Запрос на изменение: что это такое и как им управлять?

24 марта 2022 г.

Запрос на изменение может произойти в любом проекте и на любом этапе. Эти запросы могут включать улучшения, уведомления о дефектах или новые функции, которые необходимо добавить. При правильной процедуре модификации могут быть легко интегрированы в производственный процесс. В этой статье мы рассмотрим различные компоненты запроса на изменение и подробно рассмотрим процесс запроса на изменение.

Что такое запрос на изменение?

Запрос на изменение — это документ, представляемый любым заинтересованным лицом с просьбой об изменении аспекта — либо процесса, либо результата — проекта, который был согласован в рамках проекта. Этот документ подробно описывает весь процесс от начала до конца, упрощает мониторинг процесса запроса и имеет следующие особенности:

Название проекта

Этот раздел состоит из названия и других деталей конкретного проекта. Запрос на изменение часто связан с производственным процессом, поэтому он включает уникальный идентификатор, связанный с проектом, чтобы помочь связать последующие производства и уточнить особенности после многочисленных изменений.

Заявитель изменений

Этот раздел может помочь вам определить источник запроса на изменение. Это может быть член команды или клиент, поскольку оба считаются заинтересованными сторонами.

Номер запроса или идентификатор клиента

Номер запроса дает каждому запросу уникальный идентификатор и упрощает ссылку на конкретный запрос. Если есть система, в которой запросы регистрируются, это облегчает доступ к информации о каждом запросе.

Изменить реферат

Этот раздел запроса на изменение представляет собой точное описание проблемы, относящейся к запросу. Вы должны убедиться, что этот раздел четко зафиксирован; это самая важная часть запроса на изменение.

Заинтересованная сторона должна иметь возможность выбрать наиболее важные части запроса, используя описание в резюме изменения. В этом разделе заказчик должен указать, какой конкретный аспект или аспекты проекта — объем, процесс, сроки или результаты — которые необходимо изменить.

Предлагаемые изменения

В этом разделе четко выделены различные действия, необходимые для достижения запрошенного изменения. Он должен быть сосредоточен на функциональных возможностях, модулях или обновлениях, касающихся спецификаций, которые, возможно, потребуется изменить в процессе или продукте. Запрос на изменение может также потребовать модификации бизнес-требований и, в некоторых случаях, документации, относящейся к элементу. Специалисты проекта должны быть вовлечены в эту фазу, так как они понимают, как оценивать и управлять теми изменениями, которые необходимо внести.

Крайний срок

Четко определенный крайний срок помогает команде, работающей с запросом, определить срочность изменения. В случае, если для завершения крупного проекта требуется дорогостоящее оборудование или капитальный ремонт технологического процесса, команда может быть вынуждена отдать предпочтение такому запросу над другими. Запросы, которые имеют большое влияние, могут быть помечены как срочные, а ожидаемый крайний срок – как вопрос, вызывающий серьезную озабоченность.

Статус утверждения

Этот раздел является ключевым, поскольку он помогает определить этап, на котором обрабатывается запрос. Если клиент звонит, чтобы узнать о статусе запроса на изменение, он может быть проинформирован соответствующим образом. Статус утверждения также может указывать, был ли запрос на изменение одобрен или отклонен на основании определенных выводов, таких как затраты, связанные с запросом, или обстоятельства, связанные с изменением.

Статус запроса может читаться как «новый» для только что начатого проекта или «на рассмотрении» для запроса, который рассматривается или отклонен. Он также может быть полностью одобрен или одобрен с условиями.

Закрытие

Должен быть последний раздел, в котором указывается вердикт относительно запроса на изменение. После утверждения информация должна быть передана команде для реализации. Результат запроса на изменение должен быть обновлен в конкретном журнале. Это сигнализирует о закрытии указанного запроса.

Каковы некоторые источники запросов на изменение?

