Вопросы и ответы: что такое RFP?
24 ноября 2021 г.
Понимание того, как форматировать запрос предложения или RFP, поможет вам упростить процесс оценки конкурентных предложений от нескольких поставщиков. В этой статье мы определяем RFP и предлагаем ключевые шаги для его написания с шаблоном и примером для руководства.
Что такое запрос предложений?
Запрос предложений — это документ, который организация отправляет потенциальным поставщикам с запросом официальной заявки на продукт, услугу или решение. RFP также выполняет следующие задачи:
Устанавливает параметры и руководящие принципы для проекта
Определяет структуру ответа поставщика
Указывает информацию, требуемую от поставщика
Когда поставщик получает RFP, подразумевается, что его участие в проекте потребует подробного и тщательно проработанного представления. Процесс отбора тщательно структурирован для беспристрастности. RFP обеспечивает прозрачность процесса отбора и демонстрирует общественности, что организация, оценивающая RFP, делает беспристрастный выбор.
Зачем использовать RFP для вашего бизнеса?
Если у вас есть сложный проект, требующий услуг от стороннего поставщика, вы можете отправить запрос предложений, что означает, что вы открываете этот проект для предложений от нескольких компаний. В ответ вы получите несколько потенциальных решений, которые сможете оценить по доступности, функциональности и креативности.
Наличие множества вариантов может гарантировать, что вы сделаете наиболее эффективное с точки зрения затрат и времени решение для ваших конкретных бизнес-потребностей. Получение предложений от нескольких компаний также может помочь вам ознакомиться с услугами поставщиков на случай, если позднее вам понадобится заключить контракт с кем-то еще.
Связанный: Полное руководство по исследованию компании
Как создать запрос предложений
Каждый RFP уникален, но некоторые стандартные включения будут применяться к большинству проектов. Выполните следующие действия, чтобы создать всесторонний запрос предложения:
1. Опишите свою компанию
Начните с раздела резюме и справочной информации, в котором указывается, чем занимается ваша компания, и кратко обсуждается история вашей компании. Если применимо, включите информацию о:
Основание вашей организации
Расположение вашего головного офиса и филиалов
Объем ваших продуктов и услуг
Отличительные факторы, которые делают ваш бизнес конкурентоспособным
Ваша целевая аудитория
Эта информация позволяет потенциальным поставщикам узнать о вашем бизнесе, чтобы они могли адаптировать свои предложения к вашей нише.
2. Объясните проект
Подробно опишите проект, для которого вы запрашиваете предложения. Установите четкие цели и конкретные сроки, чтобы помочь поставщикам определить, как они будут распределять время и ресурсы для работы. Наметьте три цели, которых вы надеетесь достичь с помощью этого проекта, а затем предоставьте поставщику возможность разработать творческие решения для их достижения.
3. Укажите, с кем вы хотите работать
Объясните, чего вы ожидаете от поставщиков, которые ответят на ваш запрос предложений. Укажите инструменты, опыт и знания, которыми должен обладать вендор. Подробно опишите операционные системы, компьютерные языки и другие нишевые области, в которых поставщик должен свободно владеть.
4. Детализируйте свои потребности
Цель вашего запроса предложений – собрать стандартизированные ставки в единообразном формате для удобства сравнения. Выделите информацию, которую вы должны получить в каждой заявке, чтобы ваши поставщики следовали стандартному процессу при подготовке своих заявок. Хотя вы хотите позволить творчеству, вы можете сделать это в определенном формате, который сохранит организованность предложения.
Включите маркированный список требуемой информации, например, краткое изложение деятельности поставщика, абзац, объясняющий, насколько этот поставщик уникально подходит для вашей ниши, и подборку аналогичных прошлых проектов.
5. Объясните критерии оценки
Перечислите ключевые факторы, которые вы будете учитывать при оценке поставщиков для вашего проекта, такие как стоимость услуг, опыт поставщиков и креативность предлагаемого решения.
6. Установите крайний срок и требования к подаче
Четко укажите крайний срок подачи предложений по проекту. Включите необходимые сведения о процессе подачи, чтобы упростить сбор, организацию и оценку представлений. Объясните, как и когда ваша компания будет рассматривать представленные материалы, и убедитесь, что поставщики имеют четкое представление о сроках.
7. Отредактируйте свой запрос предложений
Внимательно отредактируйте RFP, чтобы убедиться, что информация ясна и не содержит повторов. Завершение предложения — это трудоемкий процесс, а хорошо структурированный и безошибочный запрос предложений поможет поставщикам по-прежнему преданно завершать свои предложения. Сделайте свой RFP как можно более кратким, включив в него всю необходимую информацию.
Связанный: Полное руководство к профессионализму
Шаблон запроса предложения
[Project name]
[Company name]
[Company address]
[Name of contact person]
[Phone number for contact person]
[Email address for contact person]
1. Резюме и предыстория
[Company name] это [Description of business] нуждаться в [Summary of the project]. [Company name] была основана в [Year]. Наш бизнес обеспечивает [Description of products and services] к [Description of customer base]. Мы находимся в [Location] с офисами в [Locations].
Целью этого запроса предложений является определение поставщика услуг, который может предложить наилучшую ценность для [Company name] предоставляя инновационное решение для нашего [Project] потребности.
2. Описание проекта
Целью этого проекта является [Description of the project].
Представления должны соответствовать следующим целям:
• [Goal 1]
• [Goal 2]
• [Goal 3]
3. Объем услуг
Участники торгов, подающие предложения по данному проекту, должны соответствовать следующим критериям:
• [Criteria 1]
• [Criteria 2]
• [Criteria 3]
4. Рекомендации по предложениям
Предложения должны содержать следующую информацию.
• [Detail 1]
• [Detail 2]
• [Detail 3]
5. Критерии оценки
[Company name] будет оценивать предложения на основе следующих критериев, перечисленных в порядке важности.
• [Criteria 1]
• [Criteria 2]
• [Criteria 3]
Сроки проведения запроса предложений следующие:
• [Task]: [Date]
• [Task]: [Date]
• [Task]: [Date]
6. Рекомендации по отправке
Претенденты должны представить предложения в [format] к [address] к [deadline].
Связанный: Понимание процессов и этапов управления проектами
Пример запроса предложений
Проект: Адаптивный дизайн сайта
Бейкер Строительство
397 Бетонный Путь
Блумингтон, IN 47406
Аманда Бейкер
555-384-3856
abaker@email.com
1. Резюме и предыстория
Baker Construction — это компания по индивидуальному строительству и ремонту, которая нуждается в адаптивном дизайне веб-сайта. Компания Baker Construction, основанная в 2000 году, предоставляет индивидуальные услуги по строительству домов жителям южной Индианы. Наша штаб-квартира находится в Блумингтоне, и мы обслуживаем все близлежащие районы, включая округа Монро, Морган, Джонсон, Браун, Бартоломью и Шелби.
Целью этого запроса предложений является определение поставщика услуг, который может предложить Baker Construction наибольшую ценность, предоставляя при этом инновационное решение для наших потребностей в дизайне веб-сайта.
2. Описание проекта
Целью этого проекта является создание адаптивного веб-сайта, который позволит потенциальным клиентам создать полный виртуальный план и трехмерное изображение для желаемого проекта. Мы заинтересованы в предоставлении нашим клиентам мощного инструмента, который позволяет им экспериментировать с различными материалами, отделкой, приспособлениями и другими вариантами, прежде чем обращаться к нам для оценки на месте.
Представления должны соответствовать следующим целям:
• Предоставлять интерактивные онлайн-инструменты
• Создание приблизительных оценок
• Предлагайте функциональные возможности на настольных компьютерах, смартфонах и планшетах.
3. Объем услуг
Участники торгов, подающие предложения по данному проекту, должны соответствовать следующим критериям:
• Минимум пять лет опыта работы с веб-дизайном
• Возможность обеспечить постоянную поддержку для обслуживания и обновлений
• Возможность предоставить три образца аналогичных прошлых проектов со ссылками
4. Рекомендации по предложениям
Предложения должны содержать следующую информацию:
• Каркас для базового дизайна сайта
• Список функций и функций, которые будут доступны конечному пользователю.
• График разработки сайта со сроком завершения не позднее 30 октября.
5. Критерии оценки
Baker Construction будет оценивать предложения на основе следующих критериев, перечисленных в порядке важности:
• Расходы
• Креативность
• Лента новостей
Сроки проведения запроса предложений следующие:
• Рассылка RFP: 14 апреля.
• Крайний срок для вопросов: 20 апреля.
• Ответы на вопросы: 1 мая
• Подача запроса предложений: 15 мая.
• Уведомление о включенных в окончательный список поставщиках: 1 июня.
• Презентации поставщиков: 15 июня.
• Выбор поставщика: 1 июля.
6. Рекомендации по отправке
Участники торгов должны отправить предложения в формате PDF на адрес abaker@email.com до 15 мая. В теме сообщения укажите «Предложение веб-сайта: Baker Construction», а в тексте сообщения укажите название своей компании и контактную информацию.