Все, что вам нужно знать о распределении работы

Механизмы совместной работы предлагают несколько преимуществ для сотрудников, которые хотят работать неполный рабочий день или хотят иметь кого-то, с кем они могут разделить обязанности своей рабочей нагрузки. Эти гибкие схемы работы являются популярным вариантом для сотрудников, у которых происходят изменения в жизни, которые влияют на их доступность для работы, такие как частичный выход на пенсию или увеличение обязанностей, которые требуют их внимания дома.

Понимание того, как работает соглашение о распределении рабочих мест и преимущества разделения должностей, может помочь вам подготовиться к распределению своих рабочих обязанностей таким образом, чтобы это помогло вам, вашему партнеру по распределению рабочих мест и вашему работодателю добиться успеха. В этой статье мы обсудим все, что вам нужно знать о распределении работы, включая преимущества, которые оно дает, и советы, которые помогут вам успешно внедрить механизм разделения работы на работе.

Что такое разделение работы?

Разделение работы — это кадровая практика, при которой два человека работают на одной и той же должности по графику неполный или сокращенный рабочий день и разделяют обязанности, которые штатный сотрудник обычно выполняет самостоятельно. В то время как рабочие ожидания работодателя в отношении этой роли остаются прежними, разделение работы позволяет как предприятиям, так и их сотрудникам разделить работу и график требований к штатной должности между двумя сотрудниками. Два сотрудника, которые работают на полную ставку, являются партнерами по совместительству.

Как работает обмен вакансиями

То, как работает программа разделения работы, зависит от потребностей бизнеса и предпочтений сотрудников, которые разделяют работу. Решение о том, в какие часы и дни работает каждый партнер и как они распределяют свои обязанности и ответственность, является наиболее важным фактором, который следует учитывать при определении того, как сделать так, чтобы договоренность о распределении работы работала.

Вот разбивка того, как работает разделение работы:

График работы для каждого партнера по распределению работы

Чтобы создать эффективный график для каждого партнера по распределению работы, учитывайте потребности должности и компании. Компания, которая не требует физического присутствия кого-либо или не требует выполнения должностных обязанностей в определенное время, может предложить своим сотрудникам большую гибкость в выборе смен, в которые они хотят работать.

Вот структуры, которые вы можете выбрать при определении того, сколько часов будет работать каждый партнер в соглашении о распределении рабочих мест:

• Оба партнера работают в одну смену: при распределении работы в одну смену оба партнера работают в одни и те же дни и часы в неделю. Эта договоренность лучше всего работает для работодателей, которые могут разделить обязанности по должности между двумя работниками, не нуждаются в покрытии должности в разное время и не требуют больше часов, чем работает каждый партнер. Например, каждый партнер может работать с понедельника по пятницу с 8:00 до 12:00.

• Каждый партнер работает по совместительству: при разделении рабочего дня каждый партнер работает в одни и те же дни, но в разное время. Эта схема лучше всего подходит для работодателей, которым требуется покрытие должности в течение полных восьми часов или более, или для сотрудников, которые предпочитают работать по противоположному графику. Например, один партнер по совместительству может работать с понедельника по пятницу с 8:00 до 12:00, а другой партнер по совместительству работает с понедельника по пятницу с 13:00 до 17:00.

• Каждый партнер работает в течение разделенной недели: при распределении работы в течение разделенной недели каждый партнер работает в одно и то же время, но в разные дни недели. Эта схема лучше всего подходит для сотрудников, которые хотят работать только несколько дней в неделю, но могут работать в эти дни полный рабочий день. Например, один партнер по совместительству может работать в понедельник, среду и пятницу с 8:00 до 17:00, а другой партнер по совместительству работает во вторник и четверг с 8:00 до 17:00.

• Комбинированная структура: некоторые механизмы распределения рабочих мест объединяют различные структуры рабочего времени, чтобы создать смешанный график для каждого партнера по распределению рабочих мест. Например, один партнер по совместительству может работать в понедельник и среду с 8:00 до 17:00, а другой партнер по совместительству работает во вторник и четверг с 8:00 до 17:00, а оба партнера работают в пятницу с 8:00 до 12:00. недельная структура с такой же структурой смены в пятницу.

Подробнее: Сколько часов в неделю неполный рабочий день?

Разделение обязанностей и ответственности

Разделение обязанностей и ответственности штатной должности между двумя сотрудниками требует учета потребностей компании, а также навыков и сильных сторон каждого сотрудника.

Вот два варианта, которые вы можете выбрать при принятии решения о том, как разделить обязанности и ответственность на должности между двумя сотрудниками:

• Модель близнецов: при использовании модели близнецов каждый партнер по распределению работы выполняет одни и те же задачи и несет одинаковые обязанности. Оба партнера работают вместе как одна команда, чтобы гарантировать, что вся работа будет выполнена, и они завершат проекты и задания вовремя. Модель близнецов отлично подходит для максимизации эффективности и производительности в рамках роли, потому что оба партнера должны эффективно работать в команде.