Если пользователь или заинтересованное лицо не удовлетворено конкретной системой или сталкивается с другими трудностями, они обязаны подать запрос на изменение. Однако есть несколько других источников таких запросов, в том числе:

• Отчеты об ошибках: помогите определить проблемы, которые необходимо исправить. Различные ошибки идентифицируются и сообщаются, когда есть системная ошибка, и запланированные результаты не достигаются. Это один из распространенных источников запросов на изменение.

• Менеджмент: если руководство находит недостатки в системе или считает, что ее можно улучшить или превратить в лучший продукт, они могут запросить изменение.

• Структурные изменения: в случае изменения стандартов или структуры конкретного проекта необходимо сделать запрос на изменение. Это происходит, когда есть новые обновления или новые разработки в конкретном проекте.

Почему важно иметь процесс запроса на изменение?

Запросы на изменение помогают компаниям оставаться подотчетными в производственном процессе. Подробная запись может исключить вероятность потери товаров, задержек поставок или производственных ошибок. Запросы на изменение могут помочь в следующем:

Берем на себя ответственность за процесс

Процесс запроса на изменение важен, потому что он помогает руководителю проекта взять на себя ответственность за отправленные запросы. Процесс облегчается формами запроса на изменение, которые помогают отслеживать весь процесс от начала до конца.

Будущие улучшения

Когда процесс запроса на изменение задокументирован, члены команды могут определить критические области, которые могут повторяться в последующих запросах. Руководство может учитывать, как запросы влияют на различные аспекты проекта — последствия для бюджета или потери бизнеса в результате изменения качества продукта могут быть наиболее значительными. В запросе на изменение выделяются все эти проблемы, чтобы команда могла в полной мере увидеть масштаб и влияние процесса изменения для будущих улучшений.

Распространение информации и владение процессом

Процесс запроса информирует всех участников проекта о необходимых изменениях. Это гарантирует, что все, от членов команды проекта до заинтересованных сторон, не только знают об изменении, но и чувствуют себя вовлеченными в процесс в целом. Процесс запроса также может помочь бизнес-руководителям понять последствия внедрения таких изменений, которые могут помочь устранить будущие ошибки.

Как управлять запросом на изменение

Изменения неизбежно происходят в любом проекте, и руководитель проекта должен быть готов к изменениям в проекте. При правильном управлении запросы на изменение улучшают взаимодействие между командой, повышают эффективность и могут быть использованы в качестве урока. Ниже мы рассмотрим пять пунктов о том, как управлять запросами на изменение:

1. Узнайте масштаб изменений

Запросы на изменение разнообразны. Они могут быть связаны с проектом, продуктом или определенной функцией. В начале процесса крайне важно привлечь все заинтересованные стороны, связанные с запросом. Должны быть проведены обсуждения относительно изменения, того, что требуется, и является ли запрос действительным или нет. Запросы на изменение могут быть отклонены. Также важно понять, что влечет за собой изменение, чтобы определить, является ли изменение жизнеспособным и стоит ли финансовых последствий, которые могут сопровождать его.

2. Планирование внедрения изменений

Если изменение жизнеспособно, команда проекта должна спланировать его внедрение. Этот процесс должен быть задокументирован в форме запроса на изменение. На этом этапе важно определить, оказывают ли запросы на изменение непредвиденное влияние на объем, график, процесс реализации и бюджет проекта. Следует выделить все возможные результаты, поскольку любой из них может повлиять на принятие решения.

3. Одобрение или отклонение

В зависимости от рекомендаций, согласованных на втором этапе, запрос может быть одобрен или отклонен. В организации должен быть процесс, определяющий, кто одобряет какой запрос в зависимости от срочности и масштабности проекта.

4. Реализация

После утверждения заинтересованные группы должны быть уведомлены и предоставлен график. Члены команды также должны быть в курсе новых результатов. На этом этапе выполняется запрос на изменение и составляется отчет об изменении.

5. Закрытие

После того, как запрос на изменение реализован, проект необходимо закрыть. Следует провести вскрытие, чтобы определить, имело ли место существенное изменение в проекте и как его можно смягчить в будущем. Особое внимание следует уделить бюджету и потенциальному воздействию на заинтересованные стороны.