Вопросы и ответы: что такое RFP?

24 ноября 2021 г.

Понимание того, как форматировать запрос предложения или RFP, поможет вам упростить процесс оценки конкурентных предложений от нескольких поставщиков. В этой статье мы определяем RFP и предлагаем ключевые шаги для его написания с шаблоном и примером для руководства.

Что такое запрос предложений?

Запрос предложений — это документ, который организация отправляет потенциальным поставщикам с запросом официальной заявки на продукт, услугу или решение. RFP также выполняет следующие задачи:

• Устанавливает параметры и руководящие принципы для проекта

• Определяет структуру ответа поставщика

• Указывает информацию, требуемую от поставщика

Когда поставщик получает RFP, подразумевается, что его участие в проекте потребует подробного и тщательно проработанного представления. Процесс отбора тщательно структурирован для беспристрастности. RFP обеспечивает прозрачность процесса отбора и демонстрирует общественности, что организация, оценивающая RFP, делает беспристрастный выбор.

Зачем использовать RFP для вашего бизнеса?

Если у вас есть сложный проект, требующий услуг от стороннего поставщика, вы можете отправить запрос предложений, что означает, что вы открываете этот проект для предложений от нескольких компаний. В ответ вы получите несколько потенциальных решений, которые сможете оценить по доступности, функциональности и креативности.

Наличие множества вариантов может гарантировать, что вы сделаете наиболее эффективное с точки зрения затрат и времени решение для ваших конкретных бизнес-потребностей. Получение предложений от нескольких компаний также может помочь вам ознакомиться с услугами поставщиков на случай, если позднее вам понадобится заключить контракт с кем-то еще.

Связанный: Полное руководство по исследованию компании

Как создать запрос предложений

Каждый RFP уникален, но некоторые стандартные включения будут применяться к большинству проектов. Выполните следующие действия, чтобы создать всесторонний запрос предложения:

1. Опишите свою компанию

Начните с раздела резюме и справочной информации, в котором указывается, чем занимается ваша компания, и кратко обсуждается история вашей компании. Если применимо, включите информацию о:

• Основание вашей организации

• Расположение вашего головного офиса и филиалов

• Объем ваших продуктов и услуг

• Отличительные факторы, которые делают ваш бизнес конкурентоспособным

• Ваша целевая аудитория

Эта информация позволяет потенциальным поставщикам узнать о вашем бизнесе, чтобы они могли адаптировать свои предложения к вашей нише.

2. Объясните проект

Подробно опишите проект, для которого вы запрашиваете предложения. Установите четкие цели и конкретные сроки, чтобы помочь поставщикам определить, как они будут распределять время и ресурсы для работы. Наметьте три цели, которых вы надеетесь достичь с помощью этого проекта, а затем предоставьте поставщику возможность разработать творческие решения для их достижения.

3. Укажите, с кем вы хотите работать

Объясните, чего вы ожидаете от поставщиков, которые ответят на ваш запрос предложений. Укажите инструменты, опыт и знания, которыми должен обладать вендор. Подробно опишите операционные системы, компьютерные языки и другие нишевые области, в которых поставщик должен свободно владеть.

4. Детализируйте свои потребности

Цель вашего запроса предложений – собрать стандартизированные ставки в единообразном формате для удобства сравнения. Выделите информацию, которую вы должны получить в каждой заявке, чтобы ваши поставщики следовали стандартному процессу при подготовке своих заявок. Хотя вы хотите позволить творчеству, вы можете сделать это в определенном формате, который сохранит организованность предложения.

Включите маркированный список требуемой информации, например, краткое изложение деятельности поставщика, абзац, объясняющий, насколько этот поставщик уникально подходит для вашей ниши, и подборку аналогичных прошлых проектов.

5. Объясните критерии оценки

Перечислите ключевые факторы, которые вы будете учитывать при оценке поставщиков для вашего проекта, такие как стоимость услуг, опыт поставщиков и креативность предлагаемого решения.

6. Установите крайний срок и требования к подаче

Четко укажите крайний срок подачи предложений по проекту. Включите необходимые сведения о процессе подачи, чтобы упростить сбор, организацию и оценку представлений. Объясните, как и когда ваша компания будет рассматривать представленные материалы, и убедитесь, что поставщики имеют четкое представление о сроках.

7. Отредактируйте свой запрос предложений

Внимательно отредактируйте RFP, чтобы убедиться, что информация ясна и не содержит повторов. Завершение предложения — это трудоемкий процесс, а хорошо структурированный и безошибочный запрос предложений поможет поставщикам по-прежнему преданно завершать свои предложения. Сделайте свой RFP как можно более кратким, включив в него всю необходимую информацию.

