Вопросы для собеседования с офис-менеджером, которые помогут вам подготовиться

9 декабря 2021 г.

Офис-менеджеры несут ответственность за надзор за работой офиса и широкий спектр административных и канцелярских задач. При собеседовании на должность офис-менеджера полезно понимать распространенные вопросы на собеседовании и типы ответов, которые работодатели хотели бы услышать. Потенциальные работодатели хотят знать о различных аспектах вашей личности и ваших способностей в процессе найма, и они собирают эту информацию в ходе собеседований. В этой статье мы обсудим различные типы вопросов для собеседования с офис-менеджером и предоставим список из 12 распространенных вопросов с примерами ответов.

Вопросы для собеседования с офис-менеджером

Эти вопросы предназначены для того, чтобы выяснить, подходите ли вы для рабочей среды и культуры, а не насколько вы способны. Общие вопросы могут показаться менее важными, чем вопросы, основанные на навыках и опыте, но они могут иметь жизненно важное значение для процесса найма, особенно в небольших офисах, где сотрудники работают более тесно друг с другом. Вот 10 вопросов для собеседования с генеральным офис-менеджером:

• Что отличает вас от других кандидатов?

• Как вы справлялись с конфликтами на работе?

• Каковы ваши профессиональные мотивы?

• Кем вы видите себя через пять лет?

• Чем вам нравится заниматься помимо работы?

• Почему вы покидаете свою нынешнюю должность?

• Какое ваше самое большое достижение?

• Какие вещи раздражают вас на рабочем месте?

• Как бы вы описали свой стиль управления?

• Как бы вы описали хорошего менеджера?

Офис-менеджер интервью вопросы об опыте и фон

Опыт и справочные вопросы выявляют более подробную информацию о вашей истории работы. Эти вопросы дают вам возможность подчеркнуть свои навыки и соответствующий опыт, относящиеся к должности офис-менеджера. Вот 10 распространенных вопросов об опыте и прошлом, которые могут задать работодатели офис-менеджеров:

• Вы раньше были офис-менеджером?

• Сколько лет вы проработали в административной сфере?

• Какой была ваша первая должность в этой сфере?

• В каких отраслях были ваши предыдущие работодатели?

• Каково наибольшее количество сотрудников, которыми вы руководили?

• Какое оборудование и программное обеспечение вы использовали на предыдущей должности?

• Есть ли у вас опыт работы с клиентами?

• Какой у вас опыт планирования работы офиса?

• Можете ли вы описать случай, когда вы мотивировали других сотрудников?

• Какой у вас опыт управления фондами работодателей?

Подробные вопросы для собеседования с офис-менеджером

Углубленные вопросы служат для того, чтобы дать интервьюерам более подробное представление о вашем опыте и способностях. Эти вопросы включают обсуждение конкретных ситуаций и процессов, чтобы увидеть, как вы действуете на рабочем месте и насколько вы способны выполнять свои обязанности. Вот 10 подробных вопросов, которые можно задать во время собеседования с офис-менеджером:

• Что самое сложное в управлении офисом?

• Какими бухгалтерскими программами вы пользовались?

• Можете ли вы описать случай, когда у вас возникла проблема с сотрудником?

• С какими поставщиками и клиентами вы работали?

• Есть ли у вас знания, характерные для нашей отрасли?

• Какими компьютерными программами вы владеете?

• Каков был ваш самый большой вклад в ваше предыдущее место работы?

• С какими ИТ-проблемами вы столкнулись и как вы их решили?

• За покупку каких продуктов вы отвечали?

• Знакомы ли вы с услугами онлайн-видеоконференций?

Вопросы для собеседования с офис-менеджером с примерами ответов

Рассмотрим эти примеры вопросов и ответов, которые помогут вам подготовиться к собеседованию с офис-менеджером:

1. Каковы были ваши основные обязанности на предыдущей должности?

Этот вопрос предназначен для того, чтобы выяснить, подготовила ли вас ваша предыдущая работа к этой работе. Если вы приходите с другой должности офис-менеджера, они хотят знать, совпадают ли ваши предыдущие обязанности с ожиданиями от этой должности. Если вы приходите с должности более низкого уровня, вы хотите показать, как вы вышли за рамки своих должностных обязанностей, чтобы лучше координировать работу на рабочем месте.

