Вопросы и ответы: что такое бухгалтерская книга кредиторской задолженности и как она работает?
Предприятия и организации отслеживают книгу кредиторской задолженности в главной книге и отслеживают все обязательства и долги компаний перед кредиторами и поставщиками. Бухгалтеры и бухгалтеры обычно отслеживают эти финансовые счета, чтобы документировать входящие и исходящие денежные потоки своих организаций. Если вы хотите узнать больше о том, как предприятия используют бухгалтерскую книгу кредиторской задолженности, следует помнить о нескольких моментах.
В этой статье мы отвечаем на несколько распространенных вопросов о регистрах кредиторской задолженности, какова цель этих записей и как использовать регистр кредиторской задолженности с примером, чтобы обеспечить дополнительное понимание этой важной финансовой информации.
Что такое книга учета кредиторской задолженности?
Бухгалтерская книга кредиторской задолженности или вспомогательная бухгалтерская книга кредиторской задолженности — это учетная запись финансовой отчетности, которую предприятия используют для документирования и отслеживания кредитных операций с кредиторами, поставщиками, инвесторами и кредиторами. Кредиторская задолженность представляет собой запись всех операций бизнеса, которые он покупает в кредит, и включает в себя обязательства и долги, которые компании несут в результате деловых операций.
Каково назначение книги учета кредиторской задолженности?
Целью книги кредиторской задолженности и ее вспомогательных счетов является отображение долга компании перед каждым из ее кредиторов, поставщиков или продавцов в электронной таблице для более точного отслеживания. Бухгалтерская книга кредиторской задолженности отображается в главной бухгалтерской книге компании, которая является основным финансовым отчетом обо всех продажах и покупках, которые совершает организация. Главная книга включает в себя книгу кредиторской задолженности и книгу дебиторской задолженности и документирует эти два счета в конце каждого отчетного периода в балансе.
Поскольку многие организации полагаются на нескольких поставщиков и продавцов для закупки материалов и товаров для бизнеса, компания может иметь более одного регистра кредиторской задолженности с несколькими меньшими регистрами для отслеживания счетов отдельных поставщиков. Предприятия записывают несколько ключевых элементов информации во вспомогательную книгу кредиторской задолженности:
Сумма задолженности перед каждым продавцом
Даты выставления счетов и оплаты
Номер счета и имя поставщика
Описание приобретаемых товаров (количество и цена)
В чем разница между главной бухгалтерской книгой и кредиторской задолженностью?
Бухгалтерская книга кредиторской задолженности является элементом главной бухгалтерской книги компании, которая отслеживает все финансовые операции как в регистрах кредиторской, так и дебиторской задолженности. Самая большая разница между общей бухгалтерской книгой и бухгалтерской книгой кредиторской задолженности заключается в том, что кредиторская задолженность отслеживает только долги и обязательства, в то время как общая бухгалтерская книга отслеживает все входящие и исходящие денежные потоки. Между этими двумя финансовыми счетами есть более важные различия, в том числе:
Книга кредиторской задолженности может иметь несколько вспомогательных книг, в которых хранятся записи по каждому обязательству или долгу, которым управляет компания.
Главная бухгалтерская книга не включает информацию о каждом долге или кредитной покупке, в то время как бухгалтерская книга кредиторской задолженности предоставляет подробный обзор долгов бизнеса, кредитных операций и исходящих денежных потоков.
В чем разница между бухгалтерскими книгами кредиторской и дебиторской задолженности?
Ключевое различие между кредиторской и дебиторской задолженностью компании заключается в том, что одна книга предназначена для записи кредитов, обязательств и расходов компаний, а другая книга отслеживает входящие платежи клиентов и транзакции продаж. Дебиторская задолженность противоположна кредиторской задолженности, где бухгалтеры перечисляют суммы, которые клиенты должны компании за приобретенные товары или услуги. Эта книга по существу отслеживает входящие денежные потоки и доходы, в то время как кредиторская задолженность отслеживает исходящие денежные средства, которые долги компаний должны оставаться в работе.
Еще одно большое отличие заключается в том, как финансовые записи публикуются в каждой учетной записи. В книгу дебиторской задолженности компании включают такие активы, как товарно-материальные запасы, доходы и инвестиции. Кредиторская задолженность, наоборот, — это место, где компании регистрируют обязательства, такие как подписки поставщиков, операционные расходы и долги.
Как вы используете книгу учета кредиторской задолженности?
Поскольку книга кредиторской задолженности отслеживает исходящие платежи и долговые счета, проводки, которые вы публикуете, являются кредитными покупками, которые делает ваша организация. Кроме того, многие клерки по работе с кредиторами используют финансовое программное обеспечение для создания электронных таблиц и отслеживания каждой вспомогательной бухгалтерской книги. Следующие шаги описывают, как использовать книгу кредиторской задолженности:
Укажите дату сделки. Например, если ваша организация производит платеж одному из своих поставщиков 17 марта, а также приобретает дополнительные расходные материалы отдельной транзакцией в тот же день, эта дата указывается для обеих транзакций.
Укажите номер счета и сумму платежа. Даже несколько транзакций от одного и того же поставщика или поставщика указывают каждую отдельную сумму платежа.
Введите имя продавца или кредитора. Назовите имя поставщика, компании-поставщика или кредитора, которому вы платите, чтобы вся кредиторская задолженность была упорядоченной и точной. Несколько транзакций с одним и тем же поставщиком или поставщиком могут отображаться в одной учетной записи поставщика.
Дайте краткую информацию о сделке. Включите место в книге для подробностей о транзакции. Например, укажите, является ли транзакция покупкой за наличные или в кредит, количество и тип товаров, которые получает ваша компания, например закупка сырья.
Назначьте сроки будущих платежей. Перечислите краткосрочные обязательства, которые ваша компания должна на более позднюю дату, в книге кредиторской задолженности.
Пример
В следующем примере предположим, что производственная компания, которая производит и продает автозапчасти, отслеживает ежеквартальную бухгалтерскую книгу кредиторской задолженности. В бухгалтерской программе компании бухгалтер вводит следующую информацию:
Даты каждой сделки в течение квартала
Сумма по каждому платежу и задолженности, возникшей в течение периода
Имена поставщиков и счета за период
Описание товара, включая количество и тип покупки
Сроки оплаты и завершенные даты
Бухгалтер отслеживает все кредиты в книге кредиторской задолженности:
Дата сделкиСуммаПоставщикОписаниеКоличествоДата завершения01/14$23,500 Metalworks Supply Co.Поставка стального листа1,00001/1601/21$8,000Поставка оборудования для боронЗамена гидравлических шлангов601/2101/31$11,000Crane Auto InnovationsОбслуживание машинЧасы работы: 401/3102/04$2,000Tri-County Suppliers .Конвейерные ленты302/0402/04500$Tri-County Suppliers, Inc.Запчасти для машин102/0402/1723500$Metalworks Supply Co.
Поставка стального листа1,00002/2102/28$11,000Crane Auto InnovationsОбслуживание машин
03/0203/05 6000 долларов Tri-County Suppliers, Inc. Металлические литейные формы403/0503/15 23 500 долларов США Metalworks Supply Co.
Поставка стального листа1,00003/31В дополнение к отслеживанию кредитов книга кредиторской задолженности также отслеживает дебеты, такие как скидки поставщика и возвраты запасов.