• Модель островов: при использовании модели островов каждый партнер по распределению работы имеет различный набор обязанностей и выполняет разные задачи. Эта модель распределяет работу и обязанности между партнерами по совместительству в зависимости от уровня навыков и сильных сторон каждого партнера для работы в различных областях своей роли. Эта модель позволяет каждому партнеру специализироваться в определенных областях, чтобы максимально повысить качество своей работы. Поскольку у каждого партнера есть свой набор обязанностей и ответственности в соответствии с моделью островов, эта модель позволяет им выполнять свою работу независимо друг от друга.

Когда потребности работодателя и график работы каждого партнера по совместительству позволяют это, многие работодатели позволяют своим сотрудникам решать, как они хотят разделить свои обязанности и ответственность со своим партнером по совместительству.

Преимущества разделения работы

Роли по совместительству могут дать несколько преимуществ как работодателям, использующим программу распределения рабочих мест, так и работникам, участвующим в ней. К преимуществам совместной работы относятся:

Больше гибкости в графике работы

Одно из самых больших преимуществ разделения работы, которое дает сотрудникам, — это возможность создать гибкий график работы. Разделение рабочих обязанностей между двумя людьми позволяет вам обоим выполнить свою работу за меньшее время. Это также облегчает вам планирование свободного от работы времени, потому что вы знаете, что ваш партнер может помочь с выполнением ваших обязанностей, пока вас нет, и вы можете сделать то же самое для него. Это также является преимуществом для работодателя, поскольку он знает, что для этой роли в любое время доступно хотя бы частичное покрытие.

Здоровый баланс между работой и личной жизнью

Возможность создать гибкий график работы с сокращенным рабочим днем ​​и меньшей ответственностью также облегчает сотрудникам достижение здорового баланса между работой и личной жизнью. Независимо от того, нужно ли вам больше времени для посещения встреч, выполнения поручений или проведения времени с семьей, гибкость, которой вы обладаете при распределении работы, может помочь вам реализовать свои приоритеты как на работе, так и дома. Наличие лучшего баланса между работой и личной жизнью также может помочь сотрудникам испытывать большее удовлетворение от работы.

Подробнее: Полное руководство по балансу между работой и личной жизнью

Удержание лучших талантов

Механизмы распределения рабочих мест помогают работодателям удерживать высококвалифицированных сотрудников, которые в противном случае могут покинуть свою должность, если они не смогут сократить свои часы или рабочую нагрузку для достижения желаемого баланса между работой и личной жизнью. Это также помогает работодателям удерживать сотрудников, которые готовятся к выходу на пенсию или у которых слишком много обязанностей по дому, чтобы оставаться приверженными полной рабочей нагрузке и графику.

Например, высококвалифицированный работник, приближающийся к пенсионному возрасту, может пожелать сократить свою рабочую нагрузку или работать только неполный рабочий день. Их работодатель может использовать соглашение о распределении работы, чтобы побудить их оставаться на своей должности на неполный рабочий день. Работодатель также может использовать опыт сотрудника, приближающегося к пенсии, для обучения и развития нового сотрудника в рамках партнерства с разделением работы.

Повышение эффективности и производительности

Разделение обязанностей между двумя людьми может помочь снизить стресс, связанный с работой, и предотвратить выгорание, что облегчает каждому партнеру работу с максимальной отдачей. Разделение работы также приводит к лучшему контролю качества, поскольку каждый партнер может уделять больше внимания каждой из своих обязанностей и может поддерживать друг друга в поиске и исправлении ошибок. Наличие двух сотрудников с взаимодополняющими навыками и сильными сторонами также облегчает поиск решений и выполнение сложных задач за меньшее время.

Советы по внедрению разделения работы

Вот несколько общих советов, которые помогут вам успешно внедрить механизм разделения труда на работе:

• Постройте позитивные рабочие отношения с вашим партнером по совместительству. Независимо от того, разделяете ли вы все обязанности своей роли или каждый из вас отвечает за разные обязанности, вы и ваш партнер по совместительству должны работать вместе, чтобы убедиться, что вы успешно достигаете целей или превосходите их. Создайте позитивные рабочие отношения между вами и вашим партнером по совместительству, разделяя похвалу и отмечая достижения вместе и объединяя сильные стороны, чтобы найти творческие решения для областей вашей работы, которые нуждаются в улучшении.

• Поймите свою роль и обязанности. Четкое понимание того, как вы и ваш партнер по совместительству распределяете обязанности и ответственность, может помочь вам поддерживать друг друга в эффективном и продуктивном выполнении работы и вносить свой вклад в общий успех роли. Подумайте о сильных и слабых сторонах себя и своего партнера по совместительству, когда решаете, кто отвечает за конкретные задачи и как поддерживать друг друга для достижения наилучшего возможного качества работы.

• Совершенствуйте свои коммуникативные навыки. Вы и ваш партнер по совместительству должны постоянно эффективно общаться друг с другом, чтобы максимизировать производительность вашей работы. Общие инструменты связи для распределения работы включают мгновенный мессенджер, отчеты на конец дня, а также общую электронную и голосовую почту. Вам обоим также необходимо сообщать клиентам и коллегам об их ожиданиях, чтобы они знали, кто отвечает за различные задачи, а также когда и как связаться с каждым из вас, если это необходимо.