Пример: «Я отвечал за надзор за региональным офисом международной судоходной компании. Я закупал офисные товары, руководил небольшим штатом административных сотрудников и назначал встречи для наших региональных руководителей. Я докладывал региональному вице-президенту о потребностях рабочего места и консультировал по финансированию отдела».

2. Управляли ли вы ранее сотрудниками?

Офис-менеджеры часто несут ответственность за других административных сотрудников. Отвечая на этот вопрос, полностью объясните, в какой степени вы курировали своих непосредственных подчиненных. Если вы ранее не руководили другими сотрудниками, используйте свой ответ, чтобы показать, как вы использовали навыки общения, взяли на себя дополнительную ответственность и продемонстрировали управленческий потенциал.

Пример: «На моей предыдущей должности я руководил командой из семи административных сотрудников, включая секретарей и клерков. Я отвечал за их найм, обучение, планирование и руководство».

3. Почему вы хотите быть офис-менеджером?

Интервьюеры хотят понять ваши мотивы при приеме на работу. Хорошие ответы на этот вопрос включают в себя объяснение того, почему вы стремитесь к большей ответственности или почему вы считаете, что ваши навыки делают вас отличным кандидатом. Это позволяет вам продемонстрировать положительные черты личности и вновь подчеркнуть свой набор навыков.

Пример: «Я хочу стать офис-менеджером в этой компании, потому что пять лет проработал помощником по административным вопросам и хочу перейти на следующий уровень. За это время я приобрел навыки и техническую подготовку, необходимые для выполнения управленческой роли, и я хочу использовать эти способности».

4. Почему вы хотите работать здесь на этой должности?

Этот вопрос проверяет ваши знания о компании, в которую вы претендуете на работу, а также ваше понимание должностной инструкции офис-менеджера. Чтобы правильно ответить на этот вопрос, перед собеседованием проведите исследование о компании и команде.

Пример: «Меня интересует эта должность в вашей компании из-за характера вашей отрасли. Ваше издание является уважаемым журналом о кулинарии, а я страстно люблю готовить. Эта страсть наряду с моим обширным административным опытом побудили меня подать заявку на эту должность».

5. Каковы ваши самые сильные рабочие навыки?

Менеджеры по найму задают этот вопрос, чтобы узнать о ваших увлечениях на рабочем месте и степени ваших различных навыков. Отвечая на этот вопрос, продемонстрируйте навыки, относящиеся к управлению офисом, чтобы подчеркнуть, почему вы лучший кандидат на эту должность.

Пример: «Самыми сильными своими способностями я бы назвал свои коммуникативные способности и обширные математические познания. На протяжении всего обучения я преуспевал в математике, и меня хвалили на предыдущих должностях за способность эффективно и чутко общаться с коллегами».

6. Каковы ваши самые слабые рабочие навыки?

Отвечая на вопрос о своих самых слабых навыках, полезно сосредоточиться на слабости, которая не окажет негативного влияния на основные обязанности должности, на которую вы претендуете. Вы можете показать, как вы в настоящее время тренируетесь, чтобы стать более способным в этих областях. Хорошая стратегия — быть честным и показать, что вы работаете над преодолением этих недостатков.

Пример: «Самыми слабыми навыками я бы назвал свои знания в области информационных технологий и свои исследовательские навыки. В настоящее время я прохожу несколько онлайн-курсов по сертификации ИТ, чтобы преодолеть это ограничение. В свободное время я также начал личный исследовательский проект, чтобы расширить свои знания об онлайн-ресурсах для исследований».

7. Что отличает вас от других соискателей?

Это распространенный вопрос, который используют интервьюеры, чтобы получить информацию, которой может не быть в вашем резюме или сопроводительном письме. Вы можете поделиться очень важным опытом, который у вас есть, или подумать об аспектах ваших навыков, опыта или личности, которые, по вашему мнению, делают вас по-настоящему уникальными. Отвечая на этот вопрос, расскажите интервьюерам не только об этой уникальной черте, но и о том, как она применима к работе офис-менеджера.

