9 советов руководителям проектов по улучшению использования ресурсов

Расчет оптимальной производительности команды может быть невероятно важен для организации, распределения и управления ресурсами проекта. Для менеджера проекта становится важным управлять ресурсами так, чтобы каждый в рабочей силе получал соответствующий объем работы и работал на идеальном уровне. Каждая компания имеет оптимальный процентный диапазон использования ресурсов, и знание этой информации может улучшить способ управления и направления ресурсов проекта. В этой статье мы обсудим использование ресурсов и дадим советы по улучшению использования ресурсов во время управления проектами.

Использование ресурсов и его значение

Использование ресурсов измеряет, насколько продуктивно работает отдельный человек или группа во время проекта или обычного рабочего процесса в течение установленного периода. Анализ помогает менеджерам лучше понять текущее использование имеющихся у них ресурсов. Эффективность ресурса может существенно повлиять на рентабельность инвестиций (окупаемость инвестиций). Используя анализ данных, менеджеры могут планировать наиболее эффективное использование ресурсов для текущих и будущих проектов, оптимизировать производительность, делегировать задачи сотрудникам, своевременно выполнять поставки и добиваться оптимального качества.

Советы по улучшению использования ресурсов

Большинство компаний хотят улучшить использование своих ресурсов, создавая при этом разумные и достижимые ожидания. Вот несколько советов, которые могут помочь менеджерам и руководителям проектов увеличить использование ресурсов для достижения эффективных результатов:

1. Используйте технологии для повышения производительности

Применение технологий для измерения использования ресурсов может упростить сложный процесс расчета рабочего времени по доступным часам для каждого члена команды. Благодаря таким функциям, как интеллектуальный прогноз, автоматические расчеты, облачное хранилище данных и доступ к информации в режиме реального времени, такие задачи, как расчет использования, управление командой и принятие решений, связанных с проектом, могут выполняться быстрее. Это программное обеспечение помогает менеджерам проектов как можно раньше определить все, что они могут улучшить, и принять меры для оптимизации использования оплачиваемых ресурсов.

2. Поддерживать использование ресурсов на уровне 70-80%.

При использовании ресурсов персонал, работающий на 100 %, может означать, что члены команды получают больше работы, чем могут выполнить. Сохранение использования ресурсов на уровне 70-80% может дать более качественные результаты, гарантируя, что ваши сотрудники будут поддерживать стабильную производительность. Включив уникальный процент, компания может добиться стабильного использования ресурсов и желаемой нормы прибыли со скоростью, идеальной для всех сотрудников. Эта корректировка в расчетах позволяет менеджерам составлять лучшие графики, выгодные для компании и персонала.

3. Проведите углубленное планирование ресурсов

Знание требований проекта до начала управления ресурсами дает руководителям проектов лучшее представление об управлении пулом ресурсов, необходимых наборах навыков и ресурсах, необходимых для проекта. Планирование ресурсов для каждого проекта включает в себя перечисление требований к навыкам, сравнение графика проекта с предполагаемым временем завершения проекта и учет отпусков, отпусков и задержек в графике.

Проведение углубленного планирования проекта путем включения данных из расчета использования ресурсов помогает менеджерам в планировании ресурсов, тем самым помогая компании достичь целей проекта, не оказывая давления на своих сотрудников.

4. Отслеживание часов

Отслеживание часов полезно не только для расчета заработной платы и продвижения по службе, но и для менеджеров, чтобы узнать, сколько времени кто-то тратит на выполнение задачи. Исходя из этого, можно рассчитать загрузку всех ресурсов компании. Кроме того, отслеживание времени позволяет руководителям проектов понять, какая задача требует больше оплачиваемых часов и усилий для выполнения, и соответствующим образом распределить задачи между своим персоналом для оптимальной производительности ресурсов. Часто возникающие проблемы при отслеживании оплачиваемых часов включают количество задач, выполненных в определенный период времени, и задачи, занимающие больше времени, чем расчетное время.

5. Получите обзор ресурсов

Для поддержания оптимального уровня использования ресурсов руководителям проектов становится важно следить за своими доступными ресурсами. Менеджеры могут назначать нескольким людям одновременно несколько проектов, поэтому очень важно проверять их доступность и получать обзор задач, назначенных каждому человеку, чтобы обеспечить эффективное планирование ресурсов для каждого проекта.

Создание инвентаризации всех доступных ресурсов перед началом распределения ресурсов дает руководителям проектов хорошее понимание того, что у них есть, чтобы они могли оценить, нужно ли им повышать квалификацию или добавлять дополнительные ресурсы к текущему инвентарю.

6. Сосредоточьтесь на повышении квалификации и аутсорсинге

Каждый проект имеет свой набор требований. Собственная рабочая сила для различных проектов может повлиять на качество результатов. Руководители проектов должны тщательно проанализировать требования проекта и при необходимости могут принять решение о привлечении сторонних специалистов. Менеджеры проектов также должны анализировать, нуждаются ли текущие ресурсы в повышении квалификации из-за меняющихся требований и технологических достижений. Кроме того, содержание группы экспертов для меняющихся требований различных проектов может быть дорогостоящим. Аутсорсинг обеспечивает качественную работу и лучшее использование внутренних ресурсов.

7. Регулярно проверяйте использование ресурсов

Регулярное измерение и мониторинг использования ресурсов помогает руководителям проектов эффективно использовать имеющиеся у них ресурсы. Менеджеры могут отслеживать использование ресурсов по разным категориям для всестороннего понимания проекта, команды и отдельного человека. Благодаря этому менеджер может сбалансировать требования проекта и производительность команды. Мониторинг использования ресурсов может повысить шансы на долгосрочный успех. Менеджер может перераспределять, перепланировать или перераспределять ресурсы после интерпретации данных, полученных при расчете использования ресурсов.

8. Создайте активную доску задач

Доска задач для любого проекта помогает в планировании, управлении и выполнении проекта. Доски задач помогают упростить планирование и оптимизировать результаты при настройке плана действий. Он также может предоставить менеджерам обзор возможных улучшений. Важно создавать реалистичные доски задач в зависимости от доступных ресурсов и требований проекта.

9. Осуществляйте эффективное управление стендом

Резервное время для ресурсов — это когда члены команды ждут нового проекта или задания. Прогнозируя будущие потребности, менеджеры могут использовать это рабочее время для подготовки к будущим задачам и повышения потенциальной производительности своей команды. При прогнозировании на основе имеющихся данных руководителям проектов может быть полезно регулярно оценивать, может ли используемое ими обучение принести пользу компании, и выбирать что-то еще по мере необходимости.