Вопросы и ответы: почему управление файлами так важно? Дополнительные преимущества

12 июля 2021 г.

Есть много методов, которые компания может использовать для улучшения своей организации и эффективности. Одним из таких методов является управление файлами, которое позволяет компании хранить свои файлы упорядоченным образом и обеспечивает организацию и производительность. Если вы считаете, что вы или ваша компания выиграете от дополнительной организации, вы можете рассмотреть возможность внедрения системы управления файлами для хранения и организации ваших документов. В этой статье мы обсудим, что такое управление файлами, почему оно важно, его преимущества и ключевые компоненты эффективного управления файлами.

Что такое управление файлами?

Управление файлами — это процесс именования, хранения и организации файлов в системе или программе, который упрощает поиск документов. Большинство компаний используют цифровую форму управления файлами, но управление физическими файлами по-прежнему выгодно для некоторых компаний. Организация файлов в цифровом виде полезна, поскольку многие системы предлагают возможность организовать файлы для вас, упрощая и ускоряя хранение и поиск документов. Управление цифровыми файлами также полезно, поскольку вы и ваши сотрудники можете получать доступ к файлам практически на любом устройстве, независимо от времени и места, что особенно ценно для удаленных сотрудников.

Компании обычно организуют свои файлы в иерархической системе, то есть они используют дополнительные папки или подпапки для дальнейшей организации. В вашей основной папке у вас может быть несколько подпапок, содержащих документы разных категорий. Например, у вас может быть основная папка для налогов и подпапки для налогов в определенном году и других конкретных налоговых форм.

Почему управление файлами важно?

Существует множество причин, по которым компании важно использовать эффективную систему управления файлами, в том числе:

Улучшенная организация

Независимо от размера компании, у большинства организаций есть много информации для хранения, включая информацию о сотрудниках, продуктах, запасах и финансовую информацию. Управление файлами может помочь хранить, извлекать и обмениваться информацией внутри организации. Например, компания может хранить много файлов в одной папке, что уменьшает количество беспорядка в цифровой системе хранения.

Централизованное расположение документов

Хранение всех документов вашей компании в одном централизованном месте может упростить процесс поиска документов. Вместо того, чтобы просматривать сотни файлов, сотрудник может найти имя папки и легко найти нужный документ. Это упрощает организацию документов по сравнению с хранением документов в нескольких местах, таких как потоки электронной почты, персональные компьютеры или флэш-накопители.

Повышенная эффективность

Тайм-менеджмент и эффективность являются важными составляющими производительности компании. Управление файлами повышает эффективность за счет сокращения времени, необходимого сотрудникам для поиска документов. Это также сокращает время, затрачиваемое на воссоздание файлов, если сотрудник не может найти исходный документ. Несмотря на то, что в некоторых случаях повторный ввод документа может занять всего несколько минут, это потраченное впустую время может стать проблемой, если повторять его несколько раз в течение рабочего дня. Управление файлами гарантирует, что сотрудники могут оставаться продуктивными и избегать повторяющихся задач.

Улучшенная связь

Многие программы управления файлами включают в себя полезные средства связи, такие как окна чата, системы тегов и возможность комментировать документы. Это важно, потому что сотрудники могут задавать друг другу вопросы об определенных документах или комментировать ошибки в документе. С помощью этих инструментов сотрудники обычно могут совместно редактировать документы и, следовательно, понимать, почему член команды внес определенное изменение или предложение.

Уменьшено количество ошибок при подаче документов

Управление файлами может уменьшить количество ошибок при регистрации, с которыми сталкивается ваша команда. Если компания хранит свои документы физически, необходима организованная система хранения документов, чтобы избежать потери документов. Перемещение документов также может происходить в цифровом виде, особенно если сотрудник неправильно называет или упорядочивает файлы. Система управления файлами уменьшает количество ошибок, предлагая ясность и рекомендации при поиске файлов.

Контролируемый доступ

Доступ к информации важен, потому что он гарантирует, что сотрудники могут получить доступ к необходимым документам для выполнения своих задач. Доступ к информации также помогает компаниям контролировать, какие люди имеют возможность просматривать конфиденциальные данные. Многие системы управления цифровыми файлами имеют блокировки или элементы управления, которые предоставляют доступ только тем сотрудникам, которым для работы нужны определенные документы. Если им требуется доступ к определенному документу, доступ к которому им заблокирован, они могут попросить своих менеджеров предоставить им надлежащий доступ.

Преимущества управления файлами

Вот некоторые преимущества, которые эффективная система управления файлами может предложить компаниям:

Стандартизированные процессы

Стандартизированные процессы выгодны для компании, поскольку они могут уменьшить количество ошибок и повысить производительность. Управление файлами может помочь стандартизировать процессы компании, гарантируя, что все знают, как хранить и извлекать документы одинаковым образом.

Уменьшенные электронные письма

Многие компании используют электронную почту для общения, что может привести к большому количеству сообщений, загромождающих почтовые ящики сотрудников. Наличие эффективной системы управления файлами может сократить количество отправляемых электронных писем, поскольку сотрудники имеют доступ к одним и тем же документам и понимают, как получить нужные документы.

Повышение ответственности

Компании также могут повысить ответственность за счет эффективного управления файлами. Например, если сотрудник допускает ошибку в проекте, его руководитель может помочь определить, что пошло не так, просматривая вместе соответствующие документы. Это может помочь сотрудникам учиться на ошибках и улучшать свою работу в будущем.

Улучшенная безопасность

Неуместные файлы могут привести к проблемам с безопасностью для компаний, особенно если сотрудник случайно сохранил важный документ на общедоступном форуме. Управление файлами может помочь повысить безопасность за счет создания папок, в которых сотрудники могут легко хранить документы. Если сотрудник точно знает, куда поместить файлы, это может снизить вероятность того, что он поместит их не в ту папку.

Компоненты эффективного управления файлами

Управление файлами может помочь компании улучшить свою организацию, но для этого важно, чтобы сотрудники знали компоненты эффективной системы управления файлами. Некоторые компоненты эффективного управления файлами могут включать:

Последовательность

Когда вы создаете или упорядочиваете свою программу управления файлами, важно соответствовать местам, в которых вы размещаете свои документы. Это влечет за собой создание системы для вашей методологии управления файлами и соблюдение ее. Например, если вы создадите папку для финансов вашей компании и назовете ее «финансы», а позже создадите аналогичную папку и назовете ее «бюджет», это может вызвать путаницу у сотрудников, особенно если вы поместите определенные файлы в первую папку. папка и другие во второй.

Количество папок

Важным компонентом управления файлами является понимание правильного количества папок, которое требуется вам и вашей компании. Если у вас слишком мало папок, вашим сотрудникам, возможно, придется сортировать множество документов в нескольких папках, которые у вас есть. Если у вас слишком много папок, ваши сотрудники могут искать нужный файл в нескольких папках. Поэтому для вашей системы управления файлами важно иметь достаточное количество папок, чтобы вместить ваши документы, и четко обозначенные вложенные папки, которые естественным образом направляют сотрудника, пытающегося найти файл.

Точные имена файлов и папок

Эффективное управление файлами часто требует точных имен файлов и папок. Например, если ваша компания планирует выпустить первый пресс-релиз в этом году, может быть полезно пометить его как «Пресс-релиз № 1 2021» под названием папки «Пресс-релизы». Если вы хорошо разбираетесь в методах маркировки, ваши сотрудники могут быть более эффективными и продуктивными при выполнении своих задач.