Возмещение пробега: определение, примеры и советы по отслеживанию
8 марта 2022 г.
Путешествия необходимы для многих профессий. Некоторые компании могут возместить вам расходы на поездку, или вы можете указать мили для определенных поездок в качестве налогового вычета. Если вы планируете командировку, это поможет понять ожидания работодателя и требования к возмещению расходов на километры. В этой статье мы обсудим важные аспекты возмещения расходов на мили, как определить, что вы имеете на это право, и советы по точному отслеживанию расходов на мили.
Основные выводы:
– Компенсация за пробег — это установленная работодателем компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.
– Некоторые компании ежемесячно выплачивают компенсацию за автомобиль, в то время как другие могут потребовать от вас отслеживать пробег для конкретных поездок.
– Служба внутренних доходов (IRS) стандартные расценки за километраж если вы указываете вычет миль на ваш подоходный налог.
Что такое компенсация пробега?
Компенсация пробега — это то, что работодатель платит работнику за использование личного автомобиля в служебных целях. Компании обычно используют формулу «центы за милю». Однако ставки возмещения, покрываемые расходы и условия оплаты зависят от работодателя и его соглашения с работником.
Пример возмещения пробега
Компания ABC платит своему торговому персоналу 58 центов за милю, пройденную до места расположения клиентов и обратно. Как сотрудник, вас отправляют на встречу с XWY Builders, путешествие туда и обратно на 50 миль. Используя формулу компании «цент за милю», вы получите 0,58 цента X 50. Общая сумма возмещения составит 29 долларов.
Политика возмещения расходов компании применяется, когда вы используете свой личный автомобиль для:
Вождение для встречи с клиентами и заказчиками
Поездка в банк для деловых операций
Поездка в магазин для покупки канцелярских товаров или оборудования
Поездка в аэропорт для деловых поездок
Любая другая деловая поездка или поручение
Это не относится к случаям, когда вы используете свой автомобиль для:
Поездка на работу или с работы и домой или выход на обед из офиса
Любые дополнительные действия, не связанные напрямую с бизнесом, например, чашечка кофе по пути к месту назначения.
Объезд, чтобы встретиться с другом или родственником по пути в командировку
Особенности возмещения пробега
Возмещение миль может зависеть от нескольких факторов, в том числе:
право
Сотрудники, которые используют свои личные транспортные средства в рабочих целях, могут иметь право на компенсацию пробега от своего работодателя, однако это не означает, что все сотрудники имеют право на это. От того, соответствуете ли вы требованиям, зависит от деталей вашей работы.
Например, продавец может заявить о пробеге для посещения клиентов. Независимые подрядчики тем, кто работает в компаниях, занимающихся поездками, и в компаниях по доставке обычно не компенсируют пробег. Работодатель должен решить, какой тип поездки будет компенсирован. Важно знать, что ваша компания будет и не будет покрывать в отношении возмещения. Как правило, следующие поездки включены в традиционную политику возмещения расходов на мили:
Визиты с клиентами
Перевозка клиентов к месту назначения
Выезд на место временной работы
Поездки в/из аэропорта, железнодорожного вокзала или автовокзала для деловых поездок
Поездка на конференцию или деловую встречу
Имейте в виду, что возмещение, выплачиваемое компанией, может повлиять на ваши налоги. Рекомендуется проконсультироваться с опытным налоговым специалистом, чтобы определить, как это может повлиять на ваш доход.
Стандартные тарифы
Хотя компания может устанавливать свои собственные ставки возмещения, она может следовать стандартной ставке за пробег, установленной Налоговой службой (IRS). Это сумма, которую IRS допускает для вычета миль из налоговых деклараций.
IRS установила ставку на 2022 год в размере 58,5 цента за милю, пройденную для коммерческого использования, что на 2,5 цента больше, чем ставка на 2021 год.
Хотя многие предприятия используют Ставка IRS в качестве основы это не является юридическим требованием. Ваш работодатель может предложить возмещение, которое меньше или больше федерального стандарта.
Требования работодателя
Работодатели не обязаны возмещать расходы за милю, если только невыполнение этого требования не приведет к тому, что работник упадет ниже минимального уровня заработной платы штата. Хотя компании не обязаны предлагать компенсацию за пробег, ее можно использовать для согласования компенсационного пакета. Возможность регулировать ставки возмещения может быть отличным способом привлечь высококвалифицированных сотрудников.
Превышение федеральной стандартной ставки можно перевести как дополнительный доход. Это может помочь привлечь высококвалифицированных кандидатов на открытые вакансии. Поскольку работодатели не всегда могут увеличить заработную плату, они могут улучшить компенсационный пакет дополнительными преимуществами, такими как:
Надбавка за пробег
Топливная карта
Ежемесячное техническое обслуживание автомобиля
Возмещение пробега
Как отследить компенсацию пробега
Некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники сдавали квитанции за бензин и техническое обслуживание автомобиля, чтобы получить компенсацию. Использование стандартной ставки вычета устраняет неудобный процесс сбора квитанций. Ваш работодатель может попросить вас загрузить приложение для отслеживания или вести журнал пробега.
Вы можете легко отслеживать свой пробег с помощью программы отслеживания расходов. В рамках этих программ вы можете установить ставку возмещения, а затем рассчитать, сколько вам причитается, исходя из введенного пробега. Большинство работодателей включают компенсацию в следующую зарплату. Вы можете отслеживать компенсацию пробега, выполнив следующие действия:
Запишите дату поездки.
Зафиксируйте время поездки.
Запишите показания одометра в начале поездки.
Укажите место и цель поездки.
Включите несколько слов, которые описывают цель поездки.
Запишите показания одометра после поездки.
Советы по обращению к работодателю за возмещением пробега
Вы можете попросить своего работодателя о возмещении миль, когда обсуждение вашего компенсационного пакета на новую работу. Вы также можете запросить компенсацию за пробег, если ваше положение изменилось и требует от вас более частых поездок на личном автомобиле. Примите во внимание следующие советы при подготовке к обсуждению возмещения расходов на мили:
Заранее рассчитайте текущий/предполагаемый пробег. Работодатели не всегда понимают, сколько миль их сотрудники проедут на своих автомобилях. Проведение вашего исследования может помочь вам начать разговор и иметь конкретные темы для разговора.
Посчитайте, во сколько это обойдется вам. После того, как у вас будет определенное количество миль, которые вы собираетесь проехать, сравните это со средней стоимостью топлива.
Завершите свой расчет. Учтите стоимость обслуживания и ремонта и добавьте ее к общей сумме. Сообщите эти номера своему работодателю для поддержки вашего запроса.
Обсудите доступные ставки возмещения. В конечном счете, ваш работодатель должен установить размер компенсации за пробег. Тем не менее, вы можете вступить в разговор заранее, просмотрев стандартные федеральные тарифы.
Обсудите процесс ведения записей. Это поможет вам и вашему работодателю отслеживать пробег, если вы запланируете процесс ведения учета перед поездкой.
Сделайте вычет. Помните, что если вам не компенсируют служебный пробег, вы можете вычесть стоимость вождения, связанного с работой, из ваших налогов. Для получения более подробной информации обратитесь к налоговому инспектору.