграммах показано, кто выполняет каждую задачу, легко назначать ответственных и привлекать членов команды к ответственности за их роль в выполнении проекта. Предоставление сотрудникам права собственности на свою работу может побудить их добиваться качественных результатов. Это также гарантирует, что каждый вносит свой вклад в завершение проекта.

Управление ходом проекта и целями

Диаграммы могут упростить процесс отслеживания целей проекта, поскольку они предлагают визуальное представление временной шкалы и задач проекта, а также показывают, когда задачи выполнены. На некоторых диаграммах можно отслеживать индивидуальный прогресс, поскольку менеджер назначает каждую задачу проекта члену команды. Эта функция помогает сотрудникам отслеживать свой прогресс и позволяет им ставить личные цели.