Пример: «Я думаю, что меня действительно отличает от других кандидатов мое обширное знание химического машиностроения. Прежде чем стать офис-менеджером, я изучал химическое машиностроение в колледже. Я думаю, что эти знания помогут мне преуспеть в качестве офис-менеджера вашего бизнеса по поставкам химических добавок».

8. Почему вы ушли с прежней должности?

Интервьюеры часто хотят знать, почему вы ушли или планируете уйти с предыдущей работы. Иногда люди увольняются с работы из-за рабочих или личных проблем и других негативных моментов. Даже если это так, всегда отвечайте положительно. Подумайте, ищете ли вы более стабильную карьеру, возможности роста или возможность освоить новый набор навыков.

Пример: «Я увольняюсь со своей нынешней должности, потому что у меня нет возможности для дальнейшего карьерного роста в компании. Я надеюсь, что, придя в вашу компанию, я смогу улучшить свои навыки, которые я развил за последние 10 лет, и со временем дорасту до руководящей должности».

9. Есть ли у вас опыт работы с поставщиками и клиентами?

Офисное управление часто требует закупки канцелярских принадлежностей и оборудования у поставщиков, а также установления контактов с подрядчиками и клиентами. Ответ на этот вопрос может включать в себя демонстрацию вашей способности работать и общаться с такими людьми. Вы также можете выделить свои способности планирования и логистики.

Пример: «На моей предыдущей должности я отвечал за заказ канцелярских товаров через двух основных поставщиков: компанию по поставке бумажной продукции и поставщика галантереи. Я также отвечал за планирование встреч с клиентами для команды из пяти юристов. Из-за постоянно меняющихся программных пакетов, которые мы использовали, я регулярно планировал ИТ-поддержку в рабочее и нерабочее время».

10. Вам когда-нибудь приходилось преодолевать ошибки в расписании?

Интервьюеры задают этот вопрос, чтобы оценить ваши способности решать проблемы и составлять расписание. Ответ на этот вопрос предполагает честность при описании того, как произошла ошибка. Что еще более важно, вы можете подробно описать, как вы исправили ошибку и какие новые политики внедрили для предотвращения дальнейших проблем. Положительный ответ на этот тип вопроса в качестве учебного опыта, который улучшит рабочее место, может произвести впечатление на интервьюеров.

Пример: «Я отвечал за надзор за командой из пяти административных специалистов и планирование встреч для трех руководителей компании. Как правило, все звонки о встречах проходили через мой стол, но один из административных специалистов получил звонок от клиента и по ошибке запланировал встречу, в то время как у руководителя уже был клиент. Я лично извинился перед вторым клиентом, перенес встречу и разработал календарь для всей компании, чтобы предотвратить дальнейшие проблемы».

11. Каковы ваши будущие цели?

= Отвечая на этот вопрос, объясните свои личные и профессиональные планы и то, как они связаны с ролью. Хорошо ответить на этот вопрос таким образом, чтобы продемонстрировать стремление и приверженность делу. Вы можете обсудить, как получение работы у этого работодателя может помочь вам в достижении ваших личных целей или продвижении по карьерной лестнице.

Пример: «Если меня возьмут на эту должность, я надеюсь получить дополнительный опыт в этой области, чтобы в конечном итоге перейти на руководящую должность. В мои долгосрочные цели входит стать экспертом в данной области, а также наставлять людей на начальных должностях».

12. Какой у вас опыт ведения бухгалтерского учета?

Бухгалтерские и канцелярские способности кандидатов важны для тех, кто нанимает на эту должность. Отвечая на этот вопрос, опишите обширный опыт, связанный с такими аспектами бухгалтерского учета, как закупки, отслеживание заказов и платежей, а также владение необходимыми компьютерными программами.

Пример: «Благодаря моей последней должности у меня есть большой опыт заказа и хранения канцелярских товаров у различных поставщиков. Я отвечал за управление и отслеживание средств, переданных моему отделу, и контроль за логистикой для обеспечения своевременной доставки. Я лично расплачивался с нашими поставщиками как чеками, так и картой компании. Благодаря моей оптимизированной системе отслеживания наш рабочий процесс бухгалтерского учета позволил нашей команде вносить все необходимые записи на 12% быстрее, чем при использовании предыдущего рабочего процесса».