Связанный: Полное руководство к профессионализму

Шаблон запроса предложения

[Project name]

[Company name]
[Company address]

[Name of contact person]
[Phone number for contact person]
[Email address for contact person]

1. Резюме и предыстория

[Company name] это [Description of business] нуждаться в [Summary of the project]. [Company name] была основана в [Year]. Наш бизнес обеспечивает [Description of products and services] к [Description of customer base]. Мы находимся в [Location] с офисами в [Locations].

Целью этого запроса предложений является определение поставщика услуг, который может предложить наилучшую ценность для [Company name] предоставляя инновационное решение для нашего [Project] потребности.

2. Описание проекта

Целью этого проекта является [Description of the project].

Представления должны соответствовать следующим целям:

• [Goal 1]
• [Goal 2]
• [Goal 3]

3. Объем услуг

Участники торгов, подающие предложения по данному проекту, должны соответствовать следующим критериям:

• [Criteria 1]
• [Criteria 2]
• [Criteria 3]

4. Рекомендации по предложениям

Предложения должны содержать следующую информацию.

• [Detail 1]
• [Detail 2]
• [Detail 3]

5. Критерии оценки

[Company name] будет оценивать предложения на основе следующих критериев, перечисленных в порядке важности.

• [Criteria 1]
• [Criteria 2]
• [Criteria 3]

Сроки проведения запроса предложений следующие:

• [Task]: [Date]
• [Task]: [Date]
• [Task]: [Date]

6. Рекомендации по отправке

Претенденты должны представить предложения в [format] к [address] к [deadline].

Связанный: Понимание процессов и этапов управления проектами

Пример запроса предложений

Проект: Адаптивный дизайн сайта

Бейкер Строительство
397 Бетонный Путь
Блумингтон, IN 47406

Аманда Бейкер
555-384-3856
abaker@email.com

1. Резюме и предыстория

Baker Construction — это компания по индивидуальному строительству и ремонту, которая нуждается в адаптивном дизайне веб-сайта. Компания Baker Construction, основанная в 2000 году, предоставляет индивидуальные услуги по строительству домов жителям южной Индианы. Наша штаб-квартира находится в Блумингтоне, и мы обслуживаем все близлежащие районы, включая округа Монро, Морган, Джонсон, Браун, Бартоломью и Шелби.

Целью этого запроса предложений является определение поставщика услуг, который может предложить Baker Construction наибольшую ценность, предоставляя при этом инновационное решение для наших потребностей в дизайне веб-сайта.

2. Описание проекта

Целью этого проекта является создание адаптивного веб-сайта, который позволит потенциальным клиентам создать полный виртуальный план и трехмерное изображение для желаемого проекта. Мы заинтересованы в предоставлении нашим клиентам мощного инструмента, который позволяет им экспериментировать с различными материалами, отделкой, приспособлениями и другими вариантами, прежде чем обращаться к нам для оценки на месте.

Представления должны соответствовать следующим целям:

• Предоставлять интерактивные онлайн-инструменты
• Создание приблизительных оценок
• Предлагайте функциональные возможности на настольных компьютерах, смартфонах и планшетах.

3. Объем услуг

Участники торгов, подающие предложения по данному проекту, должны соответствовать следующим критериям:

• Минимум пять лет опыта работы с веб-дизайном
• Возможность обеспечить постоянную поддержку для обслуживания и обновлений
• Возможность предоставить три образца аналогичных прошлых проектов со ссылками

4. Рекомендации по предложениям

Предложения должны содержать следующую информацию:

• Каркас для базового дизайна сайта
• Список функций и функций, которые будут доступны конечному пользователю.
• График разработки сайта со сроком завершения не позднее 30 октября.

5. Критерии оценки

Baker Construction будет оценивать предложения на основе следующих критериев, перечисленных в порядке важности:

• Расходы
• Креативность
• Лента новостей

Сроки проведения запроса предложений следующие:

• Рассылка RFP: 14 апреля.
• Крайний срок для вопросов: 20 апреля.
• Ответы на вопросы: 1 мая
• Подача запроса предложений: 15 мая.
• Уведомление о включенных в окончательный список поставщиках: 1 июня.
• Презентации поставщиков: 15 июня.
• Выбор поставщика: 1 июля.

6. Рекомендации по отправке

Участники торгов должны отправить предложения в формате PDF на адрес abaker@email.com до 15 мая. В теме сообщения укажите «Предложение веб-сайта: Baker Construction», а в тексте сообщения укажите название своей компании и контактную